Monitoreo de transporte: 5 maneras en que mejora tus operaciones

Monitoreo de transporte

 

El transporte de carga es esencial para nuestras necesidades diarias. La mayor parte de los productos que consumimos a diario viajaron cientos de kilómetros antes de llegar a nuestras manos. Hoy en día, se estima que un 97% de los destinatarios de un paquete espera tener cierto grado de visibilidad sobre el estatus de su orden. Por ello, es fundamental monitorear en tiempo real todos los embarques, desde el momento que abandonan nuestras instalaciones hasta que llegan a su destino final.

El monitoreo del transporte va más allá de un mapa digital que muestra un pequeño camión moviéndose de un lado a otro en la pantalla: es información valiosa para optimizar tanto la cadena de suministro propia, como la de nuestros socios comerciales.

 

¿Qué es el monitoreo de transporte?

El monitoreo de transporte es la capacidad de saber en todo momento dónde se encuentra un embarque, principalmente entre su ubicación de origen y su destino:

  • El monitoreo de carga inbound permite rastrear cada unidad de transporte para preparar las instalaciones y a los operadores para recibir envíos entrantes.

  • El monitoreo de carga outbound permite ver si un embarque llegó a la puerta del cliente, es decir, a su destino final.

El monitoreo de transporte funciona principalmente de dos formas:

  1. Monitoreo mediante un dispositivo GPS integrado al vehículo

  2. Monitoreo mediante una aplicación para dispositivos móviles.

La primera forma es conveniente cuando la seguridad del vehículo y de la carga son la prioridad, ya que habilita el uso de botones de pánico, paro de motor, sensores en puertas y otras medidas de seguridad. La segunda forma tiene el propósito de recaudar información valiosa para el embarcador y sus clientes y mejorar la comunicación con el transportista. Sin embargo, provee poca funcionalidad para promover la seguridad de la carga.

Los beneficios de monitorear el transporte mediante el uso de una aplicación para dispositivos móviles son vastos; no obstante, no son tan evidentes a primera vista. Estos son los 5 beneficios principales de monitorear el transporte con una aplicación móvil:

  1. Automatización

Conocer en todo momento la ubicación exacta de los embarques abre un abanico de posibilidades para automatizar tareas repetitivas. En el nivel más sencillo, la automatización permite brindar al destinatario la ubicación del embarque sin necesidad de recurrir a un proceso de doble llamada telefónica. Sin un monitoreo con aplicación móvil, el cliente debe comunicarse con un ejecutivo de Atención a clientes de la empresa proveedora, quien, a su vez, llama al transportista para averiguar su ubicación y se pone en contacto con el cliente de nuevo. Automatizar este proceso, además de ahorrar el tiempo de tres personas distintas, garantiza la veracidad de la información. De otra manera, saber la ubicación del embarque dependerá de la palabra del transportista, o bien, de cómo interprete esa información el ejecutivo de Atención a clientes.

 

Monitoreo de transporte  ilustración

 

Otros procesos automatizados del monitoreo de transporte outbound incluyen notificaciones al embarcador sobre contratiempos durante el recorrido, desviaciones del plan de ruta, exceso de velocidad y reportes de paradas no planeadas, entre otros. Para el monitoreo de transporte inbound, una aplicación móvil puede enviar notificaciones acerca de cualquier cambio en los horarios estimados de llegada (ETAs), alertas de proximidad y confirmaciones de entrega (usualmente acompañadas por una prueba electrónica de entrega POD).

  1. Orquestación

Recolectar, analizar y comunicar la información efectivamente a través de los eslabones de la cadena de suministro es la única manera de evitar disrupciones. Conocer el momento exacto en que llegará la mercancía a una planta o centro de distribución permitirá realizar una planeación precisa de las actividades de recibo, tales como asignar andenes de descarga y operadores para contabilizar y descargar la mercancía. Además, saber la hora de llegada del transporte permite ejecutar procesos bajo el esquema just-in-time para organizar la producción, realizar cruces de andén (cross-docking) y reducir tiempos, espacios e inventarios.

Asimismo, compartir la información del transporte con socios comerciales les permitirá orquestar sus propios procesos y estrategias, revisar los compromisos con sus clientes, ofrecer visibilidad a sus sucursales, publicar disponibilidades en tiendas en línea, etc.

  1. Productividad

El único propósito de un vehículo de carga es transportar mercancía. Por lo tanto, el tiempo que un camión permanece estacionado mientras espera ser descargado reduce su productividad y la de sus operadores. Los tiempos de espera de descarga elevados representan una catástrofe para la industria del transporte, ya que las consecuencias suelen permearse a áreas como la salud y seguridad de los operadores.

 

 

Un estudio elaborado por First Call Logistics demuestra que aquellos operadores que experimentan retrasos de al menos una hora son 6.2% más propensos a involucrarse en un accidente de tráfico. Lo anterior se debe a que los operadores conducen a excesos de velocidad ante la necesidad de recuperar el tiempo perdido.

Una medida efectiva para reducir los tiempos de espera es notificar al cliente sobre los ETAs de la unidad de transporte. De esta manera, es posible asegurar que el cliente estará listo para descargar la mercancía cuando el camión arribe a sus instalaciones.

Otra práctica recomendable para agilizar el recibo de mercancía es medir los tiempos de espera de las unidades de transporte en el patio. Al registrar los tiempos de espera en un sistema de monitoreo de transporte, es posible obtener un panorama completo del problema, incluyendo los costos generados y un reporte del tiempo de espera promedio por cliente. Si un cliente específico recurrentemente causa esperas prolongadas para los transportistas, puede ser útil mostrarle los registros de tiempos perdidos para buscar en conjunto una solución al problema.

  1. Desempeño

Gestionar el desempeño de un operador de transporte puede ser una tarea compleja; hacerlo sin un sistema que proporcione información confiable en tiempo real lo hace imposible. La falta de evidencias sobre lo que ocurre con un vehículo en ruta impide identificar anomalías en el comportamiento del operador, y, por lo mismo, impide tomar las medidas correctivas necesarias. Además, cualquier desviación del plan de ruta original puede afectar negativamente los compromisos de entrega con los clientes y su nivel de satisfacción con el servicio. El monitoreo de transporte en tiempo real, especialmente cuando está conectado a un sistema de telemetría (sistema que recoge y transmite información de los sensores y computadoras de los vehículos a otros dispositivos), puede ayudar a eliminar más del 95% de los actos de negligencia de los operadores, prevenir infracciones de tráfico y mejorar notablemente el desempeño mediante la implementación y medición de KPIs, tales como:

  • Kilometraje recorrido vs. kilometraje planeado

  • Número de entregas puntuales

  • Cantidad de kilómetros recorridos a exceso de velocidad

  • Consumo de combustible

  • Número de encendidos y apagados del motor.

  1. Lealtad

El costo de conseguir un cliente es entre 5 y 7 veces mayor que el costo de retenerlo. Sin embargo, las empresas generalmente dedican entre 15 y 20 veces más recursos a conseguir nuevos clientes que a retener a los existentes. Esta estrategia suele generar tasas de crecimiento menores de lo esperado, debido al abandono de clientes que no fueron atendidos conforme a sus expectativas.

Los sistemas de monitoreo de transporte mejoran la experiencia del cliente, y, con ello, su lealtad, al incrementar la cantidad de entregas puntuales, ofrecer visibilidad sobre el estado de sus pedidos, informar sobre cambios en los ETAs y rendir cuentas claras mediante el uso de PODs.

 

¿Cómo asegurar el éxito de un proyecto de monitoreo de transporte?

A pesar de que los sistemas de monitoreo de transporte ofrecen estos beneficios, integrarlos a un negocio puede ser complejo, debido a la cantidad de elementos afectados por su implementación. La clave del éxito, sin embargo, reside en involucrar a los transportistas y operadores en el proceso de implementación de uno de estos sistemas y desglosar los beneficios que ellos obtendrán del proyecto. Los ahorros en tiempos de espera, el aumento de productividad y los bonos por desempeño suelen ser suficiente para convencer hasta al operador más escéptico, mientras que la idea de asegurar más viajes incentiva a las compañías transportistas para participar activamente en el proyecto y su ejecución.