Inventario de seguridad: ¿Cómo calcularlo?

Como consumidor, no hay experiencia más frustrante que entrar a una tienda para descubrir que el producto que buscamos no se encuentra disponible. Esa sensación es rápidamente asociada a la precepción que tenemos sobre el negocio, lo que nos hace cuestionar si debemos o no otorgar nuestra lealtad a dicho comercio.

Las empresas que buscan reducir la probabilidad de que los clientes no encuentren la mercancía que desean adquirir, generalmente recurren al uso de inventarios de seguridad.

¿Qué es un inventario de seguridad?

El inventario de seguridad se refiere a la cantidad adicional de un producto que se almacena para evitar desabasto. Se le llama así porque actúa como un seguro contra las fluctuaciones de la demanda y demoras en los tiempos de entrega.

Para comprender mejor el concepto, analicemos las ventas históricas de dos productos durante un periodo de 10 semanas:

Si observamos detenidamente la información, podremos ver que la demanda del producto A varía considerablemente menos que la demanda del producto B, sin embargo, en la muestra ambos productos tienen una demanda media semanal de 100 unidades.

Asumiendo que reabastecemos el inventario semanalmente, sería razonable ordenar más del producto B, puesto que su variabilidad es mayor y, por lo tanto, también lo es la probabilidad de que las existencias no alcancen a cubrir la totalidad de la demanda. Es precisamente ese excedente sobre la demanda promedio al que llamamos inventario de seguridad. Pero, ¿cuánto más debemos pedir?

Para contestar, primero debemos establecer los estándares de nivel de servicio que deseamos ofrecer a nuestros clientes. El nivel de servicio se refiere al porcentaje de la mercancía entregada de un pedido con relación al total del mismo. Por ejemplo, un nivel de servicio del 95% indica que por cada 100 unidades que demandan los clientes, logramos entregar solamente 95. 

Los estándares de niveles de servicio variarán de empresa a empresa e incluso de producto en producto. Dependerán en mayor o menor medida de la tolerancia de los clientes a recibir órdenes incompletas, de la capacidad de almacenaje, de los costos de mantener el inventario, etc.

Existen herramientas estadísticas como el análisis ABC (que nos ayuda a entender la importancia que cada producto tiene sobre sobre los resultados económicos de la empresa), o la clasificación XYZ (que nos ayuda a visualizar la variabilidad de la demanda a nivel SKU) que pueden ser utilizados como parteaguas para definir estándares de nivel de servicio adecuados para cada operación.

Una vez definidos los niveles de servicio (recuerda que son porcentajes que van del 0 al 100 %), puedes proceder a calcular el inventario de seguridad para cada SKU. A continuación, te mostramos tres métodos comunes para obtenerlo:

Método 1 – Demanda variable (Desviación estándar de la demanda)

La desviación estándar es un promedio de las desviaciones individuales de cada observación con respecto a la media de una distribución, en otras palabras, es una medida de variabilidad y para nuestro ejemplo se calcula de la siguiente manera:

* Para obtener la desviación estándar en Excel puedes usar la función DESVEST.M(número1, [número2],…)

Realizando los cálculos, obtenemos desviaciones estándar de 11.09 y 30.03 para los productos A y B respectivamente.

Para calcular el inventario de seguridad, pensemos en el nivel de servicio como la probabilidad de que nuestro inventario disponible sea suficiente para satisfacer la demanda de cualquier semana. Asumiendo que la demanda sigue una distribución normal, podemos definir nuestro inventario de seguridad como la cantidad de desviaciones estándar (Z), por arriba de la media, necesarias para llegar a nuestro nivel de servicio objetivo.

Continuando con nuestro ejemplo, hallaremos el inventario de seguridad para un nivel de servicio de 90%. Para ello, buscamos en la siguiente tabla el valor Z que corresponde a ese nivel de servicio y lo multiplicamos por las desviaciones estándar de nuestros productos.

* Para obtener el valor de Z puedes usar la función INV.NORM.ESTAND() en Excel y usar como argumento el nivel de servicio que definiste para cada producto.

Recuerda que, el inventario de seguridad es el inventario adicional sobre la demanda promedio necesaria para cumplir con tu nivel de servicio objetivo. Por lo tanto, se requiere tener en inventario 114 unidades del producto A y 139 del producto B.

¿Cuándo usar este método?

Este método puede ser utilizado siempre que la demanda siga una distribución normal y los tiempos de entrega tengan poca o nula variabilidad.

Método 2 –Tiempos de entrega variables

A diferencia del método de desviación estándar de la demanda, este método trabaja sobre la premisa de que los tiempos de entrega de los proveedores, o lead times, varían considerablemente. Este método, sin embargo, no toma en consideración la variabilidad de la demanda en el tiempo.

Para ejemplificar su uso, revisaremos los tiempos de entrega de nuestro proveedor del producto A, a quién se le hace un pedido con una frecuencia semanal:

El tiempo de entrega promedio del proveedor es de 7 días, sin embargo, los tiempos de entrega variaron de 2 a 11 días. Para calcular el inventario de seguridad utilizaremos la siguiente fórmula:

Calculando la desviación estándar de los tiempos de entrega y buscando el valor Z para un nivel de servicio del 90% obtenemos:

Por lo tanto, para cumplir con un nivel de servicio del 90%, debemos contar  con un inventario de 154 unidades por semana.

¿Cuándo usar este método?

Este método puede ser utilizado siempre que la demanda de un producto permanezca razonablemente estable en el tiempo, pero no así, los tiempos de entrega de los proveedores.

Método 3 – Tiempos de entrega y demanda variables

Cuando exista variabilidad tanto en los tiempos de entrega como en la demanda, se requiere usar un método que considere ambas variables. El procedimiento que describiremos a continuación, arroja un inventario de seguridad más bajo que la suma de los dos cálculos individuales, resultado de los dos métodos previamente expuestos.

Cabe resaltar que como los tiempos de entrega están expresados en días, la demanda promedio también se debe expresar en días, es decir 100/7. Sustituyendo la información del producto A en la fórmula obtenemos:

Por lo tanto, para cumplir con un nivel de servicio del 90%, debemos contar  con un inventario de 166 unidades por semana.

¿Cuándo usar este método?

Este método puede ser utilizado cuando se tenga una alta variabilidad en la demanda y en los tiempos de entrega.

Preguntas importantes que debes responder antes de establecer el inventario de seguridad:

• ¿Falta espacio para acomodar todo el producto adicional que vamos a ordenar?

• ¿Mis productos tienen estacionalidad?

• ¿Los productos que manejo tienen vida de anaquel corta?

• ¿La empresa puede adquirir sus productos de más de un solo proveedor?

• ¿Puedo sustituir algunos productos por artículos similares?

• ¿Almacenar inventario adicional me generará un incremento en el costo de almacenamiento?

En caso de responder que sí a algunas de las preguntas anteriores, te recomendamos explorar métodos de cálculo más avanzados o incluso asistir la toma de decisiones con una solución de aprovisionamiento que te permita realizar pronósticos de ventas, considerando factores como tendencias históricas, estacionalidad, cambios en el mercado, capacidad de producción, promociones y descuentos, etc.

En conclusión, el inventario de seguridad es una de las técnicas más importantes de la administración del inventario y, aunque su cálculo es relativamente sencillo, requiere contar con información precisa y suficiente para realmente hacer una diferencia en la operación. Si tienes preguntas o deseas explorar soluciones para llevar mejor tu inventario, no dudes en suscribirte a nuestro blog.