La importancia de las políticas de inventario: PEPS, PCPS y UEPS

Como bien sabrás, el inventario es uno de los activos más valiosos que tienes en tu empresa, por esto, es importante llevar un buen control de inventarios acompañado de políticas de inventario y procedimientos que te ayuden a administrarlo de forma correcta. Por el contrario, tener una mala gestión en tu almacén puede resultar en grandes pérdidas para tu empresa, por ello, debes definir y adoptar políticas de inventarios adecuadas para tus productos y operación. Pero, quizás te estés preguntando ¿Qué son las políticas de inventario? ¿para qué sirven? ¿Cuáles son las políticas de inventario adecuadas para gestionar mi almacén?

¿Qué son las políticas de inventario?

Las políticas de inventario son esas estrategias, métodos o instrucciones puntuales que sirven para definir cómo se van a gestionar los recursos que viven dentro de tu almacén. Son consideradas como base fundamental para poder tomar decisiones correctas e inteligentes dentro de la empresa, con respecto al almacén y a los distintos productos que guardas en él. Ten en mente que, para crear una política de inventario, debes responder las siguientes preguntas: 

• ¿Cada cuánto debo examinar el inventario?

• ¿Cada cuánto debo reacomodar mi almacén?

• ¿Cómo se comporta la demanda del producto?

También, debes tomar en cuenta que las políticas de inventario tienen como fin reducir los costos de mantener el inventario y evitar las pérdidas por daños en los recursos. Además, uno de sus principales propósitos es contar con stock disponible para poder responder ante las necesidades de tus clientes y aumentar tus ganancias.

¿Cómo se establecen las políticas de inventario?

Una serie de factores o variables que debes de tener en cuenta para la definición de políticas de inventario son: los costos, el nivel de servicio, las restricciones del proveedor, el tiempo de reabastecimiento, las características del producto, los patrones en la demanda, entre otros.

PEPS, UEPS y PCPS

A continuación, te presentamos las principales políticas de inventario que te ayudarán a dar el tratamiento adecuado a tu mercancía, y con ello, reducir la probabilidad de que tu inventario se deteriore o extravíe.

PEPS (primeras entradas, primeras salidas) 

También conocida por sus siglas en inglés FIFO (First In, First Out), se refiere a que los primeros artículos o materia prima en entrar al almacén, deben ser los primeros en salir. En otras palabras, la mercancía que más tiempo lleva en el almacén, será la primera en ser vendida. 

Es una política de inventario que se utiliza principalmente para evitar que los productos se deterioren por factores como luz, polvo, humedad y temperatura. Sin embargo, también puede servir para evitar que los artículos se vuelvan obsoletos dentro del almacén y se dificulte enormemente su venta. 

Algunas ventajas que presenta son las siguientes:  

• Permite tener un registro oportuno del inventario

• Reduce el mantenimiento de registros históricos, esto es debido a que los productos que salen antes son los más antiguos

• Existe una mayor rotación de los productos

• Aumenta el control de calidad y la vida útil de las garantías del fabricante.

Las 3 reglas de oro para implementar PEPS:

1. Crea etiquetas para toda la mercancía que entra al almacén. Las etiquetas te ayudarán a identificar visualmente la fecha en que la mercancía fue recibida, y por consiguiente, los operadores fácilmente identificarán el producto más viejo en el almacén.

2. Acomodo de tarimas adecuado. Nunca se deberán mezclar las tarimas, y mucho menos en ubicaciones de doble profundidad.

3. Asegurar acceso fácil al producto viejo. El acomodo de la mercancía en el almacén jugará un papel crítico para reducir la cantidad de movimientos necesarios para surtir las órdenes.

Existen sistemas de almacenamiento diseñados específicamente para garantizar el uso de la política PEPS, tal es el caso de la estantería dinámica o flow racks, mismos que permiten que los productos se introduzcan en un extremo del estante y se recuperen por atrás, lo que permite que el personal retire las tarimas más viejas sin mover las tarimas más nuevas.

PCPS (primeros en caducar, primeros en salir) 

Por otro lado, ligado a PEPS, existe una política de inventario denominada PCPS (primeros en caducar, primeros en salir), o por sus siglas en inglés FEFO (first to expire, first out), que se basa en el supuesto de que lo primero en caducar, deberá de ser lo primero en salir a la venta. Es decir, se trata de una política que usa la misma lógica que FIFO, pero manejando fechas de caducidad definidas. 

Es una política de inventario muy importante cuando se habla de productos perecederos y farmacéuticos, pues imagina las consecuencias de distribuir mercancía caducada, esto podría suponer una gran pérdida económica para tu empresa, acompañado también de una mala reputación y a la vez, una pérdida de tiempo que se traduce en más dinero. Por esto, se utilizan sistemas de gestión de almacenes en la industria de alimentos y bebidas, para implementar PCPS con éxito.

Algunos beneficios de utilizar esta política de inventario son:

• Organiza el inventario por fechas y lotes

• Previene merma por caducidad de artículos

• Optimiza la vida de anaquel 

• Garantiza mejores condiciones de salubridad.

¿Qué necesito para implementar PCPS en mi almacén?

• Los productos deben estar asociados a un lote o número de serie

• Cada lote debe contar con una fecha de caducidad

• Un sistema WMS (Warehouse Management System) que te permita registrar y controlar los lotes y fechas de caducidad.

Toma en cuenta que no todos los WMS del mercado cuentan con la funcionalidad necesaria para implementar la política de inventarios PCPS. Asegúrate en solicitar a tu proveedor confirmación de que su sistema tiene capacidad de capturar y procesar adecuadamente caducidades, lotes y números de serie.

UEPS (últimas entradas, primeras salidas)  

Conocida también por sus siglas en inglés como LIFO (last input, first output) se basa en la primicia de que la última mercancía en entrar al almacén será la primera en salir, por lo tanto, es un sistema que se utiliza para mercancía que no caduca en el tiempo. Por ejemplo, se puede utilizar con productos metálicos, plásticos o de vidrio. También funciona con materiales de construcción, pues pueden durar mucho tiempo almacenados sin deteriorarse.

Algunas de las ventajas que te puede ofrecer son: 

• Menos movimiento de materiales dentro del almacén

• Uso de pasillos multiusos (carga y descarga)

• Requiere menos espacio de almacén

• Reducción de accidentes y merma ocasionada por reacomodo de mercancía

• Aumento de productividad.

UEPS es la política de inventario más sencilla de implementar, sin embargo, no se recomienda para productos sujetos a caducidades, obsolescencia, garantías de fábrica o cualquier otro factor que pudiera generarle deterioro con el tiempo.

¿Qué política de inventario es mejor para mi operación logística? 

 La política de inventario que a cada empresa le conviene utilizar, varía, pues depende de muchos aspectos, entre ellos, el tamaño de la organización, el giro, etc. 

Las políticas PEPS/PCPS funcionan para empresas que tienen objetivos específicos y similares a los que se mencionan a continuación:

• Administrar productos que son perecederos y/o con un ciclo de vida corta

• Optimizar la salida de productos de temporada  

• Cumplir con certificaciones de industria (FDA, COFEPRIS, etc.).

La política de inventario UEPS funciona para empresas con objetivos específicos como: 

• Gestionar productos que no son propensos a sufrir por permanecer largos periodos de tiempo en el almacén. Es decir, sin fecha de caducidad 

• Reducir recorridos tanto de carga, como de descarga en el almacén 

• Mayor aprovechamiento de espacios, equipo y personal.

Una vez que tienes clara cada una de las políticas de inventario y sus beneficios, es momento de que evalúes, cuál se ajusta mejor a tus necesidades y procesos logísticos. Todo esto es necesario para poder llevar una buena gestión de tu inventario, y de los costos que éste genera a lo largo del tiempo. Recuerda que tu inventario es dinero estático, y tú, ¿Qué vas a hacer con él?