Cómo llevar la medición de la productividad en el almacén a otro nivel

Cada gerente de logística sabe que el personal representa uno de los principales costos para operar un almacén y, por lo tanto, debe buscar constantemente formas de aumentar la productividad. Hay muchas maneras de medir dicha productividad, que van desde la más general a la más específica. En este artículo, hablaré un poco sobre las formas tradicionales de medir la productividad. Pero, sobre todo, me centraré en una de las formas más complejas y sistematizadas de medirla.

Métodos tradicionales

Dentro de los métodos tradicionales y más generales, se dividen las unidades totales de medida (piezas, pallets, litros, kilogramos, líneas de pedido) procesadas por una unidad de tiempo (día, mes, año); por ejemplo, kilogramos recibidos por hora durante 2023. Además, se podría dividir entre el costo laboral asociado con cada proceso para obtener el costo laboral por unidad de almacenamiento; por ejemplo, el surtido podría calcularse como el costo promedio de caja surtida durante el mes de mayo.

Estos indicadores se pueden aplicar a algo más específico, como la productividad a nivel del operador; por ejemplo, colocando el nombre del operador en la hoja de surtido y luego capturando esa información en una hoja de cálculo y calculando la productividad. Aquí hay un ejemplo: la productividad de Pedro durante el primer trimestre fue de 20 líneas de pedidos surtidos por hora. No es el mejor método, ni el más eficiente, y no es tampoco el más preciso, pero en un almacén sin tecnología, es algo que puede ayudar a medir la productividad y generar iniciativas de mejora, como: publicar indicadores, centrarse en operadores menos productivos, establecer objetivos de mejora, entre otros.

Medición de la productividad con tecnología

Hay una gran variedad de software y hardware que permiten sistematizar los procesos y desde allí medir la productividad, pero me centraré en el típico software de gestión de almacenes, también conocido como Warehouse Management System (WMS). Cualquier WMS registra las actividades que realizan los operadores: recibo, entrada en stock, conteo cíclico, reabasto, picking, embarque, etc. Con ello, se pueden diseñar informes que muestran la productividad de cada operador.

Obtener indicadores en tiempo real como líneas de surtido por operador o piezas recibidas por operador es relativamente sencillo con la tecnología adecuada.

Las ventajas frente a un sistema manual son claras: información en tiempo real y más precisa, lo que permite generar iniciativas de mejora más eficientes, como el pago de bonos o incentivos basados en la productividad.

¿Cómo llevarlo al siguiente nivel?

El siguiente nivel solo puede ser alcanzado por un software especializado y consiste en calcular el tiempo exacto que cada operación del almacén debe tomar. Genéricamente se conoce como Labor Management System (LMS) o sistema de gestión de la fuerza laboral, dicha solución se enfoca en implementar "estándares de ingeniería" y compararlos con la ejecución (tiempo objetivo/tiempo real) para determinar la productividad de cada operador.

Pero, ¿cómo se calcula el tiempo exacto? A continuación, explico los pasos a realizar, aunque pueden variar ligeramente dependiendo del software utilizado:

1. Configurar el almacén de forma tridimensional para que la ubicación en el pasillo 3, rack 22 y nivel 3, tenga coordenadas x, y, z.

2. Calcular la velocidad media (p. ej., km/h) de cada vehículo utilizado en el interior del almacén; por ejemplo, montacargas, patín hidráulico, operador de picking.

3. Calcular el tiempo que tarda cada vehículo en alcanzar cada uno de los diferentes niveles del rack, diferenciando, por ejemplo, ubicaciones de profundidad simple y de doble profundidad.

4. Todos los pasos necesarios para realizar la actividad y el tiempo asociado se determinan a través de los estándares de ingeniería. Por ejemplo, para un surtido de cajas (que será diferente de un surtido de pallets o piezas), se podrían definir los siguientes pasos: 1) tomar la pistola de RF; 2) apuntar al código de barras de ubicación; 3) escanear la ubicación; 4) leer la instrucción (ej. tomar tres cajas); 5) guardar la pistola de RF; 6) recoger las cajas; 7) acomodar las cajas; etc.

Los pasos 1 y 2 calcularán cuánto tiempo le llevará a cualquier operador moverse del punto A al punto B. El paso 3 calculará el tiempo para obtener y depositar una caja/ pallet en cualquier nivel de cualquier tipo de rack dentro del almacén. Y finalmente en el paso 4, basado en la filosofía MOST (estudio de tiempos y movimientos), calculará el tiempo más preciso posible para llevar a cabo cualquier actividad dentro del almacén. La suma del tiempo de viaje entre el punto A y el punto B, más los tiempos en ubicaciones, más los tiempos de proceso es cómo el sistema calculará el tiempo objetivo.

Dependiendo de la configuración del software, se puede determinar cómo los atributos de los productos afectan el tiempo objetivo; por ejemplo, determina la diferencia entre manejar una caja pequeña y ligera a una caja grande y pesada. Suministrar cinco cajas de paracetamol no es lo mismo que suministrar cinco cajas con televisores de 50 pulgadas.

Debido al gran esfuerzo que implica establecer un estándar con mediciones de ingeniería y metodología MOST, es importante determinar los procesos más costosos y significativos dentro del almacén (por ejemplo, surtido, entrada en stock y reabastecimiento). Para otras actividades, se pueden generar promedios, como recuentos cíclicos por hora.

Con un sistema tradicional, podemos comparar operadores con productividad media y calcular lo siguiente:

• El operador 1 tuvo una productividad de 1,000 piezas repuestas por hora durante 8 horas, es decir, 8,000 piezas repuestas totales en un día determinado.

• El operador 2 tuvo una productividad de 975 durante 8 horas, es decir, 7,800 en un día determinado.

• El operador 1 tuvo que tomar 7,5 horas (tiempo objetivo calculado por el sistema) para completar las 8,000 piezas repuestas, pero concluyó la actividad en 8,0 horas (tiempo real que le llevó al operador), lo que resultó en un 94 por ciento de rendimiento.

• El operador 2 tuvo que tomar 8,5 horas (tiempo objetivo calculado por el sistema) para completar las 7,800 piezas, pero terminó en 8,0 horas (tiempo real que le llevó al operador), lo que resultó en un 106 por ciento de rendimiento.

Ahora sabemos con certeza que el operador 2 realmente tuvo un mejor desempeño.

Beneficios de medir la productividad con tecnología

Los beneficios de alcanzar este nivel de sofisticación son evidentes; el cálculo del rendimiento es mucho más preciso y permite establecer objetivos justos y alcanzables. Lo más importante es que los operadores sabrán en tiempo real cómo se están desempeñando, lo que les permitirá tomar medidas correctivas inmediatamente. El almacén ahora puede generar incentivos más justos. Es importante hacer revisiones constantes para ajustar las métricas y el proceso de mejora implementado junto con la herramienta.

Otro beneficio es que un LMS puede dar visibilidad de tiempos no productivos en procesos, tiempos muertos, procesos de mayor complejidad, etc. También da visibilidad de picos de volumen durante un tiempo específico y permite generar simulaciones que se pueden realizar, como calcular las horas-hombre que se requieren para completar un día pico en la operación y así calcular la cantidad de personal que debe trabajar ese día.

Por último, estamos convencidos de que este sistema también aumenta la motivación de los empleados, ya que sienten que son evaluados de manera más justa, lo que aumenta el compromiso de la fuerza laboral.