Ciudad de México – 7/Noviembre/2016

Dentro del mundo de la logística existen diversas metodologías que se encargan de la administración de proyectos, las cuales deben reunir los procedimientos necesarios para asegurar que la implementación de cualquier solución tecnológica sea exitosa y permita una correcta operación y gestión de la cadena de suministro. En ocasiones, es necesario que la empresa adopte cambios estructurales para mejorar su logística; en otras, se trata de pequeñas modificaciones que permiten eficientar procesos. La logística es parte esencial de una empresa, por lo tanto, para que un proyecto sea exitoso se debe diseñar un ciclo que contemple e involucre al proveedor, a la empresa y al cliente.

Las compañías se enfrentan a los desafíos de planear, dirigir y evaluar un proyecto logístico que mejore los procesos, fortalezca los eslabones que integran la cadena de suministro y detone la eficiencia organizacional, logrando trasladar la idea o iniciativa a proyectos concretos que agreguen valor y rentabilidad a lo largo del tiempo.

Pasos para administrar un proyecto logístico

Planear y establecer metas y objetivos del proyecto bajo las características SMART (específicos, medibles, alcanzables, realistas y oportunos).

Organizar y evaluar todos los recursos financieros, tecnológicos y humanos disponibles de la empresa, así como especificar las acciones a realizar y sus responsables.

Dirigir la ejecución de las actividades que se plasmaron en el cronograma durante la planeación y generar en el equipo de trabajo un sentido de comunicación efectiva, motivación, retroalimentación y reconocimiento del esfuerzo realizado. Además, realizar un plan de comunicación efectiva acorde con los objetivos de la empresa y que sirva como guía durante toda la vida del proyecto.

Controlar y verificar internamente los entregables —resultado de la ejecución del proyecto— para compararlos con el alcance establecido inicialmente. De ser necesario, se puede cambiar el rumbo de la estrategia mediante un plan de contingencia que retome el rumbo para cumplir con los objetivos y metas establecidas.

La administración de un proyecto logístico debe basarse al menos en las cuatro etapas del proceso administrativo que a continuación se describe:

1 Planeación. Esta es quizá la fase más importante del proceso, pues es cuando la compañía establece las metas y objetivos del proyecto a alcanzar, los cuales deben cumplir con las características SMART: specific (específicos); measurable (medibles); attainable (alcanzables); realistic (realistas); time-bound (oportunos). De la misma manera se deberán definir los entregables cronograma de actividades, recursos, costos y comunicación del proyecto. Cualquier desvío de los objetivos planteados, deberá ser inmediatamente notificado al equipo de trabajo para ajustar la estrategia y validar los factores internos y externos que puedan afectar el camino hacia las metas corporativas, así como considerar cualquier posible solución para mitigarlo.

2 Organización. En esta fase se evalúan todos los recursos financieros, tecnológicos y humanos disponibles de la empresa, así como especificar las acciones a realizar y los responsables a llevarlas a cabo. Además, se distribuyen y organizan los recursos para hacer un match que ayude a hacer mucho más eficientes las tareas y cumplir en tiempo y forma con lo planteado en el punto anterior.

3 Dirección. En la administración de un proyecto, la dirección se encarga de que se ejecuten las actividades que se plasmaron previamente en el cronograma durante la planeación. Para ello es necesario que el gerente o director encargado genere en el equipo de trabajo un sentido de comunicación efectiva, motivación, retroalimentación y reconocimiento del esfuerzo realizado. Por otra parte, es necesario realizar un plan de comunicación efectiva acorde con los objetivos de la empresa y que sirva como guía durante toda la vida del proyecto, el cual se actualice según se necesite. Este plan deberá identificar los roles dentro de la organización, el tipo de comunicación adecuada para que se asimile el mensaje a transmitir y que todo el equipo funcione bajo la misma directriz con la finalidad de lograr los objetivos. Adicionalmente, este documento servirá como una guía para llevar reuniones efectivas de seguimiento.

4 Control. Durante esta etapa, la persona asignada a la administración del proyecto será responsable de verificar internamente los entregables —resultado de la ejecución del proyecto— para compararlos con el alcance establecido inicialmente. De requerirlo, se puede cambiar el rumbo de las estrategias mediante un plan de contingencia que retome el rumbo para cumplir con los objetivos y metas establecidas previamente. Se recomienda realizar una encuesta de satisfacción y una auditoria interna para evaluar si se ha entregado el valor que el proyecto esperaba y conocer áreas de oportunidad. Finalmente, la buena planeación y ejecución de un proyecto debe ir ligada con un equipo de trabajo comprometido, motivado y constante, así como con objetivos claros a alcanzar y una comunicación efectiva entre el proveedor, empresa y cliente. La conjugación de todos estos factores hará un proyecto exitoso.

 

Gabriela Fernández <Assessment Consultant netLogistiK> y Eric González <Sr Project Leader netLogistiK>                                                                                              info@netlogistik.com

Si quieres ver la nota completa visita: http://es.calameo.com/read/001393942c1ef5606f2c2 (Pag. 48)

 

 

Categorías: Artículos

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