9 tips para tener un proyecto de cadena de suministro digital exitoso

Contar con una cadena de suministro digital se ha vuelto prioridad para las empresas, pues hace más eficientes tus procesos, reduces costos operativos y mejoras el nivel de servicio que ofreces a tus clientes. Por esta razón y basados en nuestros más de veinte años de experiencia, desarrollamos una lista de nueve consejos que debes seguir para implementar un proyecto de digitalización con éxito.

9 consejos para implementar un proyecto de digitalización 

1. Toma el control del proyecto, tu proveedor debe ser un apoyo y guía

Por lo general, los proyectos más exitosos de implementación de tecnología para la cadena de suministro digital, tienen una característica en común: el cliente se apropia de la implementación y confía en su proveedor como soporte y guía. Muchas veces, se tiene la idea de que los proveedores deben ser responsables del éxito del proyecto porque son los "expertos", sin embargo, este no es el caso. Debes asegurarte de que tu equipo se sienta responsable y tome liderazgo en el proyecto, es decir, no dejes tu futuro en manos de otros, porque no encontrarás a nadie más interesado en tener éxito que tu propio equipo y empresa. Esto no significa que el proveedor no tenga ninguna responsabilidad; por el contrario, debe contribuir en todos los aspectos del proyecto, pues no hay que olvidar que son los expertos en la tecnología y la metodología.

2. Asigna un equipo al proyecto, con un gerente "respetado"

Tu proveedor de tecnología debe ayudarte a diseñar el equipo que necesitará para llevar a cabo el proyecto. Es importante, que tu equipo se centre completamente en las actividades del proyecto, por lo que, no caigas en la tentación de pedirles que continúen con su trabajo regular a la vez. Además, el gerente o líder del proyecto debe tener la credibilidad y autoridad requeridas dentro de la organización.

3. Involucra al equipo operativo durante el diseño de los nuevos procesos

Un error común en la implementación de un proyecto de cadena de suministro digital, es hacer que el equipo de TI sea responsable del diseño y la construcción de la solución final e involucrar a los usuarios finales (o equipo operativo) en las actividades finales del proyecto. Si es así, en el mejor de los casos, el equipo de operación aceptará y adoptará la nueva tecnología y procesos sin ninguna resistencia, pero en la mayoría de los casos, probablemente sí existirá una fuerte resistencia al cambio. Para evitar esto, el equipo operativo tiene que estar involucrado desde el principio.

4. Documenta adecuadamente el diseño de la solución

A menudo, la documentación se subestima y se ve como una pérdida de tiempo; el equipo se impacienta y quiere pasar a la fase de construcción. Sin embargo, es importante asignar suficiente tiempo para documentar el diseño, incluyendo al menos, diagramas de flujo de nuevos procesos, mapeo de interfaz, reglas de negocio, excepciones, y una lista de casos de uso. Lograr que todas las partes involucradas firmen el diseño de una solución, podría tomar un tercio de la duración del proyecto. Por lo tanto, es necesario asignar suficiente tiempo a esta actividad y no pasar a la fase de construcción hasta que todas las partes estén de acuerdo con el nuevo modelo operativo.

5. Asigna suficiente tiempo para las pruebas de aceptación del usuario

Las pruebas de aceptación del usuario suelen llevarse a cabo antes de implementar la nueva tecnología y los procesos. Existen casos en los que, el equipo de implementación cree que la tecnología está lista y están dispuestos a ponerla en producción sin suficientes pruebas finales. Por ello, asegúrate de tener una matriz de casos de uso sólida. Los clientes a menudo se sorprenden al saber que necesitan cientos de casos de uso documentados, pero al final entienden que, más pruebas equivalen a menos riesgos. Los casos de uso variarán dependiendo del proyecto, su complejidad, y qué tan crítica sea la tecnología que se va a implementar en el proyecto de cadena de suministro digital.

6. Dedica suficiente tiempo a la capacitación de los usuarios finales

Al final, la nueva tecnología será utilizada por los usuarios finales y los proyectos acumulan retrasos, por lo que, suelen reducir el tiempo de entrenamiento para recuperar parte de ese tiempo perdido. Debes saber que la tecnología tendrá muchas características para evitar errores humanos, pero si los usuarios finales no están bien capacitados, la tecnología fallará y experimentarás disrupciones en tu cadena de suministro. Tu proveedor debe ayudarte a diseñar un buen plan de capacitación y formación para la nueva tecnología a implementar.

7. Agenda reuniones mensuales con un comité directivo

Por lo general, hay problemas que no pueden ser resueltos por tu equipo o el proveedor. Por esto, necesitas agendar reuniones mensuales con el comité directivo para resolver problemas que se presenten a lo largo del proyecto. Debes incluir al menos los siguientes temas: porcentaje del progreso vs. planificado (¿estamos en un estado verde, amarillo o rojo?); descripción del progreso en el último mes; principales problemas y aquellos que requieren escalamiento; descripción de las actividades para el próximo mes; y el próximo hito que se completará. Es un error común que los equipos cancelen o retrasen esta reunión, lo cual indica que hay problemas, por eso, asegúrate de que se lleve a cabo.

8. Comienza con el diseño y la construcción de la integración lo antes posible

Una de las principales razones de los retrasos, es la integración de la nueva tecnología en los sistemas reales. La mayoría de los proveedores de tecnología venderán una "integración perfecta", pero eso es demasiado optimista. Para una integración exitosa, hay trabajo por hacer, y podría tardar varias semanas (incluso meses, dependiendo de la complejidad), incluido el diseño, la definición de casos de uso y la configuración o el desarrollo y las pruebas.

9. Sigue la metodología y nunca inicies un entregable antes de terminar el anterior

Cerciórate de que tu proveedor tenga una metodología probada y que existan suficientes entregables o hitos definidos, a menos, que el comité directivo diga lo contrario, nunca permitas que tu equipo comience un nuevo hito antes de terminar el anterior. En varias ocasiones, cuando una actividad se retrasa, el equipo se siente muy tentado a ajustar el plan y comenzar a trabajar en paralelo en múltiples actividades. La mayoría de las veces, estos cambios de rumbo solamente generan más retrasos. El mejor enfoque consiste en cambiar el estado del proyecto a rojo y centrarse en terminar el hito retrasado, asignar suficientes recursos y crear más reuniones de seguimiento para informar sobre el progreso.

La implementación de nuevas soluciones para la cadena de suministro digital no sólo se trata de software o hardware; también debe considerar a las personas y a los procesos. Recuerda que la tecnología es necesaria para aumentar la rentabilidad, mejorar la eficiencia, obtener más visibilidad y reducir los costos, pero para lograrlo, debes implementarla. Siguiendo estos consejos, aumentarás tu probabilidad de éxito.