¿Cuáles son las principales funciones de un almacén?

En el mundo de la logística, los almacenes juegan un papel crucial en el éxito de cualquier empresa. Son instalaciones que para el cliente final pasan desapercibidas o son entendidas como algo lejano o ajeno a ellos. Sin embargo, es importante recordar las principales funciones de un almacén, pues gracias a todas ellas, es que tenemos nuestros productos favoritos en la puerta de nuestra casa o en nuestras tiendas de confianza, como los supermercados. Continúa leyendo para descubrir qué es un almacén, sus funciones y algunos consejos para realizarlas de manera adecuada.

¿Qué es un almacén?

En palabras sencillas, un almacén suele definirse como un espacio físico que ha sido diseñado y equipado para almacenar y manejar materias primas o productos terminados de forma segura y organizada durante las diferentes etapas de su ciclo de vida hasta llegar a su consumidor final. Sin embargo, en la práctica, un almacén es mucho más que eso. Con el acelerado crecimiento del e-commerce, los almacenes de mercancías se han vuelto una necesidad, ya que garantizan la disponibilidad de productos de temporada durante todo el año.

El almacén es uno de los elementos más importantes en la logística, pues en él, se llevan a cabo una serie de procesos y operaciones dinámicas que pueden generar un retorno de inversión rentable, siempre y cuando se emplee de manera eficiente.

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¿Cuáles son las principales funciones de un almacén?

Muchas veces, como consumidores, no nos damos cuenta de la cantidad de trabajo que hay detrás de cada producto que adquirimos diariamente. Por ello, a continuación, te presentamos las funciones fundamentales de un almacén.

1. Recepción de la mercancía

Consiste en recibir y revisar todos los productos que llegan al almacén, asegurándose de que coincidan con la información proporcionada en los documentos de envío.

En otras palabras, se refiere a verificar la cantidad, estado y características de cada producto, y resguardarlos posteriormente en sus ubicaciones correspondientes. Por lo tanto, una de las principales funciones de un almacén en cuanto al recibo de mercancía es llevar cabo una inspección y control de la calidad de los productos recibidos, verificando que están en buen estado, sin daños visibles o faltantes.

Tips para un recibo de mercancía adecuado:

• Preparar el área de recepción con anticipación, asegurándote de tener suficiente espacio, herramientas y personal para llevar el proceso eficientemente

• Verificar la cantidad, calidad, características y embalaje de los productos

• Registrar y documentar la información relevante sobre el recibo de mercancía, como la fecha y hora de recepción, número de orden de compra, proveedor, etc.

• Comunicar inmediatamente al proveedor cualquier discrepancia o problema que surja durante el recibo.

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2. Almacenaje de la mercancía

El almacenaje de la mercancía es una de las principales funciones de un almacén. Su objetivo es resguardar la mercancía en el almacén de manera sistemática y ordenada, rigiéndose por las políticas de acomodo y clasificación establecidas por cada empresa. Una clasificación muy común para almacenar la mercancía es el método ABC. 

Las instalaciones de un almacén están diseñadas para dar un entorno ideal a cada producto almacenado. Esto incluye el control de la temperatura, la iluminación, la ventilación, la altura de los pallets, entre otros aspectos. Todo esto se realiza para proteger los productos y evitar su deterioro o daño, pues hay que recordar que el inventario representa dinero estático. Si deseas obtener más información sobre el control del inventario, haz clic aquí.

Tips para un almacenamiento adecuado:

• Acomodar la mercancía de manera organizada para ahorrar espacio y, al mismo tiempo, evitar daños o deterioro.

• Tener trazabilidad en línea del inventario para conocer las ubicaciones ocupadas y vacías, así como la identificación de cada producto almacenado.

• Utilizar las políticas de inventario que mejor se adapten a nuestros productos. 

• Implementar un Sistema de gestión de almacenes (WMS) que te ayude a identificar tus productos y controlar sus entradas y salidas.

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3. Gestión de inventarios

La gestión de inventarios es una función crucial en un almacén, ya que implica supervisar y controlar los niveles de existencias o stock con el objetivo de garantizar un flujo eficiente de productos. El propósito es mantener una cantidad adecuada de acuerdo a la demanda, evitando así tener inventario en exceso o escasez. Además, una administración efectiva de los inventarios es fundamental para minimizar costos operativos y, al mismo tiempo, optimizar el servicio al cliente.

Esta función también implica tener una visibilidad y rastreabilidad del movimiento de mercancías dentro y fuera del almacén, la actualización de los registros de inventario y el pronóstico de futuras necesidades. 

Tips para una gestión de inventarios adecuada:

• Realizar un análisis de la demanda de cada producto utilizando datos históricos de ventas, tendencias del mercado, entre otros. Esto con el fin de estar preparado para la demanda futura y evitar sorpresas desagradables.

• Utilizar un software especializado de pronóstico de inventarios como GAINS Demand Planning and Forecasting, para gestionar y reducir tu inventario de manera eficiente.

• Implementar un WMS mejorará la precisión y eficiencia de tu gestión. Con él, podrás realizar un seguimiento en tiempo real, generar informes, facilitar el reabastecimiento, etc.

4. Preparación de pedidos

Mejor conocido como surtido o picking, es considerada una de las funciones más costosas del almacén, llegando a representar hasta el 55% de los costos operativos de una empresa. Esta función del almacén se centra en recolectar, verificar y empacar los productos solicitados por los clientes, asegurando precisión en cada paso.

Con una correcta preparación de pedidos, lograrás cumplir con los plazos de entrega y mejorar el fill rate o nivel de servicio, lo que se traduce en una mayor satisfacción de los consumidores. Si deseas aprender cómo evitar errores de exactitud en la preparación de pedidos, haz clic aquí.

Tips para una preparación de pedidos adecuada:

• Utilizar algún sistema de preparación de pedidos como Voicepicking, Pick to light, Put to light, entre otros. Estos sistemas facilitan el surtido de manera eficiente y precisa.

• Minimizar los movimientos y recorridos de los operarios por el almacén

• Tener la información de pedidos clara y ordenada, siguiendo la secuencia de surtido

• Implementar un software de preparación de pedidos para agilizar el picking en el almacén.

5. Servicios de valor agregado

Los servicios de valor agregado son aquellos que proporciona un almacén con el objetivo de agregar elementos específicos a un producto, sin cambiar su naturaleza, antes de ser enviado. Como su nombre lo indica, estos servicios buscan ofrecer algo más al cliente, es decir, un valor agregado, para sobresalir entre la competencia y aumentar el nivel de satisfacción de los clientes. Algunos de los servicios de valor agregado más comunes son la preparación de kits o kitting, el etiquetado, empaque y reempaque de los productos, etc.

Tips para que los servicios de valor agregado sean adecuados:

• Comprender las necesidades, deseos y expectativas de los consumidores

• Agregar personalización en cada uno de los servicios para que el cliente se sienta escuchado

• Mantener altos niveles de calidad para garantizar que los servicios son realizados con absoluta precisión

• Realizar una planeación de la demanda para poder adelantar los diferentes procesos de valor agregado.

6. Embarque de mercancía

El embarque de mercancía, es una función del almacén que se encarga de preparar y organizar la salida de los productos hacia sus destinos finales. Este proceso involucra una serie de pasos, como la verificación de la cantidad y calidad de los productos que están por ser enviados, la selección de los embalajes correctos, la preparación de documentación necesaria, la asignación de rutas de envío y la coordinación con servicios de transporte.

El objetivo principal de esta función es garantizar que los productos se entreguen de manera segura y eficiente a los clientes, cumpliendo con la promesa de entrega previamente pactada.

Tips para un embarque de mercancía adecuado:

• Planificar y organizar las operaciones de embarque con anticipación, para garantizar que los productos se seleccionen y empaquen de manera correcta

• Realizar una verificación de la calidad de los productos para evitar que se envíen en un estado defectuoso

• Asegurarse de contar con la documentación necesaria, como facturas, guías de envío, etiquetas, Carta Porte, etc. Esto facilitará el seguimiento de la mercancía y evitará errores en la entrega.

• Coordinar eficazmente a los transportistas y mantener una comunicación fluida con los clientes para proporcionar actualizaciones sobre el estado de su envío. Si quieres saber más tips para brindar una buena promesa y experiencia de entrega, haz clic aquí.

En conclusión, el almacén proporciona tanto la infraestructura como el personal necesario para realizar estas funciones, las cuales son fundamentales para la gestión logística de una empresa y contribuyen a garantizar un flujo eficiente de productos y servicios.

Recuerda que para llevar a cabo las principales funciones de un almacén (como recibo de la mercancía, almacenaje, gestión de inventarios, preparación de pedidos, servicios de valor agregado y embarque) de manera eficiente puedes ayudarte de sistemas y herramientas tecnológicas.

Si tienes alguna duda sobre cuál se adapta mejor a tus necesidades, no dudes en contactar a nuestros expertos para recibir asesoría.