4 pasos efectivos para un control de costos en la cadena de suministro

El entorno empresarial actual es caracterizado por una evolución acelerada y constantes disrupciones, la gestión eficiente del control de costos se ha convertido en un aspecto crucial para el éxito de las empresas. En particular, cuando se trata de la cadena de suministro, alcanzar un control de costos efectivo se vuelve aún más fundamental. El control y la optimización de los costos logísticos permiten a las organizaciones adaptarse y responder de manera ágil a las disrupciones que se presentan en entornos altamente volátiles. En este contexto, explorar diferentes estrategias operativas se convierte en un elemento esencial para mantener la competitividad y el rendimiento a largo plazo.

Para todos aquellos inmersos en la cadena de suministro que diariamente trabajan para alcanzar la excelencia en la gestión, te proporcionaremos una visión más profunda y práctica sobre cómo lograr un mayor control de costos efectivo, brindándote herramientas necesarias para destacar en la industria logística.

4 pasos para un mayor control de costos en la cadena de suministro

1. Generar una estrategia para crear ventaja competitiva

Lograr una ventaja competitiva tiene que ser prioridad para las empresas que desean destacar en un mercado cada vez más exigente. El primer paso crucial es tener un control de costos logísticos efectivo. Para alcanzar este objetivo, es fundamental desglosar los costos en dos categorías:

• Fijos y directos

Los costos fijos y directos son aquellos que pueden ser fácilmente asignados y su cuantía es generalmente conocida de antemano. Estos incluyen elementos como el alquiler de instalaciones, los salarios del personal directamente relacionado con la logística y los costos de transporte predecibles.

• Variables e indirectos.

Los costos variables e indirectos presentan un desafío adicional. Estos costos son más difíciles de controlar y determinar su origen exacto. Pueden incluir gastos imprevistos, como costos de transporte adicionales debido a demoras o cambios en las rutas, fluctuaciones en los precios de los combustibles y otros factores externos que afectan la cadena de suministro.

Cuando una organización pierde visibilidad de sus costos ocultos o no es capaz de detectarlos a tiempo, puede volverse menos competitiva. Esto se debe a que no podrá ofrecer mejores precios, tiempos de entrega más rápidos o una buena experiencia del cliente.

2. Identificación anticipada de los costos ocultos

Los costos ocultos surgen cuando se producen desviaciones significativas entre las previsiones presupuestarias y los costos reales. Estos costos no están incluidos en el presupuesto inicial, pero se hacen evidentes cuando se llevan a cabo las operaciones.

Para prevenir esta situación, es fundamental tener un conocimiento detallado de los procesos involucrados en toda la actividad logística. Existen dos herramientas útiles para este fin:

1. Mapa de procesos

Permite comprender en profundidad todos los pasos y operaciones que conforman la actividad logística, tanto interna como externamente. Esta herramienta visual facilita la identificación de posibles puntos críticos, cuellos de botella o áreas donde pueden surgir costos ocultos.

2. Mapa de relaciones

Ayuda a visualizar cómo interactúan diferentes personas interesadas en la actividad logística. Esto incluye proveedores, socios comerciales, clientes y otros participantes clave. Al comprender las relaciones entre estos actores, es posible identificar posibles áreas donde pueden surgir costos adicionales o inesperados.

Una vez identificados los costos ocultos, es necesario evaluar si realmente aportan valor al servicio o producto final para los clientes. Si un costo oculto contribuye al valor percibido por los clientes, es considerado un costo necesario. Sin embargo, si un costo oculto no agrega valor, se trata de un despilfarro y debe ser eliminado o reducido de inmediato.

En este sentido, comprender el concepto de cadenas de valor es fundamental para determinar si un costo oculto aporta valor o no. La cadena de valor es un enfoque que analiza las actividades de una organización para identificar dónde se crea valor y dónde se generan costos. Al evaluar cada etapa de la cadena de valor, se puede determinar si un costo oculto es esencial o si puede ser eliminado para mejorar la eficiencia y reducir los gastos.

3. Prácticas para la distribución de costos en la cadena de suministro

Al seguir estas prácticas, cualquier organización puede obtener un mayor control de costos distribuidos en su cadena de suministro, identificando áreas clave y adoptando medidas para optimizar los procesos, con el fin de alcanzar una mayor eficiencia operativa, mejor gestión de inventario y una mejora en la rentabilidad general.

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-Procesos estratégicos relacionados con el negocio:

• Realizar una planificación estratégica sólida que incluya la exploración de posibles alianzas y colaboraciones entre los miembros de la cadena de suministro. Buscar oportunidades para establecer acuerdos de control y ahorro de costos compartidos

• Analizar la posibilidad de colaboración con competidores en circunstancias extremas para obtener beneficios mutuos

• Planificar a largo plazo las condiciones de servicio en relación con los clientes y fomentar una sinergia entre el modelo de negocio del cliente y el proveedor para reducir costos operativos.

- Procesos ligados a la actividad logística de compras y aprovisionamiento:

• Adoptar una estrategia de compras más oportuna y revisar regularmente los acuerdos de compra, colaboración y aprovisionamiento con los proveedores

• Mantenerse actualizado sobre la introducción de nuevos proveedores y considerar posibles negociaciones para obtener mejores condiciones

• Utilizar tecnologías y técnicas de aprovisionamiento eficientes y rentables.

 - Procesos en el almacén:

• Diseñar un layout eficiente para la distribución en planta del espacio disponible, considerando la productividad y flujo de operaciones

• Realizar un mantenimiento adecuado de las instalaciones para evitar costos innecesarios y garantizar un funcionamiento óptimo.

 - Procesos de inventario:

• Implementar una buena rotación de inventarios para evitar obsolescencia y costos asociados

• Utilizar métodos de reposición eficientes basados en pronósticos de demanda precisos

• Mantener una gestión precisa del inventario para evitar pérdidas y optimizar el uso de recursos.

-Procesos de preparación/tratamiento de pedidos:

• Optimizar el proceso de recogida de pedidos (picking) identificando y corrigiendo ineficiencias

• Eliminar costos generados por actividades improductivas o innecesarias durante la preparación de pedidos. 

- Procesos de distribución física y transporte:

• Identificar y abordar los cuellos de botella en las operaciones de distribución física y transporte

• Utilizar herramientas como mapas de procesos y mapas de relaciones para mejorar la visibilidad y el control de las operaciones logísticas.

4. Etapas para lograr un control de costos eficiente

El proceso de control de costos en la actividad logística consta de varias etapas clave que deben ser abordadas de manera sistemática y estratégica. Estas etapas proporcionan una guía estructurada para identificar, monitorear y gestionar los costos asociados con los procesos y operaciones logísticas.

En primer lugar, es esencial describir y comprender a fondo los procesos clave que conforman la actividad logística de la organización. Esta etapa permite tener una visión clara de los flujos de trabajo, identificar las áreas críticas y establecer una base sólida para el control de costos.

Una vez definidos los procesos clave, es necesario designar responsables para cada operación y proceso logístico. Asignar roles y responsabilidades claras ayuda a asegurar que cada actividad sea llevada a cabo de manera eficiente y que exista una rendición de cuentas adecuada.

Posteriormente, se deben establecer objetivos claros y medibles para cada proceso y operación logística. Estos objetivos proporcionan una dirección clara y permiten evaluar el desempeño en relación con las metas establecidas, lo que ayuda a identificar desviaciones y áreas de mejora en términos de costos.

Además, una parte fundamental del control de costos en la actividad logística es la anticipación de posibles situaciones o casuísticas que podrían generar costos no presupuestados. Esta etapa implica analizar de manera proactiva los riesgos y desafíos asociados con cada proceso y operación, lo que permite tomar medidas preventivas y mitigar los costos imprevistos.

Por último, se recomienda diseñar indicadores clave de rendimiento (KPI) para cada operación y proceso logístico. Estos KPI proporcionan una medición objetiva del desempeño y permiten monitorear el cumplimiento de los objetivos establecidos, así como identificar desviaciones operativas que pueden tener un impacto significativo en los costos.

En conjunto, estas etapas brindan un marco sólido para implementar un control de costos efectivo en la actividad logística. Al seguir esta guía, las organizaciones pueden identificar y abordar de manera proactiva los costos ocultos, optimizar los recursos y lograr una cadena de suministro más eficiente y rentable.

El control de costos es una práctica fundamental para cualquier organización, especialmente en el ámbito de la cadena de suministro y la actividad logística. Identificar, minimizar o eliminar los costos ocultos es esencial para garantizar la eficiencia operativa, maximizar la rentabilidad y mantener una ventaja competitiva.

Es importante destacar que el control de costos no debe comprometer la calidad del servicio o producto final ofrecido a los clientes. Se debe buscar un equilibrio entre la reducción de costos y la satisfacción del cliente, considerando siempre el valor agregado que cada actividad aporta al servicio.