KPIs logísticos: Identifica y optimiza cada uno para lograr entregas perfectas

¿Cómo identificar y optimizar los KPIs logísticos para una entrega perfecta?

En nuestra vida diaria, nos vemos rodeados por una gran cantidad de indicadores. En términos médicos, se utilizan los llamados 'signos vitales' para identificar qué tan bien está funcionando el cuerpo de una persona. Basta con tres o cuatro, quizá la frecuencia cardiaca, la frecuencia respiratoria, entre otros.

De manera similar, para determinar el estado de salud de los procesos dentro de la cadena de suministro, nos bastará con identificar los principales indicadores. Ahí es donde radica nuestra primera pregunta: ¿cómo identificar el nivel de importancia que tiene cada KPI logístico?

¿Qué es un KPI logístico y por qué es importante?

La respuesta parte de la identificación de los factores clave de éxito y de la definición de objetivos que persigue la compañía. Un ejemplo claro se encuentra en el proceso de transporte. De antemano, el objetivo principal siempre será que todo aquello que fue solicitado por un cliente y que salió del almacén, siendo colocado en una unidad, pueda ser entregado en las manos del cliente sin ningún problema y dejándolo totalmente satisfecho. Desde luego, en el intermedio existirán diversas variables para hacer esto posible.

KPIs clave en la última milla y la entrega al cliente

A través de los años y con la experiencia que hemos adquirido al apoyar a nuestros clientes, hemos identificado que, para algunos, lo más importante es que sus pedidos sean entregados a tiempo, pero para otros, lo primordial es que el pedido llegue al cliente completo y sin ningún daño de por medio. Y a su vez, para algunas compañías que tercerizan el transporte, lo más importante es que los operadores registren la evidencia de entrega correspondiente para cada uno de sus pedidos.

Es así como, en la construcción de una buena torre de control, se debe tomar en cuenta el KPI logístico más importante en la actualidad: la entrega perfecta. Actualmente, este KPI se construye sobre el fundamento y la interacción de cinco principales variables, las cuales dependen de otros factores que describiremos a continuación:

Llegada a tiempo

En la cadena de suministro, el tiempo es uno de los recursos más importantes, ya que afecta desde la credibilidad de la compañía hasta la integridad de los productos transportados, por ejemplo, medicinas o alimentos. Llegar a tiempo garantiza un servicio de calidad, de ahí que el éxito del e-commerce sea que el cliente final evalúe y determine que le resultará más rápido realizar un pedido en línea que ir él mismo por un producto a tienda.

Salida a tiempo

Para muchas empresas, la entrega a tiempo tiene una relevancia primordial. Sin embargo, para que esto se logre debemos partir del origen. La salida a tiempo establece el parámetro óptimo para que, dada la distancia del centro de distribución al punto de entrega, el operador pueda arribar a tiempo sin complicaciones. Esta variable depende a su vez de una correcta llegada al horario de cita para la carga de las órdenes.

Evidencia en la entrega de órdenes

No sólo es de suma importancia entregar a tiempo, también es indispensable que la entrega se realice en el lugar correcto y se reciba por los responsables adecuados. Afortunadamente, con el crecimiento de la tecnología, medir este KPI logístico es cada vez más sencillo. Hoy en día, con cualquier teléfono celular con cámara, se puede obtener la información de la prueba de entrega, incluyendo firmas y fotografías.

Incidencias en la entrega

Durante el proceso de medición de una entrega, pueden surgir situaciones como tráfico, accidentes, ponchadura de un neumático, fallas mecánicas, entre otros. Aunque no todos son imputables al operador o a la línea de transporte, influyen en el incumplimiento de otros indicadores. Medir las incidencias que aparecen ayudará a tomar decisiones sobre las rutas tomadas y los tiempos establecidos para futuras ocasiones.

Rechazos en la entrega

Dentro de las características de la entrega perfecta, que incluyen ser realizada a tiempo, en el lugar correcto y a las personas indicadas, es indispensable que haya sido entregada completa y en óptimas condiciones. Medir los niveles de rechazo ayuda a identificar si hubo una mala conducción en el trayecto que dañó el producto o si simplemente hubo errores en el levantamiento de pedidos.

Cómo interpretar los KPIs para mejorar la experiencia

Para convertir estos indicadores en datos accionables, es fundamental definir un sistema de cálculo. Una fórmula comúnmente usada para estimar el porcentaje de entregas perfectas es la siguiente:

(0.2*X + 0.2*Y + 0.2*Z + 0.2*I + 0.2*R) / T = % De Entregas Perfectas

Donde:

• X = Llegada a tiempo
  

• Y = Salida a tiempo
  

• Z = Evidencia de entrega
  

• I = Incidencias
  

• R = Rechazos

• T = Total de entregas

Sin embargo, las variables son parametrizables para cada cliente conforme a sus necesidades. Por ejemplo, para una compañía que prioriza la puntualidad y la evidencia de entrega, y considera las incidencias y rechazos como informativas, el cálculo podría ajustarse así:

(0.2*X + 0.4*Y + 0.4*Z) / T = % De Entregas Perfectas

Esto se puede llevar a distintos niveles de evaluación. Por ejemplo, a partir del porcentaje de entregas perfectas, podemos asignar una calificación de estrellas a los operadores multiplicando el resultado por 5. Así se puede clasificar a los mejores operadores o líneas de transporte en una escala del 0 al 5.

La idea es partir de identificar, del total de entregas que hoy realiza la compañía, cuántas de ellas tuvieron el sello de perfección, para tomar acción e ir elevando ese número hasta llegar al 100%. Hablar de algo perfecto puede intimidar, por lo que vale la pena recordar que lo perfecto es aquello que no tiene errores, defectos o falencias.

Aunado a la frase: “las metas son sueños con fecha de vencimiento”, reforzamos que más allá de la ponderación que cada empresa de logística establezca a los distintos parámetros, el sueño de cada una de ellas debe continuar siendo tener el 100% de sus entregas perfectas.

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Buenas prácticas para optimizar tus indicadores

• Mide en tiempo real con herramientas digitales
  

• Usa alertas automáticas para prevenir desviaciones
  

• Establece metas por variable
  

• Clasifica a tus operadores según desempeño
  

• Revisa los KPIs de forma mensual o semanal según el volumen de envíos

Hacia una entrega perfecta basada en datos

Siguiendo la analogía de los signos vitales, no esperemos a que en nuestra cadena de suministro tengamos casos de urgencia. Hoy es un muy buen momento para madurar y consolidar nuestros indicadores, y así llevar un monitoreo constante y preventivo hacia la perfección.

La aplicación del concepto de entrega perfecta debe extenderse a ambos lados del proceso logístico, desde el momento en que el pedido es recibido por el almacén hasta que se complementa la transacción correspondiente al envío, logrando así un order tracking integral de inicio a fin.

Una manera rápida y sencilla de comenzar a medir estos indicadores o signos vitales, a la par de administrar todos los elementos del transporte, es utilizar un sistema de administración de transporte con un módulo de inteligencia de negocio.

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