¿Qué es Load Tendering en logística y por qué es importante?

La logística es el proceso de gestionar cómo se adquieren, almacenan y transportan bienes, servicios e información hasta su destino final. Esto requiere que los embarcadores encuentren la capacidad disponible y un proveedor de transporte para que su carga llegue a su destino final, por eso el Load Tendering es una pieza clave dentro de la ecuación logística.  

¿Qué es el Load Tendering? 

Load Tendering permite a los transportistas ofrecer su disponibilidad de equipo a múltiples embarcadores que buscan asegurar las mejores tarifas. Los embarcadores pueden ser fabricantes, minoristas, un 3PL, o cualquier persona que desee transportar mercancías.  

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Este proceso comienza cuando un embarcador presenta una solicitud u oferta a uno o más transportistas. Las ofertas de carga deben incluir información esencial, como:  una descripción detallada de los artículos que se envían, fechas y horas de entrega, direcciones, peso total de carga, certificaciones, entre otros requerimientos necesarios para participar. Dependiendo de las características, los transportistas u operadores, en función de su disponibilidad, deciden si rechazan o aceptan la solicitud de Load Tendering. Los que están interesados responden con una oferta. Luego, el embarcador elige la mejor, según el costo y tiempos. Cuando se acepta una oferta, el transportista debe cumplir con el compromiso del precio y condiciones durante la duración del contrato. Todo este proceso se lleva a cabo de manera más eficiente a través de una plataforma tecnológica. 

El Load Tendering es importante en la logística porque ayuda a los embarcadores a controlar costos y asegurar el cumplimento de llegada de las mercancías con sus clientes. Y al transportista le ayuda a asegurarse de que sus unidades estén todo el tiempo facturando. Además, se evitan confusiones, problemas de reclamaciones o pérdidas de dinero.  

Estos son algunos principios clave que deben tomar en cuenta los embarcadores al querer realizar buenas prácticas de Load Tendering:  

• Proporcionar a los transportistas ventanas de tiempo flexibles

En medida que los transportistas cuenten con información anticipada de las rutas y fechas de viaje, les permite administrar de mejor manera sus equipos; lo que se traduce en ofertas más competitivas en el costo de transporte para los embarcadores. 
 

• Ser flexible en los días de envío tomando en consideración medidas de seguridad 

Elegir tus entregas en fin de semana puede afectar la aceptación y el costo. Las ofertas de fin de semana son las más caras, y depende de las rutas y el grado de siniestralidad de las mismas algunos transportistas agregan tarifas adicionales para realizarlas.  

Si eliges horarios y rutas con bajo nivel de riesgo, los transportistas pueden reducir costos y aumentar la posibilidad de aceptar tu oferta. 

• Proporcionar detalles precisos de envíos  

Omitir detalles esenciales de los envíos pueden ser un buen motivo de rechazo de un Load Tendering. Los embarcadores deben describir el tipo de mercancía: peso, altura, largo, ancho, si son materiales peligrosos o si requieren de algún control de temperatura, ya que todos estos factores deben ser considerados por los transportistas; así ellos sabrán si pueden adaptarse a tus necesidades y darte una cotización más precisa y competitiva.  

• Utilizar un sistema de gestión de transporte (TMS)  

Hoy en día es necesario contar con tecnología como un TMS para facilitar al transportista una entrega de carga en tiempo y forma.  

El software de gestión de transporte ha permitido que el Load Tendering sea más preciso. Con un  TMS logras que la gestión de la cadena de suministro sea menos compleja, ahorras tiempo, dinero y tomas mejores decisiones. 

La aparición del E-Tender 

Con el tiempo los usuarios se han vuelto más exigentes y la inmediatez se ha vuelto un factor clave en la toma de decisiones, por ello surge la necesidad de licitar viajes más rápido, así es como nace una nueva tendencia: el E-Tender.  

El E-Tender es un sistema online que facilita los procesos de selección de servicios de transporte que los clientes necesitan de transportistas u operadores. El cliente o embarcador por medio de una plataforma online o aplicación, basándose en condiciones preestablecidas de acuerdo con sus necesidades, selecciona la mejor oferta que el sistema le brinda sin perder el control.  

En este aspecto es importante distinguir las diferencias entre una bolsa de transporte de un tendering.  

Bolsa de Transporte  

Busca viajes de oportunidad, donde no conoces al proveedor, estás buscando una tarifa y necesitas con urgencia que alguien te haga el servicio.  

Tendering 

Conoces al proveedor y ya pasó por un filtro de validación donde sabes perfecto con quien estás hablando y existe una asignación inteligente de tu viaje.  

Como paso anterior, para llevar a cabo el viaje, en el E-Tendering debe haber una alta administrativa para subir a un proveedor que implica temas administrativos y legales con un contrato de por medio. 

 En el E-Tendering procedes a asignar viajes con base a los siguientes criterios:    

1. “Primero en aceptar”: Se refiere a que manejas las mismas tarifas a todos los proveedores y lo que te interesa es una pronta disponibilidad de todo el equipo.  

   
   

2. “Tarifa más baja”: El sistema asigna del grupo de proveedores que ofertó al que tenga la tarifa más baja.

    
   

3. “Mejor ranking”: Con base a un NPS de los proveedores, el sistema rankea y le asigna el viaje al transportista con mejor ranking. 

Ventajas de los E-Tendering 

• De las ventajas más destacadas es que puedes encontrar servicios de transporte estables y seguros, puntuales, ahorras en el precio del transporte, evitas fluctuaciones del mercado de oferta de operadores por falta de vehículos por condiciones o fechas.

• Está enfocado para cualquier embarcador y del lado de transportista se puede volver una oportunidad de venta.

• Cuenta con integraciones con el TMS para un monitoreo de la operación y administración del viaje.

• Es una pieza fundamental entre la planeación y la trazabilidad de los viajes.  

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Procedimiento de trabajo de un E-Tender 

1. Empecemos por saber lo que busca un embarcador: disponibilidad, buenos precios, tecnología, buen servicio y cobertura. 

2. Elaboran una solicitud de servicio concreta con todos los puntos que el embarcador u operador deben tomar en cuenta: compromiso, condiciones de entrega, tiempos, duración del contrato y responsabilidades. Formas y condiciones de pago, ofertas, etc. Aspectos al tipo de servicio, si sólo se admite una carga completa, contenedores, pallets, consolidación, operación logística. 

3. El embarcador con sus necesidades definidas manda su solicitud de servicio y con ayuda de la Inteligencia Artificial (IA) del Tendering hace que le llegue a los mejores operadores o transportistas en diferentes ventanas de tiempo.

4. A los proveedores les llega una alerta y ellos deciden si pujar por la misma enviando sus ofertas de servicio con sus costos correspondientes.  El Tendering elige la mejor opción para ti de acuerdo al criterio seleccionado.

El E-Tender siempre te va a ayudar a elegir la opción más inteligente. Tienes muchas opciones y posibilidades de parámetros que existen en el mercado. También con su dashboard podrás saber el resultado de tus elecciones, esto hace que haya total transparencia en la ejecución del proceso.  

El mayor reto del E-Tender 

• Tiene que ser eficaz y transparente en sus procesos.

• La gente debe de adaptarlo de manera correcta.  

• Su implementación debe ser eficiente.  

• Capacitación interna y externa.  

• Lucha con la inmediatez de WhatsApp.  

En conclusión el proceso de asignación de viajes y negociación de tarifas es una actividad de todos los tiempos en la industria de la logística. El e-tender es una disrupción de está actividad con modelos matemáticos, machine learning e inteligencia artificial que le permite tanto a embarcadores, como a transportistas, crear un círculo virtuoso de ganar-ganar en el proceso de asignación de viajes.