WMS 360° La guía definitiva sobre los sistemas de gestión de almacenes

¿Qué es un WMS?

Un Warehouse Management System o WMS, por sus siglas en inglés, es una solución de software diseñada para controlar integralmente todos los procesos y movimientos de materiales dentro de un Centro de Distribución. Es, en esencia, el cerebro del almacén, con el propósito principal de optimizar la eficiencia operativa mediante la coordinación de tareas, mano de obra y equipo.

En la gestión diaria del Centro de Distribución, el WMS dirige la ejecución de tareas desde la recepción de mercancía hasta la preparación de embarques, proporcionando una visión en tiempo real del inventario en almacenes y en tránsito.

Funciones principales de un WMS

1. Recibo

El proceso de recibo en un Centro de Distribución es la fase inicial en la gestión de materiales. Durante esta etapa, los productos ingresan al almacén y deben registrarse de manera precisa en el sistema para garantizar una trazabilidad efectiva. Con un WMS, este proceso se vuelve eficiente y libre de errores. En lugar de depender de registros manuales propensos a errores, el WMS emplea tecnología de escaneo de códigos de barras o RFID para identificar y catalogar los productos automáticamente a medida que entran al almacén. Esta automatización asegura una gestión de inventario precisa desde el primer paso.

2. Acomodo

El acomodo, también conocido como putaway, es la fase donde los productos recién recibidos se colocan estratégicamente en el almacén para su almacenamiento eficiente y fácil recuperación. El WMS utiliza algoritmos inteligentes para asignar ubicaciones específicas a cada producto. Estas ubicaciones se determinan en función de las políticas de inventario (PEPS, UEPS, etc.), rotación y otros factores predefinidos, lo que garantiza una organización lógica, maximiza el espacio disponible y establece las bases para un picking eficiente.

3. Picking

El picking, también conocido como preparación de pedidos, representa la selección precisa de productos del inventario para cumplir con una orden y constituye el proceso que más recursos consume dentro del Centro de Distribución. Aproximadamente el 70% del tiempo de la mano de obra se consume en tareas de picking.

El WMS organiza de manera inteligente las rutas de picking, guiando al personal del almacén a través de dispositivos móviles o tecnología como Voice Picking. Esto no solo optimiza la eficiencia, sino que también reduce la probabilidad de errores al proporcionar instrucciones claras y precisas. Posteriormente, cada recolección se escanea, registrando automáticamente cada movimiento en el sistema para garantizar una precisión del 100%.

4. Embarque

 El proceso de embarque se inicia cuando el sistema dirige al personal hacia las ubicaciones donde se encuentran los pedidos preparados y agrupados estratégicamente según sus destinos y rutas de entrega. Equipados con dispositivos móviles, los trabajadores escanean cada artículo o tarima para confirmar su inclusión en el envío. Este escaneo no solo verifica la exactitud de los productos seleccionados, sino que también actualiza instantáneamente el sistema, proporcionando datos en tiempo real sobre el estado del inventario.

5. Control de inventarios

Mediante el registro y la actualización constante del inventario en cada movimiento, el WMS proporciona a la empresa una visión completa y en tiempo real de la situación de sus existencias. Este monitoreo continuo no solo eleva la precisión de los registros, sino que también facilita una toma de decisiones más informada y ágil.

Adicionalmente, algunos sistemas de gestión de almacenes incorporan la funcionalidad de conteos cíclicos. En lugar de depender exclusivamente de conteos físicos periódicos, estos sistemas facilitan la implementación de conteos cíclicos regulares. Estos consisten en seleccionar y revisar de manera sistemática diferentes secciones del inventario, mejorando así la precisión y la continuidad operativa de la empresa.

Beneficios de un WMS

El implementar un WMS trae consigo una serie de beneficios, tanto medibles de manera cuantitativa como aquellos que aportan mejoras cualitativas significativas. Veamos cómo un WMS puede transformar positivamente las operaciones y la percepción en tu almacén.

Beneficios Cuantitativos

• Aumento de Productividad

La transformación operativa impulsada por un WMS va más allá de la simple automatización en el Centro de Distribución (CEDIS). La asignación eficiente de tareas, junto con la optimización de procesos y recursos, culmina en un notorio aumento de la productividad del personal. Según la complejidad del negocio y la eficiencia de los procesos actuales, la implementación de un WMS tiene el potencial de generar un incremento de productividad en un rango que oscila entre el 10% y el 35%.

• Reducción de Inventario

 El WMS, al gestionar el inventario en tiempo real y tomando en cuenta aspectos cruciales como políticas de inventario, números de serie, lotes y fechas de caducidad, guía hacia niveles más bajos de existencias sin comprometer la disponibilidad de productos. La implementación efectiva de un sistema de gestión de almacenes ha demostrado reducciones significativas de hasta un 30% en el inventario, destacando su capacidad para equilibrar eficiencia y acceso oportuno a productos clave.

• Utilización de Espacio de Almacenamiento

 La planificación inteligente del WMS y la organización eficiente del espacio se traducen en una utilización más efectiva de las áreas de almacenamiento. Al asignar de manera estratégica productos de alta rotación y optimizar el diseño del almacén, se logra una distribución que maximiza la capacidad de almacenamiento desde 10 a 30%. Esto no solo el reduce el tiempo de búsqueda, sino que también minimiza la congestión y mejora la agilidad global del almacén.

• Merma de Mercancía

La implementación de rigurosas prácticas de gestión de inventario se traduce en una notable reducción, entre el 50% y el 75%, de pérdidas y desperdicios de productos. Al contar con una visibilidad precisa de las existencias y al establecer protocolos eficientes de control, el WMS mitiga eficazmente factores que podrían contribuir a la merma, como productos en mal estado, vencimientos y obsolescencia. Este enfoque proactivo protege la integridad del inventario y contribuye a un rendimiento financiero más sólido.

• Precisión en Picking

La precisión en el proceso de selección alcanza niveles superiores al 99%, gracias a la asignación automática de tareas y la guía precisa proporcionada por el WMS. El sistema optimiza la secuencia de selección, indicando a los operadores las ubicaciones exactas de los productos a través de dispositivos móviles o tecnologías como Voice Picking y Pick to Light. Este enfoque agiliza el proceso y garantiza una recolección precisa y eficiente en cada paso, minimizando errores y maximizando la calidad del servicio al cliente.

• Precisión en el Embarque

La precisión en el proceso de embarque suele superar el 99%, gracias a la combinación de procesos automatizados y una verificación detallada. El WMS coordina eficientemente cada paso, desde la preparación hasta la verificación final, asegurando que cada producto enviado sea el correcto. La automatización de tareas y la exhaustiva revisión garantizan una precisión excepcional en el cumplimiento de pedidos, consolidando la confianza del cliente y elevando la calidad en la entrega de mercancía.

Beneficios Cualitativos

• Satisfacción del cliente

La agilidad y precisión en el cumplimiento de pedidos son resultados tangibles de la implementación de un WMS. Esta capacidad para satisfacer pedidos eficientemente se traduce en una mejora sustancial en la satisfacción del cliente. La excelencia en el servicio redefine las expectativas del cliente, generando una experiencia que destaca por su calidad y confiabilidad.

• Satisfacción de los Operadores

 La simplificación de tareas, la disminución de la carga de trabajo manual y la provisión de herramientas eficientes no solo optimizan el flujo operativo, sino que también generan un aumento notable en la satisfacción laboral de los operadores. Al facilitar sus responsabilidades diarias y dotarlos de recursos que mejoran la eficiencia, el WMS contribuye directamente a un entorno laboral más gratificante para el personal del almacén.

• Flexibilidad y Adaptabilidad

La capacidad del WMS para adaptarse a dinámicas cambiantes del mercado, modificaciones en la cadena de suministro o ajustes en la gama de productos asegura que el almacén pueda responder con rapidez a las fluctuaciones del entorno. Esta flexibilidad operativa no solo optimiza la eficiencia en situaciones cambiantes, sino que también posiciona al almacén para mantener una operación eficaz en cualquier escenario.

• Mejora en la Toma de Decisiones

La generación de informes en tiempo real y disponibilidad de datos precisos impulsan la toma de decisiones estratégicas. Al contar con información actualizada y detallada, los responsables pueden evaluar con mayor precisión el rendimiento del almacén, identificar áreas de mejora y planificar estratégicamente para el futuro.

Implementar un WMS no solo impacta directamente en los indicadores de rendimiento, sino que también fortalece la posición de la empresa en el mercado al proporcionar un servicio confiable y eficiente. Este conjunto de beneficios, tanto cuantitativos como cualitativos, hace que la inversión en un sistema para el almacén sea una estrategia ganadora para el éxito a largo plazo.

¿Cómo funciona un WMS?

Recepción de pedidos

La recepción de pedidos en un WMS está estrechamente ligada a la integración con un sistema ERP (Enterprise Resource Planning). El proceso inicia cuando el ERP genera órdenes en función de la demanda, las cuales son transmitidas al WMS. Este último asume la responsabilidad de coordinar la ejecución eficiente de cada pedido.

Al recibir las órdenes, el WMS organiza la información y guía al personal de almacén en la preparación, empaque y embarque de los productos correspondientes. Con cada tarea completada, el WMS envía de vuelta al ERP actualizaciones en tiempo real sobre el estado de la orden e inventario.

Esta colaboración entre el ERP y el WMS no solo agiliza el flujo de trabajo, sino que también garantiza la visibilidad total de las operaciones. Este proceso integral y bidireccional de intercambio de información se convierte en una pieza clave para la gestión eficiente de la cadena de suministro.

Software y Hardware

Un sistema de gestión de almacenes se compone de una variedad de piezas de software y hardware. Entre los componentes clave se encuentran:

La aplicación de escritorio desempeña un papel fundamental en la planificación, supervisión y estratégica de las operaciones del almacén. Algunas de las tareas específicas que se ejecutan desde la aplicación de escritorio incluyen:

• Configuración del sistema – La aplicación de escritorio permite a los administradores configurar el sistema de acuerdo con las necesidades específicas del negocio. Esto incluye la definición de las ubicaciones o localidades de almacenamiento, configuración de reglas de picking, asignación de roles y permisos, entre otros.

   

• Planeación – La planificación estratégica en la aplicación de escritorio juega un papel crucial en el cumplimiento de las órdenes. Una vez que las órdenes son recibidas, los administradores utilizan la aplicación para asignar recursos de manera eficiente y priorizar tareas en función de criterios como la urgencia y disponibilidad de productos.

   

• Supervisión – La aplicación de escritorio proporciona una visión en tiempo real del estado del almacén. Los supervisores pueden monitorear el progreso de las órdenes, el rendimiento del personal, y cualquier incidencia que pueda afectar la operación.

   

• Gestión de Inventario – Los usuarios pueden revisar el estado del inventario, realizar ajustes, y disparar conteos cíclicos para mantener la precisión de los registros.

   

• Informes y análisis – Los usuarios pueden extraer informes para evaluar el rendimiento del Centro de Distribución, el estado del inventario, la productividad de los operadores y otros indicadores clave de desempeño (KPIs).

La aplicación móvil permite a los operadores acceder al WMS desde dispositivos móviles como handhelds o smartphones. Esto habilita la ejecución de tareas desde cualquier área del Centro de Distribución donde se encuentran los productos.

La aplicación móvil permite a los operadores acceder al WMS de manera rápida y eficiente desde dispositivos móviles como Terminales de Radiofrecuencia (RFs) o smartphones. A través de esta aplicación, los operadores reciben instrucciones detalladas sobre las tareas que le hayan sido asignadas, como la ubicación exacta de los productos y las cantidades a surtir. Además, la aplicación permite a los operadores ejecutar las tareas desde cualquier área del Centro de Distribución. Además, la aplicación móvil registra cada movimiento, desde la confirmación de la ubicación hasta la finalización de la tarea, proporcionando así completa la trazabilidad y precisión en el inventario.

Por su portabilidad, estos dispositivos habilitan la comunicación inalámbrica con el sistema. Se utilizan para escanear códigos de barras, confirmar ubicaciones, registrar la recepción de productos y realizar tareas de picking, lo que agiliza y optimiza la ejecución de operaciones en tiempo real. Las terminales de radiofrecuencia contribuyen significativamente a la reducción de errores, ya que la confirmación de movimientos se lleva a cabo electrónicamente en comparación con métodos manuales, como la utilización de listas de surtido en papel.

La integración con sistemas de etiquetado, códigos de barras e impresoras especializadas, es esencial para la identificación de productos, tarimas y ubicaciones dentro del almacén. Esto asegura un seguimiento y registro preciso durante todo el proceso.

Usuarios, roles y permisos

Una de las primeras tareas que se deben llevar a cabo durante la implementación de un WMS es la asignación de roles a quienes serán usuarios del sistema. Estos roles y sus permisos asociados podrán variar dependiendo de las necesidades específicas de cada empresa. A continuación, echaremos un vistazo a algunos roles más comunes y a lo que pueden hacer.

• El Jefe del Almacén: Tiene acceso completo a todas las pantallas y reportes dentro del sistema.

• Supervisor: Es responsable de planificar y supervisar a los empleados. Puede gestionar y visualizar funciones como disparar conteos cíclicos, realizar ajustes al inventario, medir la productividad, ver el progreso de las órdenes, asignar prioridades, etc.

• Operador: Puede ver y ejecutar las tareas de recibo, acomodo, picking y embarque. En operaciones complejas, el perfil de operador se puede limitar a realizar exclusivamente tareas de un solo proceso.

Tipos de Warehouse Management Systems

Al iniciar el proceso de selección de un WMS, es esencial tener un claro entendimiento de las distintas categorías de sistemas disponibles. En este sentido, se destacan dos modelos principales: los sistemas basados en la nube y los sistemas Stand Alone. Estas opciones presentan diferencias significativas en términos de implementación, control y mantenimiento, lo que requiere una consideración cuidadosa para tomar la decisión más adecuada según las necesidades y objetivos específicos de la empresa.

Sistemas Stand Alone

Los sistemas Stand Alone se implementan localmente en la infraestructura de la empresa, utilizando su propio hardware. Este enfoque proporciona un control directo sobre el sistema y sus datos, lo que puede ser esencial para aquellas empresas que buscan un mayor control sobre su entorno de gestión de almacenes. No obstante, este mayor grado de control conlleva una inversión inicial más sustancial y una responsabilidad continua en términos de mantenimiento y actualizaciones. A diferencia de los sistemas basados en la nube, donde las actualizaciones son gestionadas centralmente por el proveedor de servicios, los sistemas Stand Alone requieren que la empresa realice sus propias actualizaciones y gestione su infraestructura de manera independiente.

Sistemas basados en la nube

Los sistemas basados en la nube se implementan y operan en entornos remotos accesibles a través de internet. A diferencia de los sistemas Stand Alone, los WMS basados en la nube, también conocidos como Software as a Service (SaaS), siguen un modelo de suscripción donde las empresas acceden a la funcionalidad del sistema mediante una conexión en línea. Esta arquitectura permite una mayor agilidad, ya que las actualizaciones y mejoras se implementan de manera centralizada por el proveedor de servicios, eliminando la necesidad de que las empresas realicen costosas actualizaciones de software por sí mismas. Además, el modelo SaaS a menudo ofrece un esquema de pago flexible basado en el uso, permitiendo a las empresas escalar recursos según sus necesidades cambiantes sin compromisos a largo plazo.

La mejor manera de elegir el sistema WMS adecuado para tu empresa es considerar tus necesidades específicas. Si necesitas un alto grado de control, un sistema stand alone puede ser la mejor opción. Sin embargo, si buscas una solución rentable, flexible y fácil de usar, un sistema basado en la nube puede ser una mejor opción.

¿Cómo seleccionar un WMS?

 Antes de embarcarse en la elección de un Warehouse Management System, es crucial comprender que este proceso implica una inversión significativa, tanto en recursos financieros como en tiempo y compromiso de los equipos de operaciones y tecnología de la información. Para asegurar el éxito del proyecto, es esencial estar convencido de que los beneficios que se obtendrán serán sustanciales y alineados con los objetivos estratégicos de la empresa.

Paso 1. Identifica las necesidades de tu negocio

Antes de sumergirte en la selección de un WMS, es vital identificar las necesidades de tu empresa. Este proceso implica una inmersión profunda en distintos aspectos de tu operación para garantizar que el sistema elegido se ajuste de manera precisa a los requerimientos específicos.

Evalúa tu operación - Empieza por examinar las operaciones cotidianas de tu empresa. Considera factores como el número de pedidos diarios, la cantidad de operadores y los turnos involucrados. Esta información te proporcionará una base sólida para determinar los requisitos operativos específicos.

• Analiza tu Industria – Investiga las regulaciones y normativas que afectan a tu industria. Además, comprende las particularidades de tu sector que puedan influir en la elección de un sistema de gestión de almacenes.

   

• Evalúa tus productos – Cuantifica la diversidad de tus productos y considera aquellos que pueden tener necesidades de almacenamiento particulares. Examina los ciclos de vida de los productos para comprender mejor cómo impactan en las estrategias de inventario.

   

• Conoce a tus clientes – Comprende claramente quiénes son tus clientes, dónde se encuentran y cuáles son sus expectativas. Además, identifica los canales a través de los cuales tus productos llegan a ellos.

Paso 2. Crea tu lista de opciones

Una vez que has identificado a fondo las necesidades específicas de tu empresa, el siguiente paso en el proceso de selección de un WMS implica crear una lista de posibles proveedores. Una estrategia efectiva es la creación de un RFP (Request for Proposal), un documento estructurado que se envía a los proveedores potenciales para recopilar información detallada sobre sus soluciones. Un RFP bien estructurado ayuda a obtener una comprensión clara de los rangos de precios y los beneficios que ofrecen los distintos proveedores.

Contenido clave del RFP

• Requisitos Específicos - Detalles precisos sobre los requisitos y necesidades operativas específicas que identificaste en la fase anterior. Procura incluir escenarios específicos de uso que debería cubrir el WMS.

• Funcionalidades Necesarias - Lista detallada de las funciones que necesitas de un WMS, como administración de citas, manejo de lotes y caducidades, o armado que kits.

• Integración con Sistemas Existentes - Requisitos para la integración con sistemas empresariales existentes, como sistemas ERP, TMS, e-commerce, etc.

• Costos y Modelo de Precios - Detalles sobre la estructura de precios, costos iniciales y recurrentes, así como cualquier tarifa adicional.

• Historial del Proveedor - Experiencia del proveedor en la industria. Solicita referencias de clientes anteriores y casos de éxito.

• Implementación y Soporte – Descripción del plan de implementación del WMS así como los detalles sobre el soporte post-implementación y servicios de mantenimiento.

Una vez recopiladas las respuestas de los proveedores a través del RFP, deberás crear una lista corta de los tres a cinco proveedores que mejor se alineen con las necesidades y expectativas de tu empresa.

Paso 3. Evaluación y toma de decisiones

Una vez que has creado una lista corta de proveedores de WMS, es hora de realizar una evaluación más profunda y tomar una decisión informada sobre cuál será la mejor opción para tu empresa. Este paso implica un análisis detallado de cada proveedor y su solución, así como la consideración de factores críticos que afectarán la implementación y el éxito a largo plazo del proyecto.

Durante el proceso de evaluación, es esencial realizar un análisis comparativo detallado de los proveedores seleccionados, considerando aspectos clave como la funcionalidad, soporte, precio y la experiencia del proveedor en el mercado. Este análisis proporciona una visión completa de las fortalezas y debilidades de cada proveedor, lo que facilita la toma de decisiones informadas.

Además, deberás solicitar demostraciones personalizadas de las soluciones ofrecidas por cada proveedor. Estas demostraciones permiten una comprensión más profunda de cómo se adapta cada sistema a las necesidades específicas de la empresa. Al observar en acción las características y la usabilidad del software, se pueden identificar mejor sus capacidades y limitaciones, lo que contribuye a una evaluación más precisa.

Finalmente, deberás realizar un análisis detallado del retorno de la inversión (ROI) esperado de cada opción, considerando tanto los beneficios cuantificables como los beneficios cualitativos. Esto implica examinar cuidadosamente los costos iniciales y recurrentes asociados con cada opción, así como revisar minuciosamente los términos y condiciones en los contratos propuestos por los proveedores.

La evaluación y toma de decisiones son etapas críticas en el proceso de selección de un WMS. Al dedicar tiempo y recursos a este proceso, puedes garantizar que tomes la mejor decisión posible para optimizar la eficiencia operativa y el éxito a largo plazo de tu empresa.

Proceso de implementación de un WMS

El proceso de implementación de un Warehouse Management System es una tarea compleja que requiere una planificación cuidadosa, una ejecución precisa y un compromiso total por parte de todas las partes interesadas. Comienza con una fase de planificación intensiva donde se establece un equipo de proyecto dedicado y comprometido que supervisa todas las etapas del proceso. Este equipo debe incluir representantes de las operaciones de almacén y del departamento de tecnología de la información (TI), así como personal clave de todas las áreas afectadas por el nuevo sistema. El equipo debe colaborar estrechamente para garantizar que las necesidades operativas se integren de manera efectiva con los requisitos técnicos del sistema. Considera los siguientes factores al diseñar tu proceso de implementación para garantizar el éxito de tu proyecto:

• Administración del proyecto - Una administración eficaz del proyecto es esencial para garantizar que se cumplan los plazos y los objetivos establecidos. Un plan de proyecto detallado debe elaborarse, documentando claramente el alcance, los hitos clave y las responsabilidades de cada miembro del equipo. Esto proporciona una guía clara para el progreso del proyecto y ayuda a evitar desviaciones y retrasos. Una buena práctica es tener sesiones semanales o quincenales de seguimiento dónde se revisen los avances y se resuelvan los problemas que el equipo vaya enfrentando.

A continuación, te presentamos un ejemplo de plan de implementación:

• Documentación y Alcance del Proyecto - Documentar el alcance del proyecto, incluidos los objetivos, los requisitos funcionales y técnicos, así como los entregables resulta crítico para mantener una proceso de implementación enfocado y alineado durante todo el proyecto. Esto ayuda a evitar malentendidos y garantiza que todas las partes estén alineadas en cuanto a las expectativas y los resultados esperados.

   

• Guía y Soporte del Proveedor - El proveedor del WMS debe proporcionar orientación y soporte durante todo el proceso de implementación. Esto incluye asistencia en el diseño del plan de implementación, configuración inicial, desarrollo de interfaces personalizadas, capacitación del usuario final, resolución de problemas durante la fase de pruebas y puesta en marcha.

   

• Soporte en Sitio - Una vez que el sistema está en funcionamiento, es recomendable contar el apoyo del proveedor de los servicios de implementación para soportar en sitio las primeras semanas de operación. Este soporte es básico para abordar cualquier problema o pregunta que surja en lo que el personal operativo se acostumbra a sus nuevas funciones y procesos. Esto puede incluir la capacitación adicional del personal, la optimización del sistema y la resolución de problemas técnicos.

Perspectivas y Reflexiones sobre la Gestión de Almacenes con un WMS

En conclusión, la implementación de un WMS marca un hito significativo en la optimización y modernización de las operaciones logísticas. A lo largo de esta guía, hemos explorado exhaustivamente qué es un WMS, sus funciones principales, los beneficios cuantitativos y cualitativos que ofrece, así como el proceso para seleccionar, implementar y gestionar eficazmente esta tecnología.

Desde la recepción y acomodo de productos hasta el control de inventarios, picking, y embarque, un WMS ofrece una solución integral para mejorar la eficiencia operativa y la precisión en la gestión de almacenes. La adopción de un WMS no solo se traduce en una mayor productividad, reducción de costos y optimización del espacio de almacenamiento, sino que también impulsa la satisfacción del cliente y del personal, mejora la toma de decisiones y fortalece la posición competitiva de la empresa en el mercado.

Seleccionar el WMS adecuado requiere una evaluación minuciosa de las necesidades específicas de la empresa, la creación de una lista de opciones, una cuidadosa evaluación de proveedores y soluciones, y una toma de decisiones informada basada en consideraciones técnicas, financieras y operativas. Una vez seleccionado, el proceso de implementación debe ser meticulosamente planificado y ejecutado, con el apoyo continuo del proveedor para garantizar una transición suave y una adopción exitosa.

En última instancia, un WMS no solo es una herramienta tecnológica, sino una inversión estratégica que impulsa la eficiencia, la competitividad y el crecimiento sostenible de la empresa en un entorno empresarial cada vez más dinámico y exigente. Con una implementación y gestión adecuadas, un WMS se convierte en un aliado invaluable para optimizar las operaciones de almacén y alcanzar nuevos niveles de excelencia en la cadena de suministro.