¿Qué es un inventario ABC? Ventajas, desventajas y ejemplos

¿Qué es un inventario ABC?

El inventario ABC, también llamado análisis ABC, es un método de clasificación de inventarios que permite asociar a cada SKU, con una clase o categoría de productos, con respecto a su importancia para la empresa. El inventario ABC ayuda a las organizaciones a identificar qué productos son críticos para el éxito y rentabilidad del negocio. Lo anterior se logra calculando el valor de consumo de cada SKU, es decir, el número de unidades vendidas, multiplicadas por su costo unitario.

Según el Principio de Pareto, en casi cualquier sistema, el 80% de los resultados provienen del 20% de los esfuerzos, mientras que el 20% de los resultados provienen del 80% de los esfuerzos. El inventario ABC se basa en este principio para identificar el 20% de los productos que genera aproximadamente el 80% de los resultados económicos y los categoriza como productos Clase A, al siguiente 30% de productos los clasifica como productos Clase B y al 50% restante como productos Clase C.

Por lo tanto, podemos resumir la clasificación ABC de la siguiente manera:

• Los productos de la Clase A son muy importantes para el negocio, por lo que requieren de un control cercano y cuidadoso.

• Los productos de la Clase B son menos importantes que los de la Clase A, pero más importantes que los de la Clase C.

• Los productos de la Clase C son marginalmente importantes, por lo que necesitan menos atención y control.

¿Para qué sirve hacer un inventario ABC?

El inventario ABC proporciona información valiosa a la organización para tomar las mejores decisiones, con respecto a la reducción de sus costos de mantener inventario y sobre el uso que le da a su capital de trabajo, es decir, a los recursos financieros que la empresa necesita para llevar a cabo sus operaciones. Priorizar la adquisición de productos de la Clase A sobre las clases B o C, hace sentido, pues suelen tener una mayor rotación, lo que provoca que se recupere el dinero invertido con una mayor velocidad.

Ventajas del inventario ABC

Adicionalmente se pueden obtener más ventajas del inventario ABC, tales como:

• Optimización del inventario –Las empresas pueden crear políticas para asegurar la disponibilidad de los productos de alta demanda (Clase A), tales como, aumentar la frecuencia de compra o dedicarles un mayor espacio dentro del almacén (en comparación con los productos menos demandados de las clases B o C).

• Negociación de mejores condiciones con proveedores – Dado que alrededor del 80 % de los ingresos de una empresa provienen de los artículos de la Clase A, negociar mejores condiciones con los proveedores de dichos productos, se debe volver una tarea prioritaria. Los compradores deben dedicar más tiempo a estos proveedores para conseguir descuentos, negociar plazos de pago, mejores niveles de servicio, entre otros.

• Reducción en costos de almacenamiento –Almacenar más productos de la Clase A y menos de las clases B y C, ayuda a reducir la cantidad de producto obsoleto y a no tener excesos de inventario, lo que permite aprovechar mejor el espacio dentro del almacén.

Desventajas del inventario ABC

El inventario ABC, aún cuando la metodología de cálculo es sencilla, depende de contar con información completa y fidedigna. Adicionalmente existen casos, en los que, por la naturaleza de las operaciones, puede llevarnos a tomar decisiones erróneas sobre el tratamiento que le damos al inventario de ciertos productos. Un ejemplo de esto, es que no se tome en consideración:

• El lanzamiento de nuevos productos

• La estacionalidad de los productos

• Las variaciones en la demanda

• Las interdependencias entre los productos. Por ejemplo, la venta de cartuchos de tinta (SKU de la Clase A) puede estar asociada a la compra de una impresora (Clase C). En caso de caer en desabasto de impresoras, es probable que caiga la venta de cartuchos de tinta aún cuando se tengan en stock.

• Las variaciones en la demanda. Para considerarlas es posible complementar el análisis ABC con el método de clasificación XYZ.

  
  
  

Lo anterior, hace que el inventario ABC sea poco útil como una herramienta de planeación de la demanda y en ningún caso deberá ser utilizado como sustituto de un modelo adecuado de pronósticos de venta.

Finalmente, el inventario ABC debe correrse con una frecuencia adecuada para detectar los cambios en los ciclos de vida de los productos. En algunos negocios es común que, entre un análisis y otro, 50% de los productos o más, tengan que ser reclasificados para representar la realidad de la oferta de productos que se tienen dentro del catálogo.

Ejemplo de un inventario ABC en Microsoft Excel

Realizar un inventario ABC en Excel es bastante sencillo, a continuación, te mostramos paso a paso cómo hacerlo:

Paso 1

Para realizar un inventario ABC en Excel, primero deberás ingresar en la columna A un listado de todos tus productos. En la columna B, el número de unidades vendidas en cierto periodo de tiempo (mes, semestre o año). Por último, en la columna C, el costo unitario de cada producto.

Paso 2

Obtén el valor de consumo al multiplicar el número de unidades vendidas (Columna B) por el costo unitario (Columna C).

Paso 3

Para continuar con tu inventario, ordena de mayor a menor los productos según el valor de consumo que obtuviste en el paso anterior. Para ello, selecciona la tabla completa, ve a la pestaña Datos y selecciona la opción Ordenar.

Paso 4

Después, obtén el porcentaje que representa cada SKU de la suma total de los valores de consumo de todos los productos.

Paso 5

Calcula el porcentaje acumulado, para esto puedes sumar los porcentajes de los datos que se presentan antes de los datos actuales. Recuerda que el porcentaje acumulado no puede ser mayor de 100%.

Paso 6

Como se menciona anteriormente, vas a realizar tu inventario de la siguiente manera: asigna el primer 20% de tus productos a la Clase A, el segundo 30% a la Clase B y los productos restantes a la Clase C. En nuestro ejemplo tenemos 75 SKUs, la Clase A estará conformada por 15 productos, la Clase B por 23 productos y la Clase C por 37 productos.

Paso 7

Para finalizar tu inventario ABC en Excel, crea un gráfico tomando como valores los porcentajes acumulados que calculaste en el paso 5. Selecciona la columna con los porcentajes acumulados, ve a la pestaña Insertar y luego selecciona la opción Insertar gráfico de líneas o áreas. El gráfico te mostrará la importancia relativa que cada categoría tiene con respecto a las demás.

Después de haber analizado lo anterior, con el inventario ABC podrás priorizar la mercancía más importante de tu almacén, así como ahorrar tiempo y esfuerzo en las distintas operaciones que conforman la cadena de suministro. Para lograr esto, existen sistemas que te pueden ayudar a gestionar tu inventario, junto con tecnologías que incrementan la productividad en el almacén.

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