Inventarios físicos: Qué son, ventajas y más

El inventario es uno de los activos más valiosos para cualquier empresa, sencillamente porque es dinero invertido. Si no llevas una buena administración de tus inventarios, podrías tener miles de productos obsoletos que se traducirían automáticamente en pérdidas para tu negocio y en costos operativos.

Un aspecto clave es llevar adecuadamente los inventarios físicos para no tener sorpresas desagradables en un futuro. Sigue leyendo el siguiente artículo para conocer a detalle lo más importante de los inventarios físicos y descubre la importancia que suponen para el éxito de tu negocio.

¿En qué consisten los inventarios físicos?

Los inventarios físicos consisten en contar de manera precisa la cantidad total de cada producto disponible en el almacén, con el propósito de realizar una revisión comparativa con el inventario teórico (el inventario registrado en un sistema o una hoja de cálculo). Este proceso permite verificar la exactitud de los datos y detectar posibles discrepancias entre la mercancía física y la información registrada.

En otras palabras, los inventarios físicos son importantes y de gran ayuda, ya que te permiten saber qué productos tienes almacenados y en qué cantidades. Además de identificar las diferencias con el inventario teórico, podrás detectar la existencia de los famosos “robos hormiga” o si tienes productos dañados u obsoletos por el tiempo que llevan almacenados.

En resumen, realizar este proceso adecuadamente puede ayudarte a detectar y corregir discrepancias en el inventario, lo cual será fundamental para evitar errores o problemas futuros, como prometer a un cliente un producto que en realidad no tienes disponible.

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¿Cómo llevar a cabo el conteo de inventarios físicos?

Realizar un conteo físico de inventario es un proceso clave para garantizar la precisión y confiabilidad de tus registros. Aquí te presentamos los pasos clave para llevarlo a cabo efectivamente:

1. Planificación y programación: Establece una fecha y hora para realizar el conteo. Considera llevarlo a cabo en períodos de menor actividad en el almacén ya que debes tomar en cuenta que tendrás que parar tus operaciones diarias. Además, ten en cuenta la disponibilidad de personal, pues deben estar capacitados y concentrados para no cometer errores humanos que sean contraproducentes, ocasionando que registren la información de manera incorrecta.

2. Preparación del almacén: Antes de realizar el conteo, el almacén debe encontrarse limpio y ordenado para realizar la operación con rapidez y eficiencia. Además, cada ubicación y pasillo deberán estar etiquetados para evitar errores durante el proceso y será importante contar con suficiente iluminación y acceso fácil a las distintas áreas del almacén.

3. Asignación de responsabilidades: Cada operador deberá tener asignada un área específica del almacén, y será importante proporcionar instrucciones claras sobre cómo realizar el conteo.

4. Uso de herramientas tecnológicas: Anticipa y considera todos los materiales y equipo que requerirás para realizar el conteo. Para agilizar el proceso y minimizar errores será clave utilizar herramientas como códigos de barras, escáneres o sistemas RFID.

5. Conteo exhaustivo: Cada operador deberá contar meticulosamente los productos en el área que previamente asignada y registrará las cantidades observadas. Recuerda que, en esta etapa del proceso, la comunicación entre los operadores y los supervisores será fundamental para resolver cualquier duda o discrepancia que se presente.

6. Ajuste de inventario: En caso de que existan discrepancias, se deberá realizar un ajuste de inventario para corregir las cantidades a nivel ubicación-producto.

7. Actualización de registros: Al finalizar el conteo deberás actualizar tus registros con los resultados del conteo físico. Además, será importante generar informes detallados que muestren las diferencias encontradas y las medidas correctivas tomadas.

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Recuerda que, contar el inventario de manera regular te brindará información valiosa para tomar decisiones estratégicas como la planificación de compras, la identificación de productos con baja rotación, entre otras.

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¿Qué es la confiabilidad del inventario y por qué es importante?

La confiabilidad del inventario se refiere a tener un inventario actualizado (con control de entradas y salidas) y preciso en tiempo real, para identificar aquellos movimientos que ha tenido cada uno de los productos de tu almacén. En otras palabras, es tener una exactitud a nivel ubicación-producto del 99.99% en todo momento.

Por otro lado, una baja confiabilidad o inexactitud del inventario puede traerte distintos problemas para tu negocio, entre ellos están:

• Sobreinventario: tener productos de más que te cuesta mantener en el almacén. El sobreinventario es especialmente dañino para negocios sujetos a estacionalidad, que manejan fechas de caducidad, productos frágiles, etc.

• Desabastecimiento: al no saber con certeza qué productos tienes y en qué cantidades, será muy fácil quedar mal con tus clientes

• Incremento en los costos de mantener el inventario: el almacenar productos dañados u obsoletos puede traerte mayores costos

• Incremento en la posibilidad de robos: al no saber con precisión de qué se conforma tu inventario, aumentas el riesgo de que “desaparezca” producto del almacén.

¿Qué sistemas me pueden ayudar a optimizar mi inventario?

Sistema de gestión de almacenes

Conocido también como WMS (Warehouse Management System, por sus siglas en inglés). Se trata de una solución que te ayudará a controlar las entradas, salidas, movimiento y acomodo de la mercancía dentro del almacén. Además, permite optimizar, medir y controlar las distintas operaciones que ahí suceden.

Con ayuda de un sistema de estos, podrás tener completa visibilidad y trazabilidad de los productos y tareas realizadas en tiempo real.

Un WMS será de gran utilidad para registrar de forma efectiva toda la información del inventario de los productos que manejas, y de esta manera evitarás realizar procesos manuales y retrabajos. Además, te permitirá detectar con facilidad las diferencias presentes en el inventario, pues cuando exista un error, ya sea de acomodo o estatus de un producto, se puede corregir el inventario físico vs. el teórico (que tiene el sistema) en ese mismo momento.

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Sistema de planeación de la demanda y optimización de inventarios

Un sistema de estos te ayudará a optimizar los procesos de planeación de la demanda, el nivel de servicio y los niveles de inventario a lo largo de tu cadena de suministro. Aunque este sistema no controla los movimientos de inventario, sí determina la cantidad óptima que debes tener y de manera indirecta facilita el control pues solo trabajas con el inventario requerido.

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Ventajas de realizar un conteo de inventarios físicos

A continuación, te mencionamos algunos de los beneficios que podrás alcanzar al realizar el conteo de tu inventario físico.

• Realizar un conteo de tus inventarios físicos te permite tener un inventario actualizado y al día, lo que te ayudará a cumplir con los pedidos que demandan tus clientes lo más pronto posible o en su caso, poder informarles una fecha aproximada.

• Otro beneficio será que podrás percatarte de pérdidas dentro de tu almacén, y lo ideal sería identificar si es por robo o por un mal almacenamiento de los productos.

• Es útil para identificar discrepancias en el inventario teórico y evitar desabasto o sobreinventario.

En conclusión…

Optimizar los inventarios físicos es fundamental para garantizar una adecuada administración del almacén y evitar errores que puedan generar pérdidas o afectar la satisfacción de tus clientes. Por ello, para asegurar una adecuada administración de tus inventarios puedes optar por soluciones tecnológicas que te ayuden a optimizar tus procesos. No dudes en consultar con nuestros expertos cualquier pregunta que tengas al respecto.

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