Políticas de inventario: PEPS, PCPS y UEPS conoce su importancia

Como bien sabrás, el inventario es uno de los activos más valiosos que tienes en tu empresa, por esto es importante llevar un buen control de inventarios, acompañado de políticas de inventario y procedimientos que te ayuden a administrarlo de forma correcta. De lo contrario, tener una mala gestión en tu almacén puede resultar en grandes pérdidas para tu empresa, por ello, debes definir y adoptar políticas de inventario adecuadas para tus productos y operación. Pero, quizá te estés preguntando: ¿Qué son las políticas de inventario? ¿Para qué sirven? ¿Cuáles son las políticas de inventario adecuadas para gestionar mi almacén?

¿Qué son las políticas de inventario?

Las políticas de inventario son estrategias, métodos o instrucciones específicas que definen cómo se gestionarán los recursos dentro de tu almacén. Estas políticas son consideradas la base fundamental para tomar decisiones correctas e inteligentes en la empresa, especialmente en lo relacionado con el almacén y los distintos productos que en él l. Ten en mente que, para crear una política de inventario, debes responder las siguientes preguntas:

• ¿Cada cuánto debo examinar el inventario?

• ¿Cada cuánto debo reacomodar mi almacén?

• ¿Cómo se comporta la demanda del producto?

Además, debes tener en cuenta que las políticas de inventario tienen como fin reducir los costos de mantener el inventario y evitar las pérdidas por daños en los recursos. Otro de sus principales objetivos es contar con stock disponible para poder responder ante las necesidades de tus clientes y aumentar tus ganancias.

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¿Cómo se establecen las políticas de inventario?

Para definir las políticas de inventario, es crucial considerar una serie de factores o variables, como los costos, el nivel de servicio, las restricciones del proveedor, el tiempo de reabastecimiento, las características del producto, los patrones de demanda, entre otros.

PEPS, UEPS y PCPS

A continuación, te presentamos las principales políticas de inventario que te ayudarán a dar el tratamiento adecuado a tu mercancía, reduciendo así la probabilidad de que tu inventario se deteriore o se extravíe. 

PEPS (primeras entradas, primeras salidas)

También conocida por sus siglas en inglés FIFO (First In, First Out), esta política establece que los primeros artículos o materia prima en entrar al almacén deben ser los primeros en salir. En otras palabras, la mercancía que lleva más tiempo en el almacén será la primera en ser vendida.

Es una política de inventario que se utiliza principalmente para evitar que los productos se deterioren debido a factores como la luz, el polvo, la humedad y la temperatura. Sin embargo, también es útil para prevenir que los artículos se vuelvan obsoletos dentro del almacén, lo que dificultaría significativamente su venta.

Algunas ventajas de esta política son:

• Permite tener un registro oportuno del inventario.

• Reduce la necesidad de mantener registros históricos, ya que los productos que salen primero son los más antiguos.

• Aumenta la rotación de los productos.

• Mejora el control de calidad y prolonga la vida útil de las garantías del fabricante.

Las 3 reglas de oro para implementar PEPS:

1. Crea etiquetas para toda la mercancía que entra al almacén. Las etiquetas te ayudarán a identificar visualmente la fecha en que la mercancía fue recibida, permitiendo que los operadores identifiquen fácilmente el producto más viejo en el almacén.

2. Acomodo de tarimas adecuado. Nunca se deben mezclar las tarimas, especialmente en ubicaciones de doble profundidad, para evitar confusiones y asegurar que los productos más antiguos se retiren primero.

3. Asegura un acceso fácil al producto viejo. El acomodo de la mercancía en el almacén debe facilitar la reducción de movimientos necesarios para surtir las órdenes, permitiendo un acceso rápido y eficiente a los productos más antiguos.

Existen sistemas de almacenamiento diseñados específicamente para garantizar la implementación de la política PEPS, como la estantería dinámica o flow racks.   Estos sistemas permiten que los productos se introduzcan en un extremo del estante y se retiren por el otro, lo que facilita que el personal extraiga las tarimas más viejas sin necesidad de mover las tarimas más nuevas.

PCPS (primeros en caducar, primeros en salir)

Por otro lado, relacionado con PEPS, existe una política de inventario denominada PCPS (Primeros en Caducar, Primeros en Salir), o por sus siglas en inglés FEFO (First to Expire, First Out). Esta política se basa en el principio de que los productos que están más próximos a caducar deben ser los primeros en salir a la venta. Es decir, utiliza la misma lógica que FIFO, pero priorizando las fechas de caducidad de los productos.

Es una política de inventario crucial cuando se trata de productos perecederos y farmacéuticos, ya que distribuir mercancía caducada podría acarrear graves consecuencias, como pérdidas económicas significativas, daño a la reputación de la empresa, y una pérdida de tiempo que se traduce en más costos. Por esta razón, se utilizan sistemas de gestión de almacenes en la industria de alimentos y bebidas para implementar PCPS con éxito.

Algunos beneficios de utilizar esta política de inventario son:

• Organiza el inventario por fechas y lotes.

• Previene merma por caducidad de artículos.

• Optimiza la vida en anaquel.

• Garantiza mejores condiciones de salubridad.

¿Qué necesito para implementar PCPS en mi almacén?

• Los productos deben estar asociados a un lote o número de serie.

• Cada lote debe contar con una fecha de caducidad.

• Un sistema WMS (Warehouse Management System) que te permita registrar y controlar los lotes y fechas de caducidad.

Ten en cuenta que no todos los WMS en el mercado cuentan con la funcionalidad necesaria para implementar la política de inventarios PCPS. Asegúrate de solicitar a tu proveedor la confirmación de que su sistema tiene la capacidad de capturar y procesar adecuadamente fechas de caducidad, lotes y números de serie.

UEPS (últimas entradas, primeras salidas)

Conocida también por sus siglas en inglés como LIFO (Last Input, First Output) esta política se basa en la premisa de que la última mercancía en entrar al almacén será la primera en salir. Por lo tanto, es un sistema adecuado para mercancías que no tienen una caducidad definida con el tiempo. Por ejemplo, se puede aplicar a productos metálicos, plásticos o de vidrio, así como a materiales de construcción, que pueden durar mucho tiempo almacenados sin deteriorarse.

Algunas de las ventajas que te puede ofrecer son:

• Menos movimiento de materiales dentro del almacén.

• Uso de pasillos multiusos (carga y descarga).

• Requiere menos espacio de almacén.

• Reducción de accidentes y merma ocasionada por reacomodo de mercancía.

• Aumento de productividad.

UEPS es la política de inventario más sencilla de implementar; sin embargo, no se recomienda para productos sujetos a caducidades, obsolescencia, garantías de fábrica o cualquier otro factor que pueda causar deterioro con el tiempo.

¿Qué política de inventario es mejor para mi operación logística?

La política de inventario más adecuada para tu empresa dependerá de varios factores, como el tamaño de la organización, el giro del negocio, entre otros.

Las políticas PEPS y PCPS son ideales para empresas que buscan:

• Administrar productos que son perecederos y/o con un ciclo de vida corta.

• Optimizar la salida de productos de temporada.

• Cumplir con certificaciones de industria (FDA, COFEPRIS, etc.).

La política de inventario UEPS funciona para empresas con objetivos específicos como:

• Gestionar productos que no son propensos a sufrir por permanecer largos periodos de tiempo en el almacén. Es decir, sin fecha de caducidad.

• Reducir recorridos tanto de carga, como de descarga en el almacén.

• Mayor aprovechamiento de espacios, equipo y personal.

Una vez que comprendas cada una de las políticas de inventario y sus beneficios, es momento de evaluar cuál se ajusta mejor a tus necesidades y procesos logísticos. Es fundamental para lograr una buena gestión de tu inventario, y controlar los costos asociados a lo largo del tiempo. Recuerda que tu inventario representa dinero estático; ¿cómo lo vas a gestionar?