Rutas de reparto: ¿Qué son y cómo funcionan?

En el contexto actual del comercio electrónico y la entrega de productos, la eficiencia se ha convertido en un factor clave para el éxito de las empresas. En este sentido, las rutas de reparto juegan un papel fundamental para asegurar que los productos llegan al cliente final de manera rápida y efectiva. A continuación, exploraremos cómo una planificación adecuada puede marcar la diferencia entre el caos y la eficiencia en las operaciones de entrega.

¿Qué es una ruta de reparto?

Las rutas de reparto se refieren a los itinerarios que los vehículos de entrega siguen para llevar los productos desde el punto de origen, como una tienda o centro de distribución, hasta su destino final.

Las rutas de reparto son esenciales para garantizar que los productos lleguen a tiempo y en condiciones óptimas a sus destinatarios. Estas rutas pueden variar considerablemente según el tipo de negocio y las necesidades específicas del destinatario o cliente. Algunos ejemplos incluyen la entrega de productos a empresas (B2B), como el abastecimiento a tiendas minoristas, y la entrega a domicilio de bienes de consumo, como alimentos o paquetes.

Una ruta de reparto suele incluir múltiples paradas, es decir la entrega de varias órdenes a distintos destinos. La secuencia de visita de estas paradas resulta trascendental para optimizar la eficiencia del proceso de entregan y el cumplimiento de la promesa de entrega.

Al planificar las agrupaciones de paradas y el orden de visita, las empresas pueden reducir sus costos de distribución, optimizar el desempeño de su flota y mejorar la puntualidad en las entregas. Esto no solo se traduce en beneficios económicos, sino también en una mayor satisfacción del cliente.

¿Cómo se realiza una planificación de rutas de reparto?

La planificación de rutas es el proceso que define qué órdenes serán entregadas, por qué operador, en qué vehículos y en qué secuencia de visita. Su principal objetivo consiste en planear cómo se van a realizar las entregas, recolecciones de productos o la ejecución de servicios al mismo tiempo que minimizar los costos y cumplir con los requerimientos de servicio al cliente. La planeación y ejecución de rutas de reparto involucra los siguientes pasos:

1. Recepción de pedidos: El primer paso es recibir los pedidos de los clientes para procesarlos. Para ello, las órdenes deben incluir información sobre los productos, las direcciones de entrega, las ventanas de tiempo de entrega, así como cualquier instrucción especial.

2. Creación de rutas: Una vez que se recopilan los pedidos, se realiza un análisis de la información disponible como los tamaños de las órdenes, los vehículos y operadores disponibles, restricciones de tiempo, etc. Esta información es utilizada para definir las agrupaciones de paradas y el orden de visita de cada ruta. Preferentemente, este proceso debe llevarse a cabo con la asistencia de un sistema de planificación de rutas especializado.

3. Asignación de recursos: Una vez que se ha creado un plan de rutas, se asignan los vehículos y conductores, a cada ruta. Es importante tener en cuenta la capacidad de los vehículos, las habilidades de los conductores y los reglamentos de tránsito aplicables.

4. Seguimiento: Una vez que los recursos han sido asignados, se entregan los manifiestos de ruta (digitales o en papel) a los operadores. Una vez comenzadas las rutas de reparto es importante dar seguimiento y mantener comunicación efectiva con los conductores.

5. Adaptación dinámica: En caso de surgir imprevistos, como tráfico o cambios en los pedidos, se deben realizar ajustes en tiempo real para mantener la eficiencia de las rutas. Los sistemas de planificación de rutas permiten realizar cambios y reasignaciones según sea necesario.

Para obtener mejores resultados es importante capacitar adecuadamente al personal involucrado en el proceso. De igual manera, se debe promover la retroalimentación de los operadores sobre el plan de rutas, esto permitirá mejorar el desempeño futuro de las operaciones de entrega.

Tipos de rutas de reparto

En la planificación de rutas de reparto, existen varios enfoques y estrategias que las empresas pueden emplear según sus circunstancias específicas. A continuación, exploraremos los diferentes tipos de rutas de reparto comunes en la industria:

Ruteo estático

Es un tipo de ruteo para realizar una planificación de rutas a mediano y largo plazo. Cómo su nombre lo sugiere, es una estrategia donde las rutas y los clientes que atiende no cambian en el tiempo, es decir, permanecen estáticos.

El ruteo estático suele utilizarse en empresas que tienen una demanda predecible y una base de clientes constante. Por ejemplo, una empresa de distribución de garrafones de agua potable cuyos clientes esperan recibir producto con una periodicidad específica (semanalmente, quincenalmente, etc.).

 El ruteo estático cuenta con algunas limitaciones:

• No considera las variaciones en el tamaño de las órdenes

• Suele ser complicado añadir nuevos clientes a una ruta

• Requiere de una reestructuración periódica

• Son ineficientes al surgir cambios de último minuto o excepciones operativas

Ruteo dinámico

El ruteo dinámico es una estrategia de planificación de rutas que se utiliza para crear rutas completamente nuevas diariamente. Este enfoque es especialmente útil en operaciones donde los volúmenes de pedidos son impredecibles o cuando los puntos de visita cambian con frecuencia.

Implementar ruteo dinámico en la operación puede ser un gran desafío, ya que se requiere el procesamiento eficiente de grandes volúmenes de información, así como un amplio conocimiento de los clientes, sus preferencias de entrega, la disponibilidad de la flota, los operadores entre otros factores. Sin embargo, cuando se ejecuta a través de un sistema de planificación, el ruteo dinámico puede ofrecer importantes beneficios al optimizar los tiempos, los recorridos y los costos de distribución.

Además de la optimización de rutas, el ruteo dinámico también permite una mayor capacidad de adaptación a situaciones imprevistas, como cambios de última hora en los pedidos o cancelaciones. Esto ayuda a reducir los errores y retrasos, mejorando la satisfacción del cliente y la eficacia operativa en general.

Ruteo híbrido

Como lo indica su nombre, es un tipo de ruteo que consiste en combinar los dos tipos de ruteo anteriores.

Esta estrategia generalmente se emplea en operaciones en las que existe ubicaciones recurrentes y nuevas. Por ejemplo, un centro de distribución puede enviar producto a sus tiendas físicas (ubicaciones recurrentes) y al domicilio de sus clientes que compraron en la tienda en línea (ubicaciones nuevas).

En un enfoque híbrido, se pueden establecer rutas predefinidas como punto de partida, lo que permite tener una estructura general establecida. Sin embargo, a medida que surgen nuevas paradas o cambios en las necesidades de entrega, se tienen la flexibilidad de agregar dinámicamente paradas adicionales a esas rutas predefinidas, optimizando el uso de los vehículos disponibles.

Por otro lado, también es posible tener rutas completamente estáticas como base y, cuando se requiera, crear rutas específicas para satisfacer las demandas del día de operación. Esto implica generar nuevas rutas en tiempo real, asignar o subcontratar transporte y secuenciar las paradas para optimizar los nuevos recorridos.

Ruteo por zonas

Consiste en dividir una región de entrega en zonas específicas. Cada zona se asigna a un repartidor que se encarga de todas las entregas dentro de esa zona. Generalmente se usa cuando hay una alta concentración de pedidos en áreas específicas o cuando no se cuenta con herramientas apropiadas para realizar un ruteo 100% dinámico.

Cada tipo de rutas tiene sus propias ventajas y consideraciones. La elección del enfoque adecuado dependerá de la naturaleza del negocio, sus clientes, la variabilidad de los pedidos, entre otros factores.

Beneficios de una ruta de reparto eficiente

Una planificación de rutas de reparto eficiente puede generar una serie de beneficios significativos para las empresas.

Reducción del kilometraje recorrido: La optimización de las rutas de reparto permite minimizar la distancia total recorrida por los vehículos de reparto. Al calcular rutas más cortas y eficientes, se reduce el kilometraje total requerido para completar las entregas. Esto conduce a una disminución de los costos de combustible, neumáticos y mantenimiento de los vehículos.

Mejor utilización de los recursos: Una planificación adecuada garantiza una mejor asignación de los recursos disponibles, como vehículos, conductores y horas de trabajo. Al optimizar las rutas, se maximiza la capacidad de carga de los vehículos y se optimiza la utilización de los recursos humanos. Esto se traduce en una mayor productividad y eficiencia operativa.

Aumento en la puntualidad de las entregas: Una ruta de reparto eficiente permite cumplir con las ventanas de tiempo de entrega acordadas con los clientes. Al planear las rutas con los compromisos de servicio en mente, se mejora la puntualidad de las entregas. Esto contribuye a una mayor satisfacción del cliente, fortalece la reputación de la empresa y genera lealtad hacia la marca.

Reducción de emisiones y huella ecológica: Una ruta bien estructurada también logra reducir la cantidad de tiempo utilizando la unidad y el combustible, lo que disminuye las emisiones de gases de efecto invernadero. Con una planificación consistente puedes ayudar a la sostenibilidad del planeta y al medio ambiente. Además, las nuevas generaciones prestan mucha atención a empresas que cuidan y respetan al planeta.

Trabajadores más felices y motivados: Al tener rutas óptimas, los operadores notarán una reducción de tiempo conduciendo las unidades, y la carga de trabajo será equilibrada entre los distintos operadores. Esto es fundamental para que lleguen motivados y felices a entregar al cliente, pues recuerda que es el único contacto directo que tendrá con tu empresa.

En conclusión, las rutas de reparto desempeñan un papel estratégico en la rentabilidad y competitividad de las empresas. Su eficiente planificación y ejecución impactan directamente los resultados económicos de las organizaciones, tanto en términos de reducción de costos como de generación de lealtad por parte de los clientes. Establecer un proceso de planificación de rutas efectivo se vuelve crucial para aprovechar al máximo los recursos disponibles y mejorar la eficiencia en las operaciones de entrega.