Order Management System: qué es, cómo funciona y beneficios

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La entrega de productos y servicios de una manera eficiente es todo un reto para las empresas de logística hoy en día. Un estudio realizado por KPMG estima que el 53% de los clientes en Estados Unidos dijo que un “servicio deficiente” es la razón por la que cambiaron de compañía. Con esta estadística te puedes dar cuenta de que los consumidores son cada vez más exigentes, y si no obtienen lo que quieren, simplemente se irán con la competencia. Un Order Management System puede hacer más eficientes tus operaciones para brindar un servicio de calidad a tus clientes. Continúa leyendo para conocer todo lo que debes saber sobre estos sistemas.

 

¿Qué es un Order Management System?

El proceso de gestión de pedidos empieza cuando el cliente realiza un pedido y termina en el momento en el que recibe su paquete. Un Order Management System, también conocido como sistema de gestión de pedidos es una solución de software que se utiliza para la entrada y el procesamiento de los pedidos que se reciben en el almacén o CEDIS, pues se encarga de automatizar y agilizar dicho procesamiento de pedidos para las empresas. Es decir, es el responsable de coordinar y orquestar todo el proceso en tiempo real, desde recopilar los pedidos, el inventario, la visibilidad de la entrega y facilidad de la misma desde el lugar óptimo, la disponibilidad del servicio y la elaboración de informes.

 

Por lo que, gracias a esta herramienta podrás tener acceso a información del inventario actualizada en tiempo real, un registro de las devoluciones y reembolsos de tus clientes, una base de datos de proveedores y otra de clientes, información sobre facturación y pagos, entre otras cosas.

 

¿Cómo me puede ayudar un sistema de gestión de pedidos?

A continuación, te mencionamos en qué te puede ayudar un sistema de gestión de pedidos:

  • Representa una ventaja competitiva inmediata, ya que garantiza la disponibilidad de los productos.

  • Permite gestionar toda la información relevante de un pedido (inventario, ventas, clientes) en un solo lugar.

  • Ayuda a automatizar procesos como lo son el procesamiento de las órdenes, el control de inventario, el envío, la facturación, los pagos, la gestión de la relación con los clientes, etc.

  • Optimiza la distribución geográfica y entrega de los productos solicitados por los consumidores.

  • Permite dar prioridad de venta y entrega a determinados clientes, por ejemplo, aquellos que pertenecen a un programa de lealtad.

  • Ofrece una visibilidad completa tanto a la empresa como al consumidor final.

  • Optimiza la toma de decisiones estratégicas e informadas, gracias al acceso a información en tiempo real.

  • Facilita la incorporación de reglas adecuadas y específicas para cada negocio.

  • Permite habilitar la omnicanalidad, es decir, puedes comprar por internet y recoger o devolver tu producto en la tienda de tu elección o incluso puedes hacer devoluciones donde más te convenga.

  • Permite la entrega de producto al cliente final directamente desde el fabricante, sin tener que pasar por un CEDI, lo cual hace más económico y eficiente el proceso de entrega.

¿Quién lo debería implementar?

Será útil de implementar para cualquier empresa que desee crecer la venta de sus productos, ya sea de manera física o virtual, garantizando la disponibilidad y entrega del producto a tiempo. También, será de ayuda para todo aquel que quiera mejorar la experiencia de sus clientes al momento de realizar la compra de sus productos.

 

5 ventajas de implementar Order Management System en tu operación

A continuación, te presentamos algunas ventajas que Order Management System te puede brindar.

  1. Gestión del inventario:

Te permite tomar control de tu inventario al simplificar los procesos con la automatización. Además, te proporciona una visibilidad auténtica en tiempo real, garantizando la disponibilidad del producto solicitado. Recuerda que el inventario muchas veces es de los mayores costos para un negocio, por lo que es fundamental que tu gasto en stock se mantenga lo más bajo posible.

  1. Mayor exactitud:

El procesamiento manual de los pedidos es más propenso a conllevar errores. El sistema es eficaz y confiable, lo que te da una mayor exactitud, evitando que existan pérdidas por una mala gestión y a la vez, hay una reducción en los plazos de entrega.

  1. Ahorro de tiempo:

También, el procesamiento manual de los pedidos requiere mucho tiempo y mano de obra. El sistema te permite reducir el tiempo de los procesos, por lo que habrá más tiempo para dedicarlo a otras actividades que sean relevantes y rentables para la empresa.

  1. Aumento en la satisfacción del cliente:

Mejora la experiencia del cliente, pues garantiza una coordinación efectiva y eficiente de cada uno de los pedidos. Esto permite cumplir con la fecha de promesa acordada y reducir el abandono de tus clientes.

  1. Aumento en el índice de éxito:

Al mejorar la experiencia de tus consumidores gracias a la orquestación de procesos que te permite el sistema, venderás más producto, pues las personas tendrán la confianza, seguridad y certeza de que tus productos llegan en tiempo y forma. Gracias a un servicio de calidad, no se irán con la competencia y permanecerán contigo.

 

En conclusión, con Order Management System podrás lograr los siguientes resultados:

  • Incremento de las ventas en un 3%

  • Incremento de las utilidades hasta en un 20%

  • Mayor productividad de los vendedores hasta en un 15%

  • Reducción de gastos de inventario hasta en un 30%

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