3 pasos para reducir costos de la cadena de suministro

Una cadena de suministro mal manejada es una fuga interminable de recursos. ¿Sabías que los costos de la cadena de suministro representan alrededor del 55% del costo total de un producto? Dado que los costos de la cadena de suministro impactan directamente en la rentabilidad y el éxito de un negocio, es importante hacer mejoras constantes en cada proceso logístico. Sin embargo, esta tarea no es fácil, ya que los cambios en el mercado exigen ajustes internos frecuentes para responder a los retos del día a día.

Es común pensar que la solución inmediata para enfrentar los retos del mercado es el empleo de soluciones tecnológicas. Sin embargo, la implementación de estas tecnologías será dolorosa si no existe una base sólida que la sustente. Mantener a la baja los costos de la cadena de suministro es indispensable, por lo cual hay que realizar un análisis estructurado y profundo de todos los eslabones de la cadena de suministro; evaluar su eficiencia y productividad asegurará la rentabilidad de la organización a largo plazo. Este análisis toma en cuenta 6 eslabones o funciones logísticas:

• Aprovisionamiento: planeación de la demanda, inventarios y compras

• Producción: manufactura

• Almacenaje: centros de distribución

• Transporte: propio y/o tercerizado

• Comercio internacional: importaciones y exportaciones

• Puntos de venta: físicos y electrónicos.

Paso 1: identificar los procesos más relevantes

La relevancia de un proceso de la cadena de suministro está relacionada con la centralidad que tiene con respecto a otros procesos. Las operaciones más relevantes son aquellas sin las cuales la entrega de un producto al consumidor final no podría suceder.

Por ejemplo, el aprovisionamiento puede ser altamente relevante en la cadena de suministro de una empresa que vende una gran variedad de productos, que trabaja con muchos proveedores y que procesa una alta cantidad de órdenes de compra.

En el caso del almacenaje, algunos indicadores de su relevancia pueden ser las políticas de manejo de inventario, el número de pedidos de clientes, las unidades de almacenamiento, entre otras consideraciones.

Al identificar cuáles son los procesos más relevantes de una operación, una empresa puede dedicar sus esfuerzos a resolver los problemas que están deteniendo su crecimiento o incrementando los costos de la cadena de suministro.

Paso 2: evaluar la madurez de los procesos más relevantes

La madurez de cada proceso se determina por características particulares, pero algunos criterios generales son el grado de estandarización, la estabilidad y la capacidad de mejora continua. Un proceso maduro mantiene una comunicación efectiva con todas las actividades que lo componen y con las demás operaciones de la cadena de suministro, es decir, trabaja eficiente y automáticamente, no se interrumpe fácilmente y está sincronizado con el resto de las operaciones logísticas.

Una forma de describir y categorizar la madurez de un proceso es la siguiente:

1. Proceso inmaduro: operaciones aleatorias, inestables e impredecibles que dependen de la experiencia del personal

2. Proceso funcional: procedimientos estandarizados y estables, toma de decisiones aislada, silos funcionales

3. Proceso integrado: procedimientos estandarizados, estables y con comunicación efectiva.

Por ejemplo, un proceso maduro de pronóstico de la demanda funciona mediante un software conectado al sistema de gestión que da seguimiento al abasto de la empresa. Los ejecutivos clave de la organización, junto con áreas comerciales y operativas, validan y ajustan la planeación de la demanda.

Un proceso inmaduro de pronóstico de la demanda consiste, por su parte, en que el área comercial estima las ventas que tendrá la empresa, sólo con base en sus conocimientos empíricos y con información incompleta.

Cabe aclarar que no todos los procesos de una empresa tienen que ser integrados, sólo es absolutamente necesario que lo sean los procesos más relevantes. Es importante mencionar que algunas organizaciones funcionan perfectamente bien con procesos inmaduros o funcionales, pero podrían observar un incremento en la utilidad si se aseguraran de simplificar sus procesos al máximo.

Las empresas más grandes, dado el tamaño de su operación, deben enfocarse en perfeccionar la mayoría de sus procesos, ya que en cada uno de ellos se genera una gran cantidad de información de valor que es importante aprovechar. Además, en operaciones grandes, un pequeño error o una pequeña fuga de recursos puede significar pérdidas importantes.

Paso 3: estructurar un plan de mejora de los procesos inmaduros

Una vez identificados los procesos más relevantes y menos maduros, el plan de mejora debe estar dividido en etapas para el corto, mediano y largo plazo. El propósito de crear una estrategia es reducir la cantidad de operaciones arbitrarias, empíricas e inestables a través de la implementación de un modelo operativo que satisfaga las necesidades del negocio y garantice la observación de buenas prácticas.

Para lograr que la cadena de suministro de una organización sea lo más eficiente posible –en cuanto a los recursos que utiliza y la información que genera– es importante crear una estructura en la cual se pueda basar el ágil funcionamiento de cada uno de los procesos. Esta estructura consiste en lo siguiente:

1. Una fuerza de trabajo capacitada: es importante capacitar a los operadores y documentar las buenas prácticas que han sido perfeccionadas para que la fluidez de la cadena de suministro siga aumentando. Toda operación establece buenas prácticas para cada uno de sus procesos con base en los aprendizajes reunidos a través del tiempo, pero no hay que dejar de lado la capacitación constante de la fuerza de trabajo, especialmente cuando hay cambios en la manera de llevar a cabo las tareas. La fuerza laboral debe estar involucrada en la implementación de nuevas tecnologías o equipos, ya que serán los operadores quienes se verán más afectados por cualquier cambio.

2. Un equipo directivo informado: un equipo directivo que esté en constante comunicación con las personas que manejan la operación diaria de la cadena de suministro eliminará los silos que impiden operar con fluidez. Es posible que, sin saberlo, una empresa tenga fugas de recursos en varios procesos; los directivos deben saber qué sistemas o equipos podrían implementar para evitarlas, con base en un conocimiento profundo de la operación.

3. Equipo de trabajo adecuado para cada proceso: existe la noción popular de que comprar equipos de trabajo para la cadena de suministro es muy costoso y, a pesar de que la inversión inicial es alta, adquirir equipos tales como montacargas, escáneres de radiofrecuencia, dispositivos de surtido, etc., puede disminuir los tiempos de varios procesos y reducir el tamaño de la fuerza laboral, lo cual se traduce en ahorros significativos. La compra de los equipos de trabajo adecuados puede ser más redituable que operaciones puramente manuales a corto, mediano y largo plazo.

4. Soluciones tecnológicas adaptables a cada operación: para cada operación de la cadena de suministro existe un software que utiliza IoT, Artificial Intelligence, Business Intelligence, Machine Learning, etc. Estos softwares son una parte fundamental de la estructura necesaria para reducir los costos de la cadena de suministro, dado que están hechos para simplificar procesos, reducir el tiempo que toma completar cada tarea y comunicar en tiempo real las partes de la cadena de suministro. Al igual que la adquisición de equipos de trabajo, la compra de tecnologías es una inversión costosa, pero redituable si el sistema adquirido es el adecuado. Una solución de tecnología para la cadena de suministro puede incrementar la fluidez de los procesos y eliminar fugas de recursos.

Cada uno de estos elementos debe ser implementado en función de las características específicas de cada operación: sus fortalezas, retos, objetivos y capacidad económica. Al integrar estos elementos a la cadena de suministro, las actividades logísticas podrán ser ejecutadas con mayor facilidad, estarán automatizadas, controladas y podrán ser medidas para generar información que permita tomar decisiones en tiempo real. En suma, un análisis profundo de cada proceso logístico incrementa las utilidades de una organización.