¿Cómo identificar y optimizar cada kpi logístico en la entrega perfecta?

En nuestra vida diaria, nos vemos rodeados por una gran cantidad de indicadores. En términos médicos, se utilizan los llamados ‘signos vitales’ para identificar qué tan bien está funcionando el cuerpo de una persona. Basta con tres o cuatro, quizá la frecuencia cardiaca, la frecuencia respiratoria, entre otros.

De manera similar, para determinar el estado de salud de los procesos dentro de la Cadena de Suministro, nos bastará con identificar los principales indicadores. Ahí es donde radica nuestra primera pregunta: ¿cómo identificar el nivel de importancia que tiene cada KPI logístico?

La respuesta parte de la identificación de los factores clave de éxito y de la definición de objetivos que persigue la compañía. Un ejemplo claro se encuentra en el proceso de transporte. De antemano, el objetivo principal siempre será que todo aquello que fue solicitado por un cliente y que salió del almacén, siendo colocado en una unidad, pueda ser entregado en las manos del cliente sin ningún problema y dejándolo totalmente satisfecho. Desde luego, en el intermedio existirán diversas variables para hacer esto posible.

A través de los años y con la experiencia que hemos adquirido al apoyar a nuestros clientes, hemos identificado que, para algunos, lo más importante es que sus pedidos sean entregados a tiempo, pero para otros, lo primordial es que el pedido llegue al cliente completo y sin ningún daño de por medio. Y a su vez, para algunas compañías que tercerizan el transporte, lo más importante es que los operadores registren la evidencia de entrega correspondiente para cada uno de sus pedidos.

Es así como, en la construcción de una buena torre de control, se debe tomar en cuenta el KPI logístico más importante en la actualidad: la entrega perfecta.

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Actualmente, el KPI logístico se construye sobre el fundamento y la interacción de cinco principales variables, las cuales dependen de otros factores que describiremos a continuación:

1. Llegada a tiempo: En la Cadena de Suministro, el tiempo es uno de los recursos más importantes, ya que afecta desde la credibilidad de la compañía hasta la integridad de los productos transportados, por ejemplo, medicinas o alimentos. Llegar a tiempo garantiza un servicio de calidad, de ahí que el éxito del e-commerce sea que el cliente final evalúe y determine que le resultará más rápido realizar un pedido en línea que ir él mismo por un producto a tienda.

2. Salida a tiempo: Para muchas empresas la entrega a tiempo tiene una relevancia primordial, sin embargo, para que esto se logre debemos partir del origen, la salida a tiempo establece el parámetro óptimo para que, dada la distancia del Centro de Distribución al punto de entrega, el operador pueda arribar a tiempo sin complicaciones. La salida a tiempo a su vez depende de una correcta llegada al horario de cita para la carga de las órdenes.

3. Evidencia en la entrega de órdenes: No sólo es de suma importancia entregar a tiempo, también es indispensable que la entrega se realice en el lugar correcto y se reciba por los responsables adecuados. Afortunadamente, con el crecimiento de la tecnología, medir este KPI logístico es cada vez más sencillo. Hoy en día, con cualquier teléfono celular con cámara, se puede obtener la información de la prueba de entrega, incluyendo firmas y fotografías.

4. Incidencias en la entrega: Durante el proceso de medida de una entrega, pueden surgir situaciones como tráfico, accidentes, ponchadura de un neumático, fallas mecánicas, entre otros. Aunque no todos son imputables al operador o a la línea de transporte, influyen en el incumplimiento de otros indicadores. Medir las incidencias que aparecen ayudará a tomar decisiones sobre las rutas tomadas y los tiempos establecidos para futuras ocasiones.

5. Rechazos en la entrega: Dentro de las características de la entrega perfecta, que incluyen ser realizada a tiempo, en el lugar correcto, y a las personas indicadas, es indispensable que haya sido entregada completa y en óptimas condiciones. Medir los niveles de rechazo ayuda a identificar si hubo una mala conducción en el trayecto que daño el producto o si simplemente hubo errores en el levantamiento de pedidos.

Estos cinco indicadores forman la entrega perfecta en el proceso de transporte. El secreto se encuentra en el peso que cada cliente otorgue a cada una de las variables para determinar su propia receta. Si definimos las variables de la siguiente forma:

De manera arbitraria, podríamos establecer que cada uno de los cinco indicadores tenga un valor de 20%, calculando el porcentaje de entregas de la siguiente manera: (0.2*X + 0.2*Y + 0.2*Z + 0.2*I + 0.2*R) / T = % De Entregas Perfectas.

Sin embargo, las variables son parametrizables para cada cliente conforme a sus necesidades. Por ejemplo, para una compañía que lo más importante es llegar a tiempo y registrar evidencias. Y el tema de incidencias y rechazos sólo le resulta informativo. En este caso, el cálculo podría ser el siguiente: (0.2*X + 0.4*Y + 0.4*Z) / T = % De Entregas Perfectas.

Esto se puede llevar a distintos niveles de evaluación, por ejemplo, a partir de las entregas perfectas, podemos asignar una calificación de estrellas a los operadores, con sólo multiplicar el resultado por 5. Así se puede clasificar a los mejores operadores o líneas de transporte en la escala del 0 al 5.

La idea es partir de identificar, del total de entregas que hoy realiza la compañía, cuántas de ellas tuvieron el sello de perfección, para tomar acción e ir elevando ese número hasta llegar al 100%. Hablar de algo perfecto, puede intimidar, por lo que vale la pena recordar que lo perfecto es aquello que no tiene errores, defectos o falencias.

Aunado a la frase: “las metas son sueños con fecha de vencimiento” refuerza que más allá de la ponderación que cada empresa de logística establezca a los distintos parámetros, el sueño de cada una de ellas debe continuar siendo tener el 100% de sus entregas perfectas.

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Siguiendo la analogía de los signos vitales, no esperemos a que en nuestra cadena de suministro tengamos casos de urgencia. El hoy es un muy buen momento, para madurar y consolidar nuestros indicadores, y así llevar un monitoreo constante y preventivo hacia la perfección. La aplicación del concepto de entrega perfecta debe extenderse a ambos lados del proceso logístico, desde el momento en que el pedido es recibido por el almacén hasta que se complementa la transacción correspondiente al envío, logrando así un order tracking integral de inicio a fin.

Una manera rápida y sencilla de comenzar a medir estos indicadores o signos vitales, a la par de administrar todos los elementos del transporte, es utilizar un sistema de administración de transporte con un módulo de inteligencia de negocio. Si quieres saber más sobre un TMS con nuestra Torre de Control, no dudes en contactar a nuestros expertos para recibir asesoría y así, optimizar cada KPI logístico.