Inventario en Excel: evaluando su viabilidad en la era digital

La administración moderna de inventarios requiere precisión, eficiencia y visibilidad en tiempo real. Durante años, realizar el inventario en Excel ha sido considerado confiable debido a su flexibilidad y accesibilidad, adaptándose a empresas de todos los tamaños. Sin embargo, en un mundo empresarial en constante evolución, es importante analizar si Excel sigue siendo una buena opción para gestionar inventarios.

Inventario en Excel: Un vistazo al pasado

Durante tres décadas, Excel ha sido una herramienta ampliamente utilizada para gestión de inventarios en pequeñas y medianas empresas. Esta aplicación de hoja de cálculo, conocida por su facilidad de uso y bajo costo, permite llevar un registro de los productos en inventario, incluyendo cantidades y movimientos de entrada y salida. Sin embargo, a pesar de esto, gestionar el inventario en Excel presenta varias desventajas, lo que sugiere dudas sobre si es idóneo para controlar este activo que determina en gran medida la liquidez de una empresa.

Si bien las hojas de cálculo ofrecen una solución práctica para el seguimiento de inventarios, su funcionalidad limitada y su tendencia a errores pueden afectar la precisión y eficiencia de las operaciones. Además, la falta de capacidades avanzadas de análisis y la dificultad para escalar el sistema pueden obstaculizar el crecimiento y desarrollo de las empresas a largo plazo.

Para superar estas limitaciones, muchas empresas están optando por sistemas de gestión de almacenes (WMS, por sus siglas en inglés) más sofisticados y especializados. Estos sistemas ofrecen una amplia gama de funcionalidades, lo que permite a las empresas mejorar la eficiencia operativa y tomar decisiones más informadas.

Desventajas de utilizar Excel para la gestión de inventario

1. Información no actualizada en tiempo real: La falta de automatización dificulta el acceso a información en tiempo real sobre el estado del inventario. Además, el proceso de pasar la información del papel al Excel añade demoras.

2. Limitaciones para el control de inventario: Aunque Excel es un poderoso programa de cálculo, no está diseñado como software específico para el control de inventario, lo que supone una responsabilidad grande sobre la persona que diseña, alimenta y resguarda la estructura de la hoja de cálculo.

3. Seguridad de los datos y pérdida de información: Trabajar con inventario en software de hojas de cálculo puede poner en riesgo la seguridad de los datos de la empresa. Adicionalmente, los archivos pueden ser fácilmente alterados, borrados o accedidos sin autorización, poniendo en riesgo la integridad de los datos.

4. Captura de datos manual: La captura de datos durante las operaciones como el Pick y Put debe hacerse manualmente, lo que aumenta la posibilidad de errores. Esto no solo afecta la precisión de los registros del inventario, sino que también puede conducir a decisiones erróneas basadas en datos incorrectos o desactualizados.

5. Limitación para gestionar políticas de inventario: La administración de las políticas FIFO, FEFO, LIFO, etc. resulta casi imposible de administrar en una hoja de cálculo. En consecuencia, aumenta considerablemente el riesgo de merma y obsolescencia.

6. Falta de trazabilidad: Excel no proporciona trazabilidad sobre todos los movimientos que ocurren dentro de un almacén. Mucho menos queda registro de la fecha, hora y operario que realizó en movimiento.

7. Limita el potencial del almacén: Una hoja de cálculo no podrá asistir al personal del almacén en ninguna de sus tareas habituales. En contraste, un WMS puede asignar tareas automáticamente, sugerir recorridos lógicos, corregir discrepancias en el inventario, llevar a cabo auditorías y en general aumentar la productividad y eficiencia de la operación. 

8. Ausencia de uso de volumetrías: Un inventario en Excel no te proporciona herramientas para gestionar la capacidad de almacenamiento y el peso que puede soportar cada ubicación, lo que puede resultar en una utilización ineficiente del espacio.

9. Bajos niveles de servicio: La falta de información en tiempo real puede llevar a situaciones en las que se necesite un producto para embarque, pero no esté disponible o no se sepa su ubicación exacta.

Las ventajas de utilizar Excel para la gestión de inventario son evidentes:

1. Economía: Excel es una opción de bajo presupuesto o incluso gratuita, lo que permite mantener un control sin que represente un costo adicional y un impacto en las finanzas de tu negocio.

2. Facilidad de uso: Las hojas de cálculo son una herramienta intuitiva que la mayoría de las personas ya saben cómo utilizar, lo que facilita su implementación en la empresa.

Desafíos de llevar el inventario en Excel

• Dificultades en la integración: Integrar Excel con otros sistemas, como ERP o sistemas de punto de venta, puede ser complicado y propenso a errores, lo que limita la automatización del flujo de datos a través de los sistemas transaccionales de la organización.

• Elevados costos asociados a procesos manuales: Los procesos manuales como el picking y la preparación de pedidos representan aproximadamente el 50% de los costos totales en almacenes no automatizados. Estos costos pueden aumentar significativamente debido a la falta de automatización que ofrece las hojas de cálculo.

• Falta de Tecnología Actualizada: La ausencia de tecnología actualizada puede exponer a las organizaciones a la pérdida de clientes debido a la falta de información precisa y oportuna. Esto representa un riesgo significativo para la competitividad en el mercado, ya que la capacidad dé respuesta rápida y precisa es crucial en entornos empresariales dinámicos.

Alternativas para dejar de usar hojas de cálculo para controlar el inventario 

La mejor alternativa es un Warehouse Management System (WMS). Esta es una herramienta informática especializada diseñada para supervisar de manera integral todas las operaciones y flujos de materiales dentro de un almacén o centro de distribución. Funciona como el núcleo operativo, encargado de optimizar la eficacia del almacén mediante la coordinación de actividades, recursos humanos y equipos.

En el día a día de la gestión del almacén, el WMS coordina y controla todas las actividades, desde la recepción de mercancías hasta la preparación de pedidos, ofreciendo una visión actualizada y en tiempo real del estado del inventario tanto en las áreas de almacenamiento como en tránsito.

Observa un caso de éxito del sistema WMS

Conclusión

En conclusión, aunque Excel ha servido durante décadas como herramientas fundamentales en la gestión de inventarios, los desafíos actuales del mercado y las demandas de operaciones logísticas más complejas revelan sus limitaciones. La seguridad de los datos, la eficiencia en el manejo de políticas de inventario, la trazabilidad y la automatización son solo algunos de los aspectos en los que estos programas se quedan cortos. 

A medida que las organizaciones evolucionan y buscan competitividad, la tecnología avanzada se convierte en un diferenciador clave. Un WMS no solo supera las limitaciones de las hojas de cálculo, sino que transforma activamente la gestión de almacenes, mejorando la precisión, la eficiencia y proporcionando una ventaja estratégica significativa en la logística.

Por lo tanto, la transición de una administración de inventario basada en hojas de cálculo a soluciones más robustas y especializadas como un WMS es más una inversión en el futuro que un costo. Es un paso esencial hacia la madurez operativa y la excelencia en la cadena de suministro.