SaaS vs. On Premise: cómo negociar las mejores condiciones

Realizar la compra de una solución tecnológica, ya sea bajo el esquema SaaS u On-Premise, no es una tarea fácil, pues las ofertas de los distintos proveedores contienen varios detalles que vale la pena analizar antes de tomar una decisión. A pesar de que el modelo SaaS ha crecido en popularidad en los últimos años, varias empresas que consideran la opción de implementar un sistema en sus operaciones se encuentran con obstáculos a lo largo del proceso de compra que les impiden tomar la mejor decisión.

SaaS vs. On-Premise

Existen diferentes esquemas de contratación de soluciones de tecnología. Uno de ellos es el modelo tradicional On-Premise, que consiste en la compra de licencias de software ─y en ocasiones, licencias de soporte─ directamente con un proveedor, las cuales se instalan como parte de la infraestructura de la empresa y es necesario darles el mantenimiento adecuado. El otro es el modelo SaaS, que consiste en tercerizar las operaciones de software, es decir, el cliente compra una suscripción periódica y, a cambio, puede conectarse al sistema; esto le permite olvidarse de la infraestructura y el mantenimiento necesarios para gestionar sus datos.

Puntos de negociación

1. Bajo costo total de propiedad (por sus siglas en inglés TCO)

Debes pedirle al proveedor de SaaS que te envíe los cálculos detallados de este beneficio para hacer un análisis de ellos. Estos cálculos suelen incluir el costo de la infraestructura (servidores), el costo del software de terceros (sistema operativo y base de datos) y el costo del personal de T.I. (DBA). Si éstos no tienen sentido, debes trabajar con tu proveedor hasta tener un caso de negocio sólido. Únicamente tendría sentido adquirir un modelo SaaS si trae consigo ahorros y otros beneficios para tu empresa.

2. Las tarifas de SaaS son OPEX, no CAPEX

Esta es una ventaja para la mayoría de las empresas, pero se reduce a cómo cada una de ellas reporta sus gastos en el Estado de Pérdidas y Ganancias (P&L) y a la facilidad con la que aprueba nuevos proyectos. Al final, una suscripción SaaS solo es beneficiosa para la empresa cuando el costo total de propiedad (TCO) es menor que el costo total de la suscripción. De no ser así, implementar el modelo On-Premise podría ser una mejor opción.

3. Pagos iniciales más bajos

Debido a que el modelo SaaS requiere pagos periódicos, en vez de pocos pagos mayores, existe un riesgo menor de descapitalización. Sin embargo, es importante hacer un análisis riguroso de cómo se realizarán los pagos durante la suscripción, ya que varios proveedores solicitan un pago anual por adelantado. Además, acordar pagos trimestrales puede generar beneficios significativos para las finanzas de la empresa.

4. Menor tiempo y costos de implementación

Varias empresas y analistas dicen que esto es una ventaja, pero no siempre es cierto. Es importante pedir que los proveedores del software expliquen detalladamente por qué utilizar un modelo SaaS reducirá el tiempo de implementación. Un beneficio importante del esquema SaaS es que puede estar disponible desde el primer día de implementación, a diferencia del modelo On-Premise, en el cual hay que realizar la orden de los servidores y esperar varias semanas para recibirlos.

5. Escalabilidad

Este es uno de los mayores beneficios de un modelo SaaS. Por lo general, si un negocio experimenta un aumento significativo en el volumen de ventas, es probable que necesite enfocarse en incrementar y fortalecer su infraestructura. Las implementaciones tradicionales On-Premise requieren comprar más servidores (o CPU o memoria), lo cual lleva semanas y genera costos de actualización de los servidores. Por el contrario, el modelo SaaS ofrece una mayor potencia computacional en sólo unas horas o días.

6. Mantenerse actualizado

Es un beneficio que depende de la solución y del proveedor de software. Es indispensable comprender el modelo de actualización y el tipo de acceso que ofrece el proveedor a las últimas versiones del software. No todas las soluciones ofrecen el acceso inmediato a sus actualizaciones.

7. Recursos y herramientas de T.I. de última generación

Es cierto que puede ser un desafío desarrollar herramientas tecnológicas con un departamento interno de T.I. Por ello, los proveedores tienen un equipo especializado para mantener la solución en condiciones óptimas, mediante su infraestructura (redundancias, copias de seguridad, planes de recuperación ante desastres), sistemas operativos y bases de datos (archivado, purga, re-indexación). Además, los proveedores pueden utilizar herramientas como monitoreo automático o scripts automatizados. Algunos de los beneficios de este mantenimiento incluyen menores tiempos de inactividad, rendimiento óptimo y seguridad mejorada. Es importante conseguir que los posibles proveedores expliquen a detalle cómo planean mantener la solución SaaS en buen estado.

8. “Dejas de pagar cuando dejas de consumir”

Esta afirmación no siempre es cierta, pero depende de la solución de software. Los proveedores pueden solicitar un contrato mínimo de tres años, pero una vez que se implementa el software, no es fácil cambiar o detener su uso. Por lo tanto, antes de elegir una solución y el modelo de contratación, hay que tener en cuenta que estará en uso durante mucho tiempo.

9. Costo predecible

Aunque esto es mayormente cierto, es importante comprender cómo el proveedor medirá el consumo o uso de la solución. Es recomendable firmar un acuerdo que cubra las necesidades de la operación para los años próximos.

Otros puntos de negociación

1. Es indispensable comenzar a realizar los pagos sólo una vez que el software está en uso, lo cual sucede meses o semanas después del inicio de la implementación.

2. También es importante negociar cómo se manejarán las personalizaciones durante la implementación, incluido el costo adicional de soporte y el proceso de migración a versiones más recientes.

3. La mayoría de las veces, los proveedores incluirán diferentes ambientes en la propuesta, adicionales a la producción, como los entornos de desarrollo o testing. Una vez que el SaaS esté funcionando, esos entornos se usarán un par de veces como máximo. Por ello, hay que pedir que el proveedor incluya tarifas flexibles basadas en el uso, ya que no tiene sentido pagar por ambientes que no están siendo aprovechados. El modelo On-Premise utiliza estos entornos constantemente.

SaaS vs. On-Premise: ¿cuál es major?

En términos generales, el modelo SaaS ha llegado para quedarse; su creciente popularidad ha sido impulsada por el hecho de que el internet es cada vez más barato. El esquema SaaS permite a las empresas más pequeñas acceder a la mejor tecnología y, a las grandes empresas, obtener un menor TCO, con menos riesgo y menos complicaciones.

Sin embargo, los modelos SaaS no son una panacea, por lo que hay que considerar todos los aspectos de la propuesta que ofrece un proveedor para tomar la decisión correcta. Debido a que la utilidad de cada modelo de contratación de software depende de las características específicas de la empresa que lo aprovecha, es imposible decir si uno de los dos es mejor que otro. Sin embargo, sí es posible juzgar la calidad de la oferta de cada proveedor para obtener el mayor beneficio posible y mejorar las operaciones de una organización.