La gestión de almacenes en la industria de alimentos y bebidas

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Uno de los principales retos para las empresas que se desempeñan en la industria de alimentos y bebidas es mantener sus costos operativos a la baja, dado que suelen vender en grandes volúmenes con bajos márgenes de ganancia. Para una organización que comercializa alimentos y bebidas, llevar un control cercano de los procesos de su cadena de suministro suele ser una prioridad, dado que las fugas de recursos pueden representar una reducción significativa de sus utilidades.

Un sistema indispensable para controlar los procesos administrativos y operativos de una empresa es un ERP (Enterprise Resource Planning), ya que recolecta, guarda, administra e interpreta la información generada por las distintas áreas de un negocio. Sin embargo, las necesidades de algunas empresas superan las capacidades de un ERP.

 

ERP vs. sistema de gestión de almacenes

Las organizaciones que comercializan alimentos y bebidas suelen beneficiarse de la implementación de un sistema de gestión de almacenes o WMS (Warehouse Management System), especialmente porque controla y genera información acerca de cada producto recibido, surtido, empacado y enviado. Además, permite conocer la ubicación del inventario dentro del almacén y su valor. Un sistema de gestión de almacenes habilita las siguientes funciones:

  • Visibilidad de los procesos del almacén
  • Análisis y centralización de la información de cada proceso
  • Rastreo del movimiento de productos
  • Identificación de problemas
  • Toma de decisiones oportuna para enviar los productos correctos a los clientes correspondientes, en tiempo y forma.

Debido a la cantidad de información generada por un sistema de gestión de almacenes, es conveniente integrarlo con el ERP de una empresa, ya que el primero recibe información del segundo acerca de las transacciones de compra y venta. Un sistema de gestión de almacenes puede funcionar en modo standalone, es decir, sin estar integrado, pero esto suele generar procesos manuales poco confiables, debido a que se generan inconsistencias en la información de ambas soluciones.

Un sistema de gestión de almacenes suele ser de gran utilidad para las empresas que comercializan alimentos y bebidas, debido a que puede tener los siguientes efectos en la operación de una empresa:

  • Mayor eficiencia y operaciones simplificadas
  • Ahorros en tiempo y dinero
  • Menor tiempo de venta mediante procesos automatizados y flujos de trabajo
  • Flexibilidad de ajustarse a nuevas estrategias para satisfacer la demanda y adaptarse a los cambios del comportamiento de los consumidores
  • Disminución de merma por expiración a través de un control de inventarios cercano
  • Decisiones más rápidas y acertadas con base en información centralizada, accesible para gerentes logísticos
  • Eliminación de la necesidad de tercerizar las operaciones de almacenamiento, lo cual facilita el cumplimiento de órdenes de compra.

 

La merma en el almacén

A diferencia de empresas de otras industrias, las que comercializan alimentos y bebidas ponen especial atención a sus procesos de la cadena de suministro, ya que sus productos corren el constante riesgo de dañarse, contaminarse o expirar. Por ello, los almacenes de estas organizaciones suelen tomar medidas especiales de cuidado de su mercancía, pero las complejas operaciones diarias están lejos de facilitar el cumplimiento de estos lineamientos. Los descuidos pueden producir una mayor merma, lo cual genera ventas perdidas y reduce los márgenes de ganancia de la empresa. Los sistemas de gestión de almacenes ofrecen una gran variedad de funcionalidades que evitan que esto suceda:

  1. Acomodo de mercancías
    Un sistema de gestión de almacenes agiliza el acomodo de tal forma que acorta los recorridos por el almacén y el tiempo de descarga para reducir el riesgo de daño a la mercancía. Esto sucede mediante el incremento de la productividad de la fuerza de trabajo, una distribución lógica del almacén y el aprovechamiento del espacio. Además, gestiona el acomodo de mercancías de acuerdo con las zonas de temperatura del almacén, su distribución, los patrones de demanda y los perfiles de obsolescencia de cada producto.
  2. Trazabilidad de productos
    Habilita la trazabilidad de productos para el proceso de recall (retiro de productos), a través del registro de códigos verificadores o de barras de cada producto y contenedor. De esta manera, la empresa puede saber cuál fue el origen y destino del lote dañado. Un recall rápido y exacto evita la insatisfacción del cliente y las sanciones por el incumplimiento de regulaciones gubernamentales.
  3. Control de inventarios
    La visibilidad de la productividad de cada proceso es indispensable para proteger los productos de daño u obsolescencia, ya que los retrasos y los errores pueden resultar en una pérdida de lotes. Para una empresa que vende alimentos y bebidas, es indispensable tener visibilidad del acomodo de su mercancía, el traslado de productos dentro del almacén, entradas y salidas de la mercancía, etc. Un sistema de gestión de almacenes ofrece esta información y permite conocer las ubicaciones del inventario, el valor que tiene y cómo éste cambia conforme se acerca la fecha de caducidad de los productos. Con base en dichos datos y con recomendaciones del sistema sobre políticas de inventario, es posible gestionar la mercancía para evitar la pérdida de productos por daño o caducidad y tomar las decisiones de venta correctas.
  4. Productividad de la fuerza laboral
    Asignar tareas a la fuerza laboral puede llegar a ser muy complejo, debido a que hay muchas variables que considerar para que los operadores sean lo más productivos posible. Un sistema de gestión de almacenes permite dar seguimiento a las actividades de la fuerza laboral y asignar tareas a cada operador, dependiendo de su cercanía a la ubicación de la actividad y respetando los límites predeterminados del almacén. De esta manera, es posible conseguir una distribución más eficiente de tareas para reducir los costos de la fuerza de trabajo e incrementar los márgenes de ganancia.
  5. Trabajo dirigido
    Una de las funcionalidades de un sistema de gestión de almacenes que más valor agrega es el trabajo dirigido para las tareas de surtido. El trabajo dirigido logra un menor índice de error, lo cual resulta en clientes satisfechos con pedidos completos. Además, este sistema suele habilitar la implementación de soluciones de picking (tales como Voice Picking, Pick-to-light, etc.), que reducen el uso de papel e incrementan la exactitud del surtido en altos porcentajes.

 

Mayor productividad, mayores márgenes

A diferencia de un ERP, un sistema de gestión de almacenes permite administrar los procesos más complejos de una operación mediante facilitadores que aumentan la rentabilidad de una organización. A menudo, las empresas que venden alimentos y bebidas están al borde de quedar rebasadas por sus costos operativos, ya que venden en gran volumen, pero con márgenes de ganancia bajos. Sin embargo, es posible reducir este riesgo mediante una evaluación exhaustiva de cada proceso del almacén, ya que éste puede ser la principal fuente de pérdidas de la mercancía.

La implementación de tecnología en el almacén no sólo ayuda a controlar los costos operativos, sino que también incrementa la visibilidad de los productos para asegurar su calidad. En la medida en que una empresa aprovecha cada producto y cada oportunidad de venta, puede ser más rentable y obtener la lealtad de sus clientes.