Todo sobre la administración de inventario: qué es y cómo funciona

El inventario es una pieza fundamental para los resultados de tu empresa, por lo tanto, es importante optimizar el proceso de su gestión y saber cómo funciona. De lo contrario, puedes caer en malas prácticas, lo que podría suponer grandes pérdidas para tu negocio.

¿Sabías qué? El 88% de los logísticos que trabajan en una cadena de suministro estiman que los niveles de inventario se podrían reducir en más del 5% con el uso de tecnología y los procedimientos adecuados. 

En este artículo encontrarás los factores más importantes a tomar en cuenta al momento de realizar la administración de inventario. Continúa leyendo para saber más.

¿Qué es la administración de inventario?

La administración de inventario se refiere al proceso de identificar qué productos tienes, en qué cantidades los tienes, y dónde los tienes, desde que los compras o fabricas hasta que los vendes. Además, nos ayuda a identificar la velocidad y tendencias de consumo para planificar compras futuras sobre qué, cuánto y cuándo realizar el siguiente pedido. 

La correcta administración del inventario es clave para que tu cadena de suministro funcioné correctamente, pues imagina el desastre que sería prometer productos que no tienes disponibles a tus clientes, eso podría suponer que quedaran descontentos y, por ende, se fueran con la competencia. O imagina el escenario en el que tienes mercancía de más, que con el tiempo se volverá obsoleta y nuevamente se traduciría en pérdidas para tu negocio. 

Técnicas comunes para la administración de inventario

A continuación, te presentamos algunas de las técnicas más utilizadas que te ayudarán a administrar correctamente tu inventario.

1. Inventario ABC

   Es un método de clasificación de inventario que te ayuda a diferenciar los productos más importantes de los menos importantes para tu negocio. Este método se basa en el principio de Pareto que establece que el 80% de los resultados proviene del 20% de los esfuerzos. Si quieres saber más sobre el tema haz clic aquí.

2. Inventario XYZ

   Es un método de clasificación de inventario parecido al ABC, que se centra en clasificar los productos según la variabilidad de su demanda. En otras palabras, te ayuda a entender qué productos tienen una demanda constante y cuáles una impredecible. Te invitamos a leer el siguiente artículo para profundizar en el tema.

3. PEPS (primeras entradas, primeras salidas)

   También conocido en inglés como FIFO (first in, first out), es un método de inventario que establece que los primeros artículos en ingresar al almacén, deberán ser los primeros en salir. Gracias a PEPS, la mercancía que más tiempo lleva en el almacén es la primera en salir.

4. UEPS (últimas entradas, primeras salidas)

   Comúnmente conocido por sus siglas en inglés LIFO (last in, first out) es un método de inventario que se basa en la premisa de que los últimos productos en ingresar al almacén, deberían ser los primeros en vender.

5. Inventario de seguridad

   Se refiere al inventario extra que debes tener en el almacén para hacer frente a imprevistos en la cadena de suministro. Está estrechamente relacionado con el nivel de servicio, pues mientras más alto quieres que sea tu nivel de servicio, más inventario de seguridad deberás tener para no quedar mal con tus clientes. A continuación, te mostramos una gráfica. Haz clic aquí para profundizar más en el tema.

   

6. Planeación de la demanda

   Esta técnica te ayuda a tener en cuenta factores como los pronósticos de ventas, para así, determinar los niveles de inventario adecuados que debes tener de cada producto en tu almacén. Esto a su vez, te ayuda a tener una mejor visibilidad de los costos de mantener el inventario. Para saber más sobre la planeación de la demanda te invitamos a leer el siguiente artículo.

7. Cantidad de lote económico

   Es un método que se centra en la cantidad de artículos que deberás pedir para que tanto el costo de ordenar, como el costo de mantenimiento sean lo más pequeños posible. En otras palabras, es la cantidad de artículos que debes pedir para tener el menor costo.

8. Punto de reorden

   Se refiere al nivel de stock o existencias que indica que un producto debe ser reabastecido en el almacén. Es un método que te ayudará a saber cuándo tienes que hacer nuevamente un pedido.

9. Cross-docking

   Es una forma de preparación de pedidos que no requiere almacenar la mercancía en racks, ni realizar el proceso de picking. En este método la mercancía permanece poco tiempo después de su recepción en el almacén, y es enviada directamente al usuario final. Para saber más haz clic aquí.

¿Qué sistemas me pueden ayudar a la administración de inventario?

La administración de inventario puede ser un proceso tedioso. Pasar de la teoría a la práctica requiere mucha disciplina para capturar, actualizar, reclasificar y recalcular nuestros parámetros de gestión. Si no se cuenta con herramientas especializadas esto puede llegar a convertirse en una pesadilla rápidamente.

Una forma de facilitar y optimizar este proceso es por medio de un sistema de gestión de almacenes (WMS).

Recuerda que un buen WMS te ayudará a:

• Obtener visibilidad, trazabilidad y exactitud en tiempo real de todos tus productos del inventario

• Llevar el control de inventario de acuerdo a la calidad, caducidades, fecha/lote, etc.

• Manejar el estatus de la mercancía

• Al momento de realizar la planeación el sistema valida que tengas todo el inventario necesario 

• Mantener la integridad del inventario y en caso de que exista un error de acomodo pueda corregirse fácilmente

• Realizar conteos cíclicos.

Resultados que puedes esperar con un buen WMS con relación a tu inventario serán los siguientes:

• Visibilidad del stock en tiempo real

• Exactitud en inventarios por arriba del 99%

• Hasta 25% de reducción de inventarios

• Digitalización del 100% de la información

Otro sistema que te puede ayudar a optimizar tu inventario es GAINS. Se trata de una solución que te permitirá simplificar y optimizar los procesos de planeación de la demanda, el nivel de servicio y los niveles de inventario a lo largo de tu cadena de suministro.  Con esta solución sabrás cuánta cantidad de producto pedir para satisfacer a los clientes, pero a la vez, no tener inventario de más que al final resulta en mayores costos para la organización. 

GAINS te ayudará si:

• Necesitas equilibrar de manera integral los inventarios con los niveles de servicio y la demanda 

• Requieres reducir la inversión y los costos de tu inventario

• Necesitas hacer frente a factores de incertidumbre como errores de pronóstico o errores de entrega. 

Los resultados que puedes esperar con GAINS en relación a tu inventario serán los siguientes:

• Reducción de inventario activo

• Incremento en el nivel de servicio

• Reducción de costos operativos

• Toma de decisiones informada y precisa

Beneficios de una adecuada administración de inventario

• Tener inventario de más puede suponer una gran inversión y al mismo tiempo riesgo, por lo que, gracias a una correcta gestión, lograrás entender cuánto y dónde tienes algo en stock, lo que a su vez te permitirá reducir exceso de inventario y gastos destinados al almacenamiento de la mercancía.  

  
  

• Al conocer y comprender la rotación de tus diferentes productos, podrás calcular mejor cuánta cantidad de mercancía comprar y tener el stock necesario, lo que te permitirá reducir pérdidas por productos deteriorados u obsoletos. 

• La correcta gestión de inventarios permite mejorar la productividad en el almacén, pues tus operadores tendrán visibilidad y certeza sobre la disponibilidad y ubicación de los productos.

• Administrar correctamente tu inventario te permitirá destinar tu capital de trabajo en productos que se venden, lo que te ayudará a tomar decisiones inteligentes e informadas. 

• El control eficaz del inventario ayuda a evitar el envío de mercancías incorrectas o dañadas a los clientes, y así, aumentar el cumplimiento preciso de pedidos.

• Tener la capacidad de brindar los productos que tus consumidores demandan en el momento que lo piden te ayudará a aumentar la satisfacción de los clientes y la lealtad hacia tu marca por el nivel de servicio recibido. 

En conclusión…

La administración de inventario es un proceso crucial y complejo en una empresa, por ello es importante optimizarlo y ayudarte de sistemas que te permitan maximizar la rentabilidad y reducir los costos de tu negocio. Si tienes preguntas sobre qué sistema sería el mejor para gestionar tus inventarios, no dudes en llamar a nuestros expertos para recibir una asesoría. Recuerda que el inventario es capital inmovilizado, y tú, ¿qué vas a hacer con él?