Todo lo que debes saber sobre los costos de mantener inventarios

Planeación de la demanda

 

Muchas personas piensan que el crecimiento de una empresa está asociado a sus ventas y a la demanda que hay de sus productos, pero un análisis más profundo de cualquier empresa revela que su éxito va más allá de sus ventas, y puede depender en gran parte de cómo lleva a cabo los procesos de su cadena de suministro. Uno de los procesos que frecuentemente detienen el crecimiento de una empresa es el control de inventarios. Para potenciar las utilidades de un negocio, es antes necesario planear la demanda y llevar un control cercano de los costos de mantener inventarios.

 

¿Qué son los niveles de inventario?

 

El nivel óptimo del inventario se refiere a la cantidad de productos que debe haber en el almacén para cumplir con la demanda, sin incurrir en costos de mantenimiento excesivos. Si hay un excedente de productos, mantenerlos no es redituable; si hay muy pocos productos, puede haber desabasto.

Determinar los niveles óptimos de inventario es una tarea compleja, ya que, para lograrlo, las empresas deben considerar múltiples factores, tales como:

  • Variabilidad en la demanda

  • Rotación del inventario

  • Estacionalidad

  • Tipo de producto

  • Caducidades

  • Lead times (tiempos de entrega)

 

¿Qué es la optimización de inventarios?

 

La optimización de inventarios es un proceso que evalúa los pronósticos de la demanda y las ventas históricas de una empresa para mantener en stock la cantidad adecuada de cada producto. Esta práctica tiene el propósito de incrementar la rentabilidad de un negocio, dado que no hay productos excedentes ni faltantes que provoquen pérdidas o fugas de recursos para la empresa.

Además de satisfacer la demanda, la optimización de inventarios controla los costos resultantes de su almacenamiento; a dichos costos se les conoce como costos de mantener inventarios y, dependiendo de la industria y del tipo de producto, suelen representar entre el 20% y el 30% del valor anual del inventario. Por ello, para garantizar la rentabilidad del negocio, es indispensable cuantificar y vigilar de cerca los niveles de inventario.

 

¿Cuáles son los costos de mantener inventarios?

 

Los costos de mantener inventarios equivalen a los costos de resguardar el stock durante el periodo de tiempo previo a su venta. Generalmente, los costos de mantener inventarios se cuantifican como un porcentaje del valor total del inventario anual. Para calcular estos costos, se deben considerar todos sus componentes:

  • Costo de capital

  • Costo de almacenamiento

  • Costo de servicios

  • Costo de riesgo

1. Costo de capital

 

Comúnmente, el costo del capital representa la mayor porción del costo total de mantener inventarios: considera el monto invertido en la fabricación o compra de un producto, el monto de cualquier interés incurrido para financiar la adquisición inicial de ese producto y el costo de oportunidad de dicha inversión. Optimizar los niveles de inventario reduce el costo de capital y libera flujo de efectivo que la organización puede invertir en otros proyectos.

2. Costo de almacenamiento

 

Los costos de almacenamiento representan los recursos invertidos en mantener inventarios en un almacén o centro de distribución. Los costos de almacenamiento incluyen costos fijos (como la renta o hipoteca de un inmueble adecuado para el tipo de mercancía almacenada) y costos variables (como electricidad, agua, mantenimiento, etc.) Tener sobreinventarios —un exceso de productos— se traduce en la necesidad de un mayor espacio de almacenamiento, y con ello, en un aumento de las rentas y otros costos. Además, hay productos que requieren cuidados especiales, como los congelados, por ejemplo; las especificaciones de cuidado de esta mercancía incrementan considerablemente los costos de almacenamiento.

3. Costo de servicios

 

En esta categoría se incluyen los costos del software y hardware utilizados para manejar los movimientos de mercancía dentro del almacén, tales como un sistema de gestión de almacenes (WMS), terminales de radiofrecuencia, sistemas para surtido de órdenes, etc. También las primas de seguro del inventario son consideradas costos de servicios. El costo de la póliza de seguro incrementa de acuerdo con el valor del inventario almacenado. Además, en algunos países existen impuestos específicos al almacenamiento de productos, los cuales caen bajo la categoría de costos de servicio.

4. Costos de riesgo

 

Se contemplan aquí los costos ocasionados por merma, obsolescencia, robo y depreciación. Cada vez que deja de ser viable vender uno de los productos, ya sea porque se perdió, expiró o por cualquier otra causa, debe ser contabilizado como un costo de riesgo. Una vez más, tener sobreinventario aumenta la probabilidad de que el stock se dañe, lo cual provoca un alza en los costos de mantener el inventario.

 

Costos de inventarios

 

¿Cómo reducir los costos de mantener inventarios?

 

La frontera entre pérdidas y utilidades suele ser borrosa: monitorear de cerca y frecuentemente los costos de mantener inventarios nos ayudará a identificar si representan una proporción desmesurada del valor del inventario anual o no. De ser así, la organización deberá analizar si tiene un exceso de stock de seguridad, revisar la manera en que pronostica sus ventas, define sus políticas y frecuencias de compra, o bien, verificar que sus operaciones estén basadas en las mejores prácticas de gestión de almacenes.

 

¿Cómo determinar los niveles de inventario adecuados?

 

Existen distintos métodos estadísticos y soluciones de tecnología para lograr una planeación de la demanda efectiva. Estos recaban la información necesaria para determinar cuáles son los niveles óptimos de inventario. De igual manera, resultan de gran ayuda los sistemas de gestión de almacenes (WMS) que permiten monitorear en tiempo real las existencias de cada producto. Cuando una organización busca reducir costos operativos y riesgos, puede utilizar estos softwares para procesar información sobre cambios en la demanda y movimientos en los almacenes. De esta manera, una empresa puede dedicar sus recursos a procesos más redituables e incrementar su rentabilidad.