¿Qué es Sales & Operation Planning (S&OP)? Y sus puntos clave

Sales and Operation Planning (S&OP) es un proceso de negocio que involucra todas las partes asociadas a la toma de decisiones para balancear demanda y suministro, a la vez que se alinea con las pautas financieras, planes comerciales, operativos y estratégicos con los objetivos fundamentales de la compañía en un horizonte de tiempo adecuado.

Tengamos presente que un proceso de gestión es el que se sigue para que las empresas asignen sus recursos para que a diario se ejecuten acciones que sean consistentes con los planes y objetivos, dichas acciones marcan un rumbo para facilitar la toma de decisiones.

El S&OP no solo es trabajado por la cadena de suministro, también incluye otras áreas para alinear y dar seguimiento a los planes de demanda (ventas) y la satisfacción de la misma, sincronizando los objetivos y derivando a las actividades de distintos departamentos, como el área financiera que participa en la evaluación de los planes.

Esto nos dice que con el S&OP integra todos los objetivos para que todos trabajen hacia un mismo fin, una vez que se ponga en práctica se puede lograr:

• Balancear demanda y abasto.

• Alinear la planeación operativa con el plan financiero.

• Ligar la planeación estratégica con las actividades de ventas y operaciones del día a día.

• Mejorar el servicio el cliente y los tiempos de respuesta, mientras se optimizan los costos de operación e inventarios. 

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¿Por qué la planificación de ventas y operaciones es tan importante actualmente?

Ahora que ya está más claro la definición del proceso, es importante entender por qué es tan relevante. Es imperativo para las empresas contar con información detallada para la toma de decisiones. Una vez que estas decisiones están sostenidas con la información adecuada, el proceso también se alinea con la estrategia y la evaluación financiera para lograr dichos objetivos.

El S&OP no solo es importante por la información que genera, sino que su ejecución tiene grandes beneficios:

• Mejor toma de decisiones: Con una herramienta de S&OP puedes ejecutar simulaciones de cambios en las ofertas y demandas ya que están en constante cambio a lo largo de tu ciclo de planificación, así podrás tener un análisis hipotético que permite una mejor toma de decisiones a diario.

• Mayor rentabilidad: Con el proceso de S&OP se mantienen planes más equilibrados. Ayuda a impulsar un mejor servicio al cliente, reduce el inventario u desperdicios y es más fácil cumplir con los objetivos financieros.

• Mejora de la colaboración de departamentos: El S&OP fomenta la colaboración entre departamentos para desarrollar planes alineados en cada área mejorando la comunicación en toda la organización y enfocarla a lograr los mismos objetivos.

• Perfeccionamiento en Feedbacks: La buena estructura del S&OP brinda informes y mediciones sistemáticas del rendimiento real contra lo planeado. Esto permite resolver rápidamente cualquier falta de alineación entre los departamentos y mejorar continuamente los planes operativos y las estrategias.

• Procesos de planificación óptimos: El software de S&OP añade estructura a los procesos de planificación y automatiza la recopilación, análisis y procesamiento de datos necesarios para tener la información al alcance para una mejora de resultados en un periodo de tiempo más corto.

• Visibilidad hacia el futuro: Su objetivo es proyectar los riesgos y oportunidades del negocio hacia un futuro de mediano y largo plazo, ya que el proceso nos ayuda a proyectar la demanda estimada y sobre la cual todo el equipo estará trabajando y marcando como objetivo

¿Qué problemas pueden presentarse en las empresas sin un S&OP?

Obsolescencia, altos costos de expedición, ventas negadas, diferentes objetivos en la empresa, promociones con abasto corto, entregas tardías de productos, falta de continuidad de suministro, sobrantes de inventario tipo C, y en el peor de los casos altos costos operativos y perdidas de clientes.

Los 5 pasos del proceso del S&OP según los autores Wallace y Stahl:

PASO 1: Recopilar datos - Actualización de pronósticos estadísticos.

PASO 2: Planeación de demanda - Pronósticos estadísticos colaborados por ventas, marketing, administración del producto/marca.

PASO 3: Planeación del abasto – El equipo de abastecimiento puede modificar el plan de operaciones si es necesario.

PASO 4: Reunión previa – Los participantes clave revisan datos y determinan la agenda de la reunión ejecutiva.

PASO 5: Reunión ejecutiva - Reuniones periódicas para revisar estrategia y toma de decisiones.

El proceso de S&OP involucra una serie de reuniones para llegar a los planes de demanda y abasto, Revisión de productos previo al paso de recopilación de datos y una Revisión financiera posterior a la planeación del abastecimiento.

1. Revisión de productos -> Planeación de la demanda-> Planeación del Abasto

Recolección de información y revisión de desempeño -> evaluación de niveles de demanda -> evaluación de capacidad de abastecimiento.

2. Revisión financiera-> Reunión Previa-> Reunión ejecutiva

Reconciliar planes de demanda, abasto y finanzas.

En la reunión ejecutiva participan CEO, ejecutivos de demanda, abasto y finanzas. El objetivo es consensar el plan de demanda, revisar métricas, cambios, nuevos riegos, oportunidades y otros eventos. Los ejecutivos quieren saber si los planes están en presupuesto, tiempo y alcance, cómo se están comportando las categorías de productos y si las estrategias actuales necesitan ser modificadas y las decisiones que se deben tomar al respecto.

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Elige el software de S&OP correcto: Gains, planeación de la demanda.

“Lo que no se puede medir, no se puede mejorar”

Si no tienes las herramientas necesarias es muy difícil llevar a cabo el proceso, la utilización de tiempo y materiales muy probablemente no estén optimizados y existan perdidas que no se han logrado identificar. En Netlogistik nuestro principal objetivo es solucionar los problemas de la cadena de suministro, por eso creamos la solución perfecta para garantizar altos niveles de servicio, optimizar tus inventarios y crear un plan efectivo de ventas y operaciones S&OP.

Mediante un análisis de la variabilidad de la oferta y demanda, con Gains podrás coordinar las fluctuaciones del mercado con los requerimientos logísticos y objetivos financieros de tu organización.

Gains te puede ayudar a:

• S&OP vincula los planes estratégicos de alto nivel con las operaciones del día a día para balancear la demanda y el abastecimiento, mientras integra la planeación financiera y operativa.

• Alinear a todos tus departamentos (ventas, marketing, producción, finanzas y compras) para que el equipo pueda comparar escenarios y tomen decisiones de manera ágil.

• Planes colaborativos y sincronizados en los distintos departamentos.

• Planeación de escenarios a través de funcionalidades robustas de simulación.

• Tableros con gráficos y KPI´S para la administración del desempeño y reportes “drill-down”.

• Interacción versátil a través de las pantallas “mobile-friendly”.

5 recomendaciones para tener éxito en la implementación del S&OP

1. Gobernabilidad efectiva: Roles claros con poder de decisión, políticas e incentivos para crear una atmósfera que permitirá que todos trabajen como una unidad organizada para lograr la misión de la empresa.

2. Misión clara: Un objetivo definido establece el camino para el S&OP y define los resultados esperados.

3. Proceso organizado: Cuando los procesos son multidisciplinarios y están diseñados para alinear a la organización hacia un resultado puedes concentrarte en alcanzar objetivos en lugar de mantener procesos.

4. Talento adecuado: Construye un equipo calificado y experimentado con las habilidades y competencias esenciales para el S&OP, como la planeación estratégica, financiera y de la cadena de suministro.

5. Analíticas con visión: Con la visión de datos en tiempo real puedes ejecutar escenarios “what if” y responder rápidamente a las disrupciones y cambios en el mercado, basando tus planeación de negocio en decisiones proactivas.

Un proceso bien ejecutado impactará en tu negocio a través de mejoras en:

Ingresos

• Reducirás pérdidas por agotamientos.
• Incrementarás tu rentabilidad.

Rentabilidad

• La combinación del crecimiento en ingresos y la reducción de gastos minimizará las mermas, ineficiencias, urgencias, etc.

Flujo de efectivo

• Mantendrás niveles de inventario saludables.

Nivel de servicio

• Crearás un entendimiento común de la demanda con capacidades existentes para satisfacer a tus clientes.

En conclusión, el S&OP es un proceso que incluye a todas las áreas de la operación de la compañía y cuando está bien implementado permite un funcionamiento más ágil y fluido, logrando que se convierta en un elemento clave en la ejecución de las estrategias y una mejoría en la comunicación y coordinación entre áreas.