¿Cómo llevar el control de inventarios?

El control de inventarios puede quebrar o impulsar el crecimiento de una empresa.  Algunas organizaciones dedican mucha atención a este proceso, pero otras lo descuidan, sin conocer su importancia. Frecuentemente, este es un error garrafal, dado que afecta directamente el cumplimiento de órdenes y la satisfacción de los clientes. ¿Cómo llevar el control de inventarios? Es una pregunta cada día más frecuente en las operaciones logísticas, puesto que no es una tarea nada fácil de llevar a cabo en la actualidad. Sin embargo, esto puede cambiar, sigue las recomendaciones que te presentaremos y podrás obtener importantes beneficios operativos y financieros, para así, lograr dominar tu mercado.

¿Qué son los inventarios de almacén y cuál es su relevancia en cómo llevar el control de inventarios?

Los inventarios de almacén son una parte medular de las operaciones de una empresa. Se definen como un lista ordenada de la mercancía de un almacén, la cual es detallada en unidades y valorada económicamente, en base a un criterio que la empresa determina. 

Los criterios para clasificar los inventarios de almacén dependen de la actividad de la empresa:

Materias primas, partes y componentes

• Productos en proceso
• Productos terminados
• Repuestos

Sin embargo, todas las empresas deben saber cómo llevar el control de inventarios de almacén si quieren lograr lo siguiente:

• Asegurar el buen funcionamiento de todos los procesos relacionados al almacenamiento

• Tomar mejores decisiones de negocio y operativas

• Tener el producto en el lugar y momento correctos con el fin de garantizar el cumplimiento de los pedidos del cliente

• Reducir los tiempos de entrega

• Mitigar o eliminar el desabasto, lo cual se reflejará en un buen servicio al cliente como objetivo final

• Tener confiabilidad del inventario

• Utilizar información confiable para la planeación de suministros

• Reducir robos y daños

• Reducir la cantidad de productos obsoletos.

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Tips sobre cómo llevar el control de inventarios

A continuación, se presentan diferentes consejos que te ayudarán a saber cómo llevar el control de inventarios de manera correcta.

1. Establece niveles de inventario

Con el fin de obtener un buen control de inventarios y un alto nivel de confiabilidad del mismo, todas las empresas que manejan mercancía deben tomarse el tiempo de realizar los cálculos necesarios para gestionar sus productos dentro del almacén. Aunque esto no es una tarea simple, definir la cantidad exacta de inventario es importante para evitar tener un exceso de materiales o mercancía insuficiente. El exceso de productos genera un mayor descontrol de la mercancía dentro del almacén, aumenta la merma y dispara los costos, ya que el inventario puede costar entre 18 y 40% de su valor anualmente. Por el contrario, no tener suficientes productos conlleva a perder ventas o incluso clientes. Para saber sobre inventarios físicos, haz clic aquí. 

2. Planeación de la demanda

La planeación de la demanda es un punto fundamental de cómo llevar el control de inventarios pues es el arte de sincronizar los planes de abastecimiento y demanda. Durante este proceso, se alinean las áreas comerciales con las operativas para establecer la cantidad de productos que estará disponible para cada cliente, mediante el análisis de su comportamiento histórico. Este pronóstico es el primer paso para crear proyecciones de la demanda y generar los programas de compras y abasto, con base en las políticas, normas y procedimientos que regulan cada orden de compra, desde que se finca hasta su cumplimiento.

Contestar estas 4 preguntas permite que los líderes tomen decisiones más proactivas y atiendan las necesidades de sus clientes:

• ¿Cuánto voy a vender?

• ¿Cuánto debo comprar?

• ¿Cuándo debo comprar?

• ¿Qué debo comprar?

Para tener éxito no sólo es necesario contar con datos históricos—2 a 3 años de historia de ventas—, sino también contar con un proceso definido, identificar estacionalidades, tendencias, patrones, etc. De esta manera, es posible realizar los pronósticos necesarios para obtener visibilidad a corto y mediano plazo mediante el análisis de información para estar al pendiente situaciones de emergencia como cambios en la demanda, oscilaciones económicas del país, entre otras.

La alineación entre los objetivos y planes empresariales es fundamental en un contexto donde la demanda sigue sufriendo variaciones. Una mejor planeación puede ayudar a saber cómo llevar el control de inventarios, pues prevé la reducción de costos, prioriza el servicio a los clientes leales, evita el desabasto o exceso de mercancía y se ve reflejado en finanzas más sanas.

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3. Clasificación del inventario

Para saber cómo llevar el control de inventarios, es importante identificar el tipo de productos que maneja el negocio y definir el nivel de control adecuado para cada uno de ellos, ya que no todos requieren la misma atención. La mercancía puede ser de temporalidad, bajo pedido, de alto valor o especial, etc. Esto genera una gestión eficiente de los tiempos para comunicarse con los proveedores o anticiparse a los pedidos, y permite utilizar los modelos de revisión necesarios por cada tipo.

La forma de segmentación más conocida de los inventarios de almacén es el análisis ABC, que proviene de la conocida regla del 80/20 o principio de Pareto: en un almacén o CEDIS, el 20% de los productos son los que generan el 80% de los movimientos y también de los ingresos de la empresa. La clasificación ABC usa esta regla para segmentar las categorías A, B y C, con base en el criterio elegido (por rotación, valor total del inventario, por costo unitario, etc.).

• En el grupo A entrará el 20% del inventario más importante para la empresa, ya que aporta el 80% de los ingresos.

• El grupo B es categoría “moderada”. Es decir, representa cerca del 30% de los productos y no llegan a generar más del 20% de los ingresos.

• El grupo C está compuesto hasta por un 50% de los productos que, en términos de ingresos, no generan ni siquiera el 5% del total.

Implementar esta clasificación correctamente resulta en lo siguiente:

• Reducción de costos al reducir el stock de seguridad de los productos C y B

• Mayor control del inventario

• Agilidad de los procesos operativos

Durante la clasificación del inventario, surge la oportunidad de analizar y gestionar la cartera de productos, ya que reducir la complejidad de ésta es una medida inteligente frente a un futuro incierto. También existe el Método XYZ, para profundizar en el tema, haz clic aquí. 

4. Manejo de políticas de inventario

Al ser el inventario uno de los activos más valiosos de la empresa, las políticas y procedimientos ayudan a protegerlo de pérdidas por robo o vencimiento, además de asegurar existencias.

Algunos factores importantes en la definición de las políticas de cómo llevar el control de inventarios son los siguientes:

• Nivel de satisfacción esperado

• Condiciones del proveedor

• Tiempos de reabastecimiento

• Patrones de la demanda

• Características del producto

• Frecuencia del inventario

Las políticas de inventario más comunes utilizadas por las empresas son:

First In, First Out (FIFO): primero en entrar, primero en salir (PEPS) se basa en que el primer material que entra al almacén es el primero que sale. Esta política ayuda principalmente con aquellos productos que se manejan por lotes y reduce el riesgo de deterioro por largos tiempos de almacenamiento.

First to Expire, First Out (FEFO): primero en caducar, primero en salir (PCPS) es una regla utiliza la misma lógica de rotación que FIFO. FEFO maneja fechas de caducidad definidas y hace referencia al manejo de materias primas o perecederos como alimentos.

5. Trazabilidad del inventario dentro del almacén

La trazabilidad de los productos es un elemento relevante cuando hablamos de cómo llevar el control de inventarios, pues dentro del almacén dicha trazabilidad es de gran importancia para la gestión eficiente de la cadena de suministro. Al hacer uso de una herramienta de gestión de inventarios con la que se obtiene información en tiempo real, es posible asignar diferentes estatus para el inventario y distinguir, por ejemplo, entre los siguientes estados: disponible, no disponible, dañado, bloqueado, en inspección, etc. Controlar el inventario con un seguimiento detallado maximiza el movimiento eficiente y consolida la confianza del cliente.

6. Proveedores: socios estratégicos

Otra pieza clave de cómo llevar el control de inventarios son los proveedores, quienes no sólo abastecen y facilitan el inventario, sino que se convierten en socios estratégicos de negocios.

Para establecer alianzas estratégicas con los proveedores, no sólo se requiere firmar un contrato, sino que también hay que conocer cuáles son los que más impacto tienen en los inventarios y operaciones de la empresa. Por ello, es importante tener en mente la planeación financiera y las estrategias tecnológicas, operativas y logísticas para focalizar las inversiones y los proyectos de mejora continua.

Por otro lado, es recomendable que se establezcan indicadores de desempeño para trabajar en un plan de desarrollo de proveedores. La alta gerencia deberá tener acceso a reportes de avances y resultados para que pueda reducir el impacto en la logística, la calidad de los productos y el cumplimiento de las entregas.

7. Exactitud de inventario

Al tener varios tipos de mercancía en el almacén, se vuelve necesario llevar un buen control de inventarios, que se refiere a saber exactamente qué productos están en existencia para tener la capacidad de atender los pedidos de los clientes y tener una entrada de flujo de efectivo.

Es recomendable tener una exactitud del inventario (a nivel ubicación-producto) de más del 95% para cubrir el fill rate. Para lograr tal porcentaje es necesario realizar conteos cíclicos diariamente, siguiendo un programa y procedimiento dirigidos mediante equipos electrónicos portátiles como terminales de radiofrecuencia o scanners. Esto permitirá la obtención de información en tiempo real y calcular la productividad y eficiencia de los operadores que están contando la mercancía.

La práctica anterior reduce el tiempo y los recursos invertidos en los conteos de inventarios. Su planificación debe ser minuciosa para un análisis profundo y una toma oportuna de decisiones. Se puede decir que es uno de los consejos más importantes de cómo llevar el control de inventarios.

Herramientas que te ayudarán a saber cómo llevar el control de inventarios de manera adecuada

Una vez estandarizados los procedimientos y las reglas de negocios, el control de inventarios puede mejorar significativamente mediante el uso de tecnología. Un sistema de gestión de almacenes registra las actividades para obtener trazabilidad y visibilidad de cada uno de los productos y genera reportes para una mejor toma de decisiones. El control de inventarios es una de las tareas más importantes de la cadena de suministro, por lo que requiere un alto grado de precisión y los recursos adecuados para optimizarla al máximo.

Enfócate en los tips que responden a la pregunta ¿Cómo llevar el control de inventarios? Y ve los resultados

Los tiempos de disrupción y el cambio que continúa generando la pandemia ha logrado que las empresas reinventen la forma en que manejan sus stocks, que estén pendientes del efecto látigo, de buscar ser más simples, tener planes B, C y X para responder al impacto y la fluctuación que existe a nivel global en las cadenas de suministro. Hoy en día, confiar sólo en el uso de algoritmos no es suficiente, dados los cambios drásticos del mercado. Por ello, es indispensable enfocarse en todos los aspectos del control de inventarios para cumplir con la demanda y reducir los costos operativos relacionados a los inventarios.

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