Sistema de gestión de almacenes: 11 indicadores de que lo necesitas

De acuerdo con datos de la firma de consultoría estratégica A.T. Kearney, los costos de las cadenas de suministro de organizaciones representan el 10.3% de las ventas. De estos costos, el 40% proviene de costos de transporte y el 60% restante corresponde a almacenamiento, procesamiento de pedidos, inventarios y planeación de operaciones de transporte.

En la era de la información, la tecnología para el almacén integra lo físico y lo digital; esto es lo que hace un sistema de gestión de almacenes. A raíz de la pandemia y los cambios en las tendencias de consumo, hubo un crecimiento acelerado de la industria de las soluciones tecnológicas. La implementación de estas tecnologías mejora las cadenas de suministro de las empresas, con el propósito de aumentar su competitividad en el mercado mediante la adaptación al cambio, la disminución de costos, el incremento de ventas y la generación de información.

¿Qué es un sistema de gestión de almacenes?

Un sistema de gestión de almacenes es una solución tecnológica que controla las operaciones diarias del almacén con el propósito de simplificarlas. Gestiona procesos tales como las entradas y salidas de mercancía, el acomodo de mercancías, la gestión de inventarios, el picking, el embarque, entre otros. Este sistema utiliza distintas herramientas para simplificar las operaciones del almacén:

• Recopila información para pronosticar la demanda

• Ofrece visibilidad en tiempo real de la ubicación y los niveles del inventario

• Intercambia información con otros sistemas (tales como ERP, sistema de preparación de pedidos, TMS, etc.) para incrementar la eficiencia de las operaciones de la empresa

• Monitorea y genera reportes de la productividad de la fuerza de trabajo para que sea posible entender qué áreas deben mejorar

• Crea planes de trabajo para las operaciones diarias de un almacén con base en reglas preestablecidas.

11 indicadores de que necesitas un sistema de gestión de almacenes

Si tus operaciones de almacén funcionan de la siguiente manera, probablemente necesitas un sistema de gestión de almacenes:

1. Los operadores del almacén utilizan sólo su criterio para acomodar la mercancía, colocándola en los espacios que están libres en los estantes. No hay registro de la ubicación de depósito, lo cual dificulta la visibilidad y el control de inventarios y el aprovechamiento del espacio.

2. No hay registro de la huella logística de los productos, por lo que el cálculo de la capacidad de almacenamiento, reabastecimiento y picking se convierten en procesos complejos y poco confiables.

3. El proceso de picking de mercancía no asegura la correcta rotación del inventario.

4. Los recorridos por el almacén son ilógicos e ineficientes, lo cual reduce la productividad de los operadores. De acuerdo con el profesor Palevich de Indiana University, “los empleados de un almacén pueden llegar a perder hasta el 75% de su tiempo dando vueltas por el almacén recogiendo mercancía”.

5. Los conteos de inventario se llevan a cabo manualmente, lo cual incrementa el índice de errores en la captura de información y genera altos costos operativos.

6. El espacio de almacenaje es insuficiente, debido a un mal acomodo de mercancías. Un almacén con ocupación del 85% representa, técnicamente, una falta de espacio, ya que no tiene la capacidad de satisfacer las necesidades de la operación de una empresa.

7. Los errores en el picking generan ventas perdidas y devoluciones, e incrementan significativamente los costos operativos, debido al tiempo invertido en atender quejas de los clientes, llevar a cabo procesos posteriores al picking y corregir errores.

8. La validación del picking se lleva a cabo manualmente y sólo depende de la experiencia del personal; esto provoca que los errores en el picking no sean detectados a tiempo y no permite obtener una métrica histórica fidedigna de la exactitud del picking.

9. Hay una baja visibilidad de la mercancía y del proceso de recibo, por lo que es imposible asignar una carga de trabajo balanceada a todos los operadores y aprovechar al máximo los recursos del almacén.

10. Los costos de mantener inventarios (el costo anual por unidad en el que se incurre por mantener el inventario en una ubicación fija dentro del almacén) son muy altos, lo cual significa que el control de inventarios es deficiente.

11. No se crean reportes sobre indicadores clave de desempeño que habilitan el seguimiento de la operación y la toma de decisiones oportuna.

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Cómo saber si un sistema de gestión de almacenes mejoraría tu operación

Debido a que la cadena de suministro integra un sinfín de componentes y procesos, es complicado identificar y resolver sus problemas. No obstante, es necesario hacerlo, ya que esto puede arrojar luz sobre puntos de dolor, cuellos de botella, fuentes de errores e ineficiencias operativas. Usualmente, estos problemas están provocados por una falta de escalabilidad de la infraestructura de la empresa, el uso de herramientas tecnológicas obsoletas, la falta de captura de información, entre otras causas. Es indispensable entender las fortalezas y debilidades de las operaciones de almacén de una organización, con el fin de emprender proyectos a corto, mediano y largo plazo que faciliten el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Para averiguar cuáles son las áreas de oportunidad de tus operaciones, hay que poner en marcha un diagnóstico que evalúe la complejidad, relevancia y madurez de cada uno de los procesos del almacén:

1. Identificar la complejidad del proceso: la complejidad es mayor mientras más componentes requiere para funcionar e interactúa con más áreas de la cadena de suministro.

2. Identificar la relevancia del proceso: dentro de tu cadena de suministro, son más relevantes los procesos que generan la mayor parte de la productividad o cuyas actividades utilizan una parte significativa de los recursos de la empresa.

3. Identificar la madurez del proceso: es el nivel de estandarización, estabilidad o integración de un proceso.

Estos criterios son el comienzo del diagnóstico de la cadena de suministro. Una vez que sabes qué actividades reducen la productividad general del almacén, es posible que tus objetivos generales incluyan lo siguiente:

• Optimizar espacios y equipos

• Aumentar la productividad general

• Incrementar la exactitud del inventario

• Reducir errores de picking y embarque

• Mejorar el nivel de servicio, fill rate y precisión de las órdenes

• Aumentar el control de costos operativos

• Incrementar el control de entradas y salidas

Un sistema de gestión de almacenes te puede ayudar a medir con un alto grado de exactitud los KPIs de tu operación mediante el uso de la información que reúne sobre todos tus procesos. Una vez que tienes cifras puntuales y visibilidad de las actividades de tu almacén, puedes seguir con un plan de mejora, poniendo atención a las áreas que lo necesitan y comparando resultados.

Un sistema de gestión de almacenes puede rendir los siguientes resultados:

Encontrar el sistema de gestión de almacenes más adecuado para tu operación requiere dedicación y asesoría de expertos, ya que implica una evaluación profunda de las operaciones de tu almacén y un análisis financiero para saber si la inversión se justifica. Te recomendamos explorar la oferta de sistemas, teniendo en cuenta el tamaño de tu empresa, tus objetivos, tu presupuesto y, sobre todo, las áreas de mejora de tu operación.