Hablar de una salida en vivo o “go live” en logística es hablar del momento en el que se pone en marcha la implementación de un proyecto de tecnología y el inicio de las operaciones del mismo.

Implementar proyectos tecnológicos para eficientar la logística de las empresas genera grandes expectativas. Sin embargo, la adecuada planeación y definición de objetivos marcará su correcto rumbo a lo largo del tiempo. Go live o salida en vivo, es una fase fundamental dentro de la logística y en el equipo de trabajo de las empresas.

Antes de iniciar con esta importante fase, es esencial que se tengan las condiciones óptimas y necesarias previamente validadas por todo el equipo del proyecto. Quien además debe analizar el impacto y alcance de operar con un proyecto nuevo.

En todos los proyectos que se ejecuten, el objetivo debe ser realizar una salida en vivo exitosa. Ésto mediante una exhaustiva fase de pruebas previas al arranque. Además de una extensa capacitación enfocada a usuarios finales y administradores de los sistemas a implementar.

Es primordial mantenerse atento a cualquier contratiempo que ponga en riesgo la implementación de un proyecto tecnológico-logístico. Además, se debe tener bien claro que pueden ocurrir errores operativos y técnicos en una salida en vivo.

Por lo cual se debe contar con gente capaz de solucionar el problema en el momento. Pero sobre todo, mantener una clara comunicación con los líderes de proyecto, gerentes y directores. De esta manera, se podrá transmitir una energía positiva durante esta fase.

Los desafíos de una salida en vivo (Go Live)

Los principales retos que se enfrenta en una salida en vivo son:

  1. Resistencia al cambio. Es muy fácil que los usuarios o el personal relacionado con el nuevo proyecto se sientan amenazados por la nueva tecnología, procesos o funciones que deberán desarrollar de ahora en adelante. Para evitarlo, es fundamental implementar una estrategia de administración del cambio. Donde los involucrados en el proyecto, dirección y recursos humanos, establezcan una sinergia para comunicarla al resto de la organización para una fácil aceptación y adopción del sistema implementado.
  2. Falta de involucramiento. La falta de una correcta difusión de la implementación hace que el involucramiento del personal no sea el adecuado, generando trabas y obstáculos en el desarrollo del go live. Un plan de comunicación detallado con todo el equipo de trabajo hará más sencilla la comunicación entre todos los niveles involucrados.
  3. Capacitación. Invertir tiempo en la capacitación de todos y cada uno de los integrantes del equipo es primordial para tener una sana adaptación e integración que facilite la eficacia y efectividad del proyecto.
  4. Escenarios ocultos. Son escenarios muy comunes y que el equipo no tenía contemplado que llegarían a suceder durante esta importante fase del proyecto. Es esencial que los líderes de proyecto encargados de la implementación sean personas altamente capacitadas para solucionar la problemática del momento. Además, es indispensable que se realicen pruebas minuciosas que simulen la mayor cantidad de escenarios y prevengan errores durante el go live.
  5. Iniciar contra reloj. Es indispensable arrancar cualquier proyecto logístico en tiempo y forma. Ya que de esto dependerá el cumplimiento puntual de las siguientes fases. Las metodologías de implementación de cada proyecto deben tener actividades sumamente definidas y tiempos de entrega inamovibles. Lo que reducirá el riesgo de tener escenarios indeseados.

Una vez finalizado el go live, es vital dar seguimiento a los niveles de ejecución de los procesos soportados en el proyecto. Nivel que deberá convertirse en indicador de los involucradas en el proyecto, incluyendo a los  de las demás áreas.

Tener en cuenta éstos desafíos en la implementación de cualquier proyecto logístico tiene grandes beneficios. Ayudará a prevenir obstáculos en toda la cadena de suministro y evitará perjudicar al consumidor final.

Si las empresas logran evitarlos, conllevará a una mejora dentro de la cadena que traiga consigo un rápido retorno de inversión.

Artículo realizado por Eric González, Senior Project Leader; Paloma Acevedo, Senior Software Engineer y Juan Carlos Carpio, Team Leader de netLogistiK.

Publicado en la revista Énfasis Logística: https://en.calameo.com/read/001393942084ca4b1af8e

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