Soluciona los errores de exactitud de inventarios con un WMS

información inexacta

 

Un Centro de Distribución (CEDIS) conlleva muchos desafíos que los logísticos deben enfrentar de manera correcta, pues de lo contrario podrían generar perdidas para su negocio. Nos dimos a la tarea de investigar y entrevistar a 5 expertos de Netlogistik que cuentan con más de 15 años de experiencia cada uno, para identificar los retos más críticos que enfrenta un CEDIS:

  1. La optimización del espacio en un Centro de Distribución

  2. Visibilidad de extremo a extremo en la cadena de suministro

  3. Errores frecuentes en el picking

  4. Nivel de servicio

  5. Información inexacta del inventario

  6. Productividad y talento humano

En el artículo anterior profundizamos en el desafío relacionado al nivel de servicio y la satisfacción del cliente. En esta ocasión te presentamos el quinto reto: información inexacta del inventario. Continúa leyendo para entender el porqué del problema y descubrir los beneficios de solucionarlo con un sistema de gestión de almacenes.

Un inventario inexacto puede generar una serie de problemáticas y confusiones dentro del CEDIS e incluso repercutir en el servicio brindado a tus clientes, con la posibilidad de perderlos si tu servicio es sensiblemente inferior al de tu competencia.

 

¿Por qué tengo errores de exactitud de inventarios?

El origen de este problema es por no tener sistematizado el Centro de Distribución, es decir, por no tener integrado un sistema con el inventario y con otros sistemas en tiempo real.

Por ejemplo: si tienes 4 piezas de inventario, pero 5 personas las compran, forzosamente tendrás que quedar mal con un cliente. Situaciones como la anterior suceden cuando no están integrados los diversos sistemas que participan en la cadena de suministro.

Para entender por qué se generan errores de exactitud de inventarios, te mencionamos los principales procesos de un CEDIS, identificando los errores más comunes:

 

Recibo

Es frecuente que los proveedores que entregan los productos lleven cantidades diferentes a las que se especifica en la orden de compra, generando faltantes o sobrantes de mercancía. A veces, se puede recibir mercancía en condiciones inadecuadas o que requiere procesos de inspección o cuarentena y hasta que estos no suceden la mercancía no está disponible.

 

Acomodo

El acomodo incorrecto del producto puede generar problemas de exactitud del inventario cuando es colocado en una ubicación errónea, de forma que cuando van por la mercancía, no se encuentra en el lugar correcto, por lo tanto, se puede asumir que no hay mercancía (lo que ocasiona faltantes en las órdenes de tus clientes). Una complicación adicional es con un producto que tiene fechas de caducidad y se coloca en posiciones de surtido cuando existe otro pallet o caja con menor fecha de expiración; esto genera que el producto pueda expirar o volverse obsoleto.

A veces, cuando el producto está almacenado puede sufrir daños y pasar de un estatus disponible a dañado, generando que el producto aparezca en el inventario pero que no se pueda utilizar.

 

Surtido

Los errores en el proceso de surtido tienen un impacto directo en la productividad de tu CEDIS. Existen diferentes errores de picking, que de no ser identificados pueden generar un incremento en tus costos y perjudicar el servicio que brindas a tus clientes.

Algunos errores frecuentes son:

  • Errores humanos en la selección de un producto

  • Errores humanos en la colocación de un producto

  • Surtido manual elaborado en una hoja de papel

  • Surtido realizado por varias personas que generan bultos y no se consolidan de manera adecuada.

Empaque

El empaque es un proceso vital del almacén, para asegurar la integridad de los productos y optimizar el costo de entrega de los pedidos. En la planeación, debes elegir el medio de entrega óptimo, pero el costo depende del peso y volumen de los paquetes que entregues, de forma que es importante saber el peso y las dimensiones de los empaques antes de surtirlos. Esto solo es posible con un WMS que maneje las huellas logísticas (dimensiones, peso y compatibilidad) del producto y que tenga algoritmos de empaque que seleccionen las cajas ideales para cada pedido.

En los grandes almacenes, se suele surtir por varios operadores una misma orden y el área de empaque se vuelve un cuello de botella pues el empacador debe esperar a tener el pedido completo antes de tomarlo y empacarlo; por ello en muchas operaciones la mejor práctica es surtir directo a la caja de empaque, aunque ésta pase por diferentes áreas y personas en el almacén (Pick and Pass). La coordinación de estas operaciones de surtido y empaque requieren de un WMS.

 

Embarque

El proceso de embarque es fundamental para optimizar los tiempos de carga, descarga y entrega del producto. Si no tienes perfectamente mapeado el flujo del proceso, hay ocasiones que tienes gente surtiendo de diferentes ubicaciones para los mismos pedidos, sin un orden ni un sistema que les especifique dónde llevar los productos. Por ello, surgen errores humanos como poner la mercancía en stages diferentes, ocasionando que no vaya completo el surtido cuando en realidad sí se surtió, pero se dejó en diferentes lugares. Lo peor de todo es que por lo general se dan cuenta cuando el camión ya salió del CEDIS.

 

Información en Línea

El WMS te ayuda teniendo toda la información en línea, es decir, todo movimiento que haces dentro del CEDIS en tiempo real. Con un WMS te puedes dar cuenta desde que cae la orden, hasta que se empieza a planear, se ejecutan las tareas, etc. Es decir, te da todo el flujo paso a paso de lo que hace el personal en tiempo real. Gracias a esto, tienes la información necesaria para ir alertando a tus clientes de cada etapa por la que atraviesa su paquete. Cuando la mercancía va de salida, manda la información al TMS (en caso de contar con uno), y se continúa con el seguimiento de rastreabilidad hasta la prueba de entrega.

 

¿Qué valor agregado que me brindaría un WMS?

A continuación, te mencionamos cómo un WMS te ayudaría a optimizar los errores de exactitud de inventarios y de cada uno de los procesos mencionados anteriormente.

 

Recibo

Un WMS te ayuda a configurar los rangos que puedes recibir de más o de menos de cada proveedor y a validar lo efectivamente recibido (para generar un documento de recibo contra el que se paga la factura del proveedor). Además, un buen WMS maneja el estatus de la mercancía para decirte el estado de cada pallet o caja y cuánto producto tienes verdaderamente disponible. El manejo de estatus es de vital importancia y los WMS maduros te permiten manejar varios estatus sobre un mismo producto para poder remover alguno y mantener los otros.

 

Acomodo

Un WMS además de sugerirte la ubicación óptima para acomodar el producto, se asegura por el escaneo de la ubicación o la lectura del código de verificación por voz que el producto sea colocado en la ubicación correcta.

También, te otorga visibilidad en tiempo real del inventario, al momento de hacer la planeación el WMS valida que tengas todo el inventario necesario, la funcionalidad de reabasto te permite estar seguro de que tienes la mercancía a la mano y perfectamente identificada a nivel localidad antes de comenzar el surtido, para que el operador encuentre toda la mercancía y no tenga que regresar o esperar un reabasto.

 

Surtido

Un WMS te permite planear y configurar la prioridad de surtido de una orden específica con los distintos rangos de fecha posibles, esto te ayuda a agilizar y priorizar los pedidos que se tienen que ir primero.

Otro escenario en el que el WMS es fundamental para despachar un producto solicitado lo más rápido posible es cuando se trata de una venta a mostrador, en la que difícilmente tienes un amplio rango de tiempo pues el cliente está ahí esperando. Por lo tanto, con el WMS puedes priorizar esas tareas para que sean las primeras en surtir dentro del CEDIS.

 

Empaque

Gracias al WMS tienes la información correcta de las huellas logísticas que te proporcionan información sobre la volumetría, el peso, los distintos estándares de cajas que vas a necesitar, entre otros. Lo anterior te permite escoger las unidades de empaque y surtir de manera directa (Pick and Pack) optimizando los recursos y asegurando la integridad del pedido, a esta funcionalidad se le conoce como cartonización.

 

Embarque

Un WMS te ayuda a tener control y rastreabilidad de todo lo que mueves, es decir, el sistema te lleva de la mano para trasladar la mercancía al stage apropiado. Además de asegurar mediante confirmación por escaneo o voz, que se sube el producto al camión correcto y el pedido está completo.

 

Control de Inventarios:

Un WMS te ayuda a mantener la integridad y el control de todo el inventario, asegurándose que cuando exista un error de acomodo o estatus del producto se pueda corregir en el momento. Además, un WMS maduro cuenta con diversos algoritmos de conteo cíclico del inventario que te permiten validar que los productos se encuentren en las ubicaciones y con los estatus correctos.

Para realizar los conteos cíclicos, el WMS cuenta con algoritmos que te ayudan a contar todos los productos del almacén (cierto número de veces al año), de acuerdo a su rotación y sin detener la operación del mismo. Las ubicaciones a contar permanecen operativas, actualizándose según se toma o deja inventario hasta el momento en que un operador llega a realizar el conteo, normalmente el operador cuenta la mercancía sin saber cuánta debe haber y si el conteo coincide con la información del sistema se pasa a la siguiente ubicación. Si el conteo físico difiere de la información del sistema, puedes configurar el WMS para que se realice un nuevo conteo por el operador o el supervisor en turno.  

Si al final no coinciden las cantidades se corrige el sistema y se guarda la diferencia para conciliarla periódicamente; a veces podemos tener faltante de n piezas de un producto en una localidad y sobrante de las mismas n piezas en otra localidad, de manera que se concilia la información sin necesidad de mandar ajustes al sistema de inventarios.

 

Recuerda que para enfrentar el desafío de los errores de exactitud de inventarios es importante estar al tanto del inventario disponible en tiempo real y a comunicar cualquier variación que suceda de manera inmediata, para tomar las precauciones necesarias y satisfacer la demanda con éxito. Esto es posible con un sistema de gestión de almacenes. Si tienes más preguntas, no dudes en contactar a nuestros expertos para asesorarte.

 

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