netLogistiK: implementando tecnología de forma remota para la Cadena de Suministro. 

El 2020 ha sido un año que estará enmarcado en la historia como uno de los años más difíciles para la población mundial, debido a la pandemia del COVID-19, pero también se ha convertido en un año de grandes avances en sectores puntuales como el de la tecnología, ayudando acelerar la digitalización dentro de las empresas. 

Para netLogistiK uno de sus más grandes retos fue darles certeza y tranquilidad a sus clientes más antiguos, asegurándoles la continuidad operativa a través de un mejor uso de sus soluciones tecnológicas acompañados en todo momento de equipos especializados (conformados por consultores y desarrolladores), y para sus clientes más nuevos en la transición de implementación de tecnología, ayudarlos a adoptar nuevas prácticas, estrategias y metodologías que apoyarán a superar los entornos operativos durante la pandemia. 

Eric González y Edgar Morales, Project Managers para las soluciones tecnológicas de Blue Yonder nos cuentan un poco más de las experiencias vividas al realizar Go-lives a distancia, cuáles fueron los retos y aprendizajes qué ha dejado este año. 

“Todo comenzó en marzo cuando se declaró la pandemia mundial, se cancelaron los viajes y las aglomeraciones de personas, esto ocasionó que la gente que estaba en sitio en los proyectos tuviera que regresar de manera inmediata y comenzar a trabajar de manera remota, aplazando los tiempos de entrega en proyectos nacionales e internacionales que teníamos.” Señaló Eric González, Project Manager. 

“Uno de nuestros clientes en Pensilvania, Estados Unidos, tuvo que adaptarse por temas de restricción de vuelos entre México, EUA y Canadá, ya que parte de su equipo estaba en Canadá tampoco podía volar. Se armó un equipo robusto del lado del cliente y de nuestros consultores quienes estuvieron en jornadas de 12 horas cubriendo noche y día. Otro cliente, operador logístico líder a nivel mundial, también decidió que trabajáramos de forma remota.” Añadió Edgar Morales, Project Manager. 

Una de las grandes incógnitas que se presentaron al inicio de esta pandemia era saber si las implementaciones remotas serían funcionales, lo que llevó a los equipos de trabajo a tener un grado de nerviosismo e incertidumbre por todos aquellos riesgos y variables que podrían presentarse, pero esto más que desmotivar impulsó las ganas de los colaboradores dentro de los proyectos a subir el compromiso, entusiasmo, la responsabilidad para obtener un proyecto 100% exitoso.  

En una situación sin precedentes, la posibilidad de vivir una implementación en sitio es poco ideal dadas las circunstancias, por lo que nuestros expertos migraron a las implementaciones remotas y destacan que tener una comunicación total con los clientes, a través, por ejemplo, de la puesta en marcha de una matriz de escalación clara que permitiera conocer a quién contactar en cada momento para poder gestionar las diferentes situaciones que pudieran darse, fue fundamental para el éxito de los proyectos. 

“Tuvimos que hacer mucha labor de convencimiento, se generaron propuestas para las acciones que debíamos tener en cuenta para el Go-live remoto. Hacíamos hincapié que no estarían solos, estaríamos con ellos y respaldados por nosotros. Los clientes decidieron salir al Go-live debido a que tenían otros proyectos en puerta y el sector logístico debía de continuar. Arrancamos el Go-live y el soporte post producción se había estimado para 9 semanas y afortunadamente, por la estabilidad que dimos se hizo en 3 semanas, dando mucha tranquilidad al cliente, ayudándoles a generar ahorros significativos.” Comentó Eric González, Project Manager. 

Diferencias de los Go-lives en sito vs remoto

Sesiones de trabajo: A diferencia de las reuniones de seguimiento presenciales que se pueden llegar a orquestar cada dos días o por correos en los Go-lives en sitio, en las salidas remotas es fundamental contar con sesiones diarias para conocer a detalle lo que sucede durante cada proceso, estableciendo una comunicación abierta y transparente lo que generó mejores resultados. 

Jornadas laborales: Durante la pandemia, los horarios han cambiado totalmente, pasando de jornadas de 6 am a 7 pm de lunes a sábado a guardias escalonadas con personal dedicado las 24 horas, con la intención de solucionar o estabilizar la operación si ese fuera el caso. 

Bases de conocimiento: Generación y estructuración de planes de capacitación óptimos para su distribución entre colaboradores y super usuarios, sencillos para que los entrenadores puedan acelerar el aprendizaje del personal específico. 

Niveles de estrés: Una nueva forma de vivir y sentir el estrés, en donde no se cuenta con la misma “visibilidad” para conocer qué está pasando dentro de la operación y estar a la expectativa de los reportes provenientes del cliente. 

Las complejidades de los proyectos a distancia 

Uno de los retos que se deben asumir al implementar proyectos a distancia es romper el paradigma de la vieja escuela, transformar la forma de trabajar “Si no te vemos trabajar, no trabajas” y diseñar un plan de trabajo que contemple una comunicación constante a través de un Cut Over Plan (Plan de actividades de qué se debe hacer y quién es el responsable), esto permite reducir el número de problemas y asegurar el éxito del proyecto. 

“El proyecto más complejo fue con un retailer importante del país porque no tuvimos un Cut Over Plan tan detallado (paso a paso de las actividades que se debían hacer y sus responsables), asumimos muchas cosas que ya se habían hecho y no habían pasado, pero este era el primero Go-live remoto del cliente. De una semana de soporte pasamos a 4, el estrés y desgaste del equipo ya era muy notable. Aun que hemos tenido muchos Go-lives en este asumimos mucho y ese fue nuestro error. El tema de E-commerce creció considerablemente y los problemas que el cliente tenía nos daba mucho estrés. Un mes después tuvimos otro Go-live y trabajamos con la experiencia que ya habíamos tenido, hicimos un Cut Over Plan y fue muy exitoso.” Señaló Eric González, Project Manager. 

“Otro de los proyectos más complejos fue con una farmacéutica porque al ser ya un cliente saben cómo se llevan a cabo los Go-lives en sitio, estuvieron dispuestos a hacer casi todo el proyecto remoto, pero al Go-live si tuvimos que asistir, aunque fueran 4 días.”  Añadió Edgar Morales, Project Manager. 

El futuro de las implementaciones tecnológicas 

En Latinoamérica, esta nueva forma de trabajo será un proceso de adaptación y aceptación para la gran mayoría de las empresas, pero es una tendencia que a mediano plazo será una realidad para todos. Algo que es sumamente importante son las ventajas para el cliente a nivel económico, ya que una operación representa gastos en viáticos y las inversiones se elevan. Una implementación remota, elimina este concepto y genera ahorros significativos para nuestros clientes. 

“Sin duda revolucionamos las implementaciones, vimos que si se puede y tenemos la confianza de decirles al cliente que tenemos casos de éxito de estos Go-lives. Algunas de las ventajas de llevar un Go-live a distancia, a nivel económico, es el ahorro en viáticos y reducir los tiempos de traslado que se llegan a tener. Por nuestro lado la metodología y el equipo de trabajo se fortalecieron, hemos demostrado que todas las herramientas las podemos implementar de manera virtual.”  Puntualizó Eric González. 

“En Latinoamérica va a ser complicado, pero se van a tener que adaptar, los planes de soporte de Go-live son mínimos de 2 semanas en sitio y el que se haga remoto representa económicamente para el cliente un ahorro significativo. No estamos diciendo que lo podemos hacer…  …Ya lo hicimos” Finalizó Edgar Morales. 

El mensaje de dirección siempre fue claro “Debemos garantizar la continuidad de la operación de nuestros clientes” mencionó Francisco Giral, CEO. Salir en vivo a distancia era algo inimaginable, tanto para nuestros clientes como para nuestro equipo de colaboradores, sin embargo, uno de los cambios más transformadores que ha vivido netLogistiK en esta época es que estos proyectos se han logrado implementar en un formato remoto, rompiendo el viejo paradigma de que un Go-live exitoso sólo puede darse de forma física. Agradecemos y felicitamos a nuestros clientes por dar este gran paso con nosotros. 

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