Voice Picking: qué es y cómo funciona

¿Sabías que el tamaño promedio de los almacenes y centros de distribución está aumentando a nivel mundial? A raíz del crecimiento de la industria del e-commerce, el metraje de estas instalaciones se duplicó, debido a que las empresas requieren más espacio para cumplir con la demanda de sus productos. A pesar de que esto incrementa la capacidad de almacenamiento, no lo hace sin dificultades: la alta cantidad de SKUs que hay en las instalaciones disminuye la precisión en el surtido y provoca una mayor ineficiencia operativa.

El mercado de servicios de software para logística aumenta cada día  más, ya que las empresas están tratando de mantener sus costos operativos a la baja, mientras crecen sus almacenes y su oferta de productos. Estos softwares han comprobado una y otra vez que implementarlos en los procesos logísticos es más redituable que no hacerlo, incluso considerando la inversión inicial que requieren. Los servicios de software para logística son un futuro inevitable para las compañías que siguen realizando sus procesos manualmente o las que siguen utilizando papel para gestionar sus operaciones diarias. El Voice Picking es uno de los sistemas que eficientizan los procesos porque asegura que los operadores reciban instrucciones precisas y que puedan llevarlas a cabo.

¿Qué es el Voice Picking?

El Voice Picking es una tecnología de surtido dirigido por voz que, a través de unos audífonos con micrófono y de un dispositivo móvil, les dicta a los operadores del almacén las instrucciones de cada tarea que deben completar. Ofrece la ventaja de disminuir los errores de surtido y de incrementar la productividad general de esta operación porque evita que la fuerza de trabajo olvide el número exacto de elementos que debe surtir y qué debe hacer con ellos.

Dentro de los macroalmacenes que están inaugurando las empresas, el Voice Picking incrementa la productividad porque, al recibir instrucciones por voz, los operadores tienen las manos libres para realizar con precisión los movimientos que requiere el surtido. Además, pueden dedicar su atención a sus tareas, en vez de dedicarla a leer listas de surtido, marcar entradas y salidas de mercancía o seleccionar los pedidos con un escáner.

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¿Cómo funciona el Voice Picking?

Mientras el operador se traslada por el almacén o centro de distribución, recibe un mensaje por voz que le indica a qué pasillo debe dirigirse; una vez que llega, le confirma esto al sistema mediante su voz. Después, recibe instrucciones de dirigirse a un estante específico en el pasillo y confirma cuando ya está ahí. Paso por paso, el sistema de voz dicta la cantidad de unidades que debe surtir el operador, y éste expresa en voz alta cuántas unidades seleccionó cuando termina la tarea. Así, la fuerza de trabajo recorre el almacén eficientemente, sin cometer errores causados por la cantidad de factores que debe considerar en cada momento. Es como si el sistema de Voice Picking absorbiera las dificultades de surtido y simplificara el proceso para los empleados del almacén.

La tecnología detrás del picking por voz

El dispositivo electrónico que lleva puesto el operador recibe una señal de un sistema ERP (Enterprise Resource Planning), de un WMS (Warehouse Management System) o de cualquier otro sistema a través de la red de Wifi. La tecnología del dispositivo traduce el mensaje a voz, en el idioma configurado. Una vez completada la tarea, el surtidor se lo comunica al dispositivo mediante el uso de su voz; entonces, el sistema de voz traduce este mensaje de nuevo y lo envía de regreso al sistema general del almacén para registrar que la actividad fue completada. Este ciclo se repite cuantas veces sea necesario, dependiendo del tamaño del surtido.

El Voice Picking es el tipo de tecnología que está en tendencia, como parte del crecimiento del mercado de servicios de software para logística. Es uno de los componentes necesarios para digitalizar las operaciones del almacén, pues se comunica en tiempo real con los demás sistemas implementados para generar información y simplificar cada proceso. De esta manera, los recursos humanos de una empresa dedican su esfuerzo a actividades que incrementan las utilidades del negocio, en vez de desperdiciar su tiempo en tareas redundantes que podrían evitarse.

Los 6 procesos que optimiza el Voice Picking dentro del almacén

El Voice Picking asiste en los procesos de reabastecimiento, distribución, almacenaje, conteo de inventario, consolidación y embarque, cada uno de ellos de la siguiente manera:

1. Reabastecimiento

En el proceso de surtido, los operadores que están preparando pedidos deben tener a la mano los productos que van a empacar. Idealmente, estos productos están en los niveles más accesibles de los racks de surtido, y siempre hay productos disponibles, con tal de agilizar la selección de productos y de mantener el proceso en movimiento. Para lograr estos objetivos, los operadores que reabastecen los racks deben seguir instrucciones precisas, dado que el acomodo de los productos tiene que ser el óptimo para que sean accesibles a los surtidores y para que no se terminen.

Con base en la información que el sistema general del almacén alimenta al software, el Voice Picking le indica al operador qué cajas o productos debe llevar a los racks de surtido y en qué orden debe acomodarlos. En vez de escanear un código de barras para confirmar que están cumpliendo con las instrucciones, sólo confirma que lo hizo con leer en voz alta el código abreviado que está impreso en cada rack.

2. Distribución o Put-to-Store

El proceso de Put-to-Store o distribución puede tener una alta tasa de error, debido a la cantidad de productos que cada pedido incluye. A menudo, los surtidores que realizan esta tarea deben seguir una larga serie de pasos para completar cada paquete, y es en estos pasos donde más se equivocan, debido a la cantidad de factores que deben tomar en cuenta al mismo tiempo. Por ejemplo, tienen que hacer recorridos por todo el almacén y asegurarse de que están en la ubicación correcta para tomar los productos indicados; también tienen que incluir en el pedido las cantidades precisas de cada producto.

Incluso en almacenes donde el Put-to-Store es más eficiente —cada recorrido sirve para completar los pedidos de varias tiendas—, influyen las mismas dificultades. El Voice Picking mapea el recorrido del almacén para que los operadores puedan surtir varios pedidos en un solo viaje, sin repetir pasillos o racks. Al inicio del recorrido, el surtidor escucha a través del sistema de voz a dónde debe dirigirse. Una vez que llega a cada pasillo, lee en voz alta el código verificador del rack en el que se encuentra el producto y confirma la cantidad de unidades que incluyó en cada pedido. Con esto, el sistema registra que el paquete está en proceso de completarse y actualiza los niveles de inventario.

Como buena práctica, los códigos verificadores de los racks se cambian periódicamente en algunos almacenes, con el propósito de que los operadores no se los memoricen. Esto garantiza que la tasa de errores en el surtido se mantenga a la baja, ya que la precisión de este proceso no se basa en la memoria de la fuerza de trabajo. Al leer los códigos cada vez, es seguro que los surtidores están en la ubicación indicada.

3. Almacenaje

Después de ser recibidos en los andenes, los productos entran al almacén y deben ser acomodados de acuerdo con una planeación que facilite su acceso en los demás procesos. Existen varios modos de acomodo: el más básico de ellos es el acomodo caótico, en el cual el lugar de almacenaje de cada producto se determina de acuerdo con los espacios que están libres en los racks, sin importar el área. Otros modos van en función de las zonas en las que se divide el almacén y de la demanda de cada producto; estos modos de almacenaje están pensados para facilitar la operación diaria.

El Voice Picking le indica al encargado del acomodo qué pallet debe tomar de la zona de recibo; el operador lee o escanea el LPN (License Plate Number) impreso en el pallet para confirmar que va a almacenar la pieza correcta. Después, el sistema de voz indica a dónde debe dirigirse el empleado para acomodar la mercancía recibida, con base en el método de acomodo acostumbrado.

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4. Conteo de inventario

Para realizar un surtido eficaz, es importante conocer la ubicación exacta y el inventario de cada uno de los productos que hay en el almacén. Con las actividades del día a día, los productos se mueven de sus ubicaciones correctas, lo cual significa que la información de los sistemas del almacén pierde exactitud. Para obtener una mayor visibilidad del inventario, las empresas despliegan conteos totales que suelen costar tiempo y dinero, ya que requieren la contribución de la mayor parte de la fuerza de trabajo y detener la operación durante un día completo o más.

Una alternativa para reducir la cantidad de conteos totales al año es el conteo cíclico, en el cual los operadores, durante sus actividades de surtido diarias, reciben mediante el sistema de Voice Picking instrucciones de contar los productos o cajas que hay en cierto rack. Para evitar sesgos y el registro de información falsa, el sistema de Voice Picking plantea una pregunta abierta, como “¿Qué producto está almacenado en este rack?”, y el operador expresa la cantidad de productos o el tipo de producto que encuentra. Posteriormente, un WMS o sistema ERP puede corroborar que estos datos coincidan con la información que está registrada. Si no es así, el software envía a un segundo empleado para realizar el mismo ejercicio y validar que los productos, en efecto, están ubicados o contabilizados incorrectamente.

5. Consolidación

En los almacenes que preparan pedidos en bandas de surtido, los operadores reciben cajas identificadas con un código y deben ir colocando en ellas los productos correspondientes, según se los indique el sistema de voz. Conforme los surtidores avanzan en este proceso y terminan de preparar cada caja, éstas llegan al final de las bandas. Sin embargo, las cajas que corresponden a distintos pedidos pueden salir por una misma banda. Por ello, hay encargados de consolidar cuidadosamente cada pedido al empacar las cajas en los pallets adecuados o al colocarlas en los embarques correspondientes; en esto consiste la consolidación de pedidos.

La tecnología de Voice Picking les indica a los encargados de la consolidación qué cajas van en cada pallet o embarque. El operador repite en voz alta el código impreso en la etiqueta de la caja y el sistema responde en qué pallet o qué punto del embarque debe colocarla. Así, el operador puede juntar todas las cajas de un pedido hasta completar todos los embarques.

6. Embarque

Sin importar cuál haya sido el método de surtido utilizado, los pedidos siempre terminan en el área de staging, donde se empacan y quedan listos para ser embarcados. Después de completar un pedido, un WMS determina en qué área de staging debe colocarse, dependiendo de su cercanía al andén de carga correspondiente.

La tecnología de Voice Picking instruye a los operadores sobre cómo cargar los pallets a la caja del transporte, y éstos deben confirmar cada pallet embarcado al leer en voz alta su código verificador. De esta manera, el sistema registra que los pallets correctos están en el transporte indicado.

Beneficios y resultados del Voice Picking

El trabajo dirigido por voz impacta positivamente los niveles de productividad de cada integrante de la fuerza de trabajo, y, por lo tanto, de la operación general de la cadena de suministro. Las empresas que han implementado trabajo dirigido por voz en sus almacenes han registrado los siguientes resultados y beneficios:

Resultados

• Más del 30% de incremento en la productividad operativa

• Hasta 99.99% de precisión en el surtido

• Hasta 80% de disminución de errores

• Hasta un 30% de reducción de mermas

Beneficios

• Visibilidad de inventarios, tiempos, pedidos y capacidad operativa

• Mayor aprovechamiento del tiempo

• Recorridos más eficientes dentro del almacén

• Reducción de costos de distribución de cada artículo

• Mayor nivel de servicio en puntos de venta

• Cargas de trabajo equilibradas entre operadores

• Procesos más veloces y fluidos

Tecnología en la cadena de suministro

La tecnología Voice Picking forma parte de la corriente de innovaciones que están simplificando el funcionamiento de las cadenas de suministro a nivel mundial. El Voice Picking, como otras tecnologías, compensa por los obstáculos que encuentran las empresas tras expandir sus almacenes y centros de distribución, ya que mejora la productividad y trabaja con los demás sistemas implementados. Esta tecnología es sólo una de las múltiples piezas que trabajan en conjunto para evolucionar la cadena de suministro a una operación digital.