Indicadores de almacén en la cadena de suministro

La medición de indicadores clave de desempeño o KPIs (key performance indicators) es una práctica común en las cadenas de suministro de varias organizaciones. Las ventajas de medir indicadores en logística —y en cualquier proceso de negocio— incluyen una mejor comunicación entre los integrantes de un proyecto, una toma de decisiones más fundamentada y mayor visibilidad de las actividades, entre otras.

Sin embargo, la medición de indicadores no es del todo sencilla, ya que los KPIs tienden a simplificar demasiado el esfuerzo que implica llevar a cabo las tareas, se prestan a errores de interpretación y son fácilmente falsificables. Para contrarrestar estos riesgos, hay una metodología de implementación y medición de KPIs que consiste en los siguientes pasos:

1. Identificar indicadores relevantes

2. Clasificar métricas, estándares de trabajo y KPIs

3. Implementar un proceso de mejora continua

¿Qué es el almacén en logística?

El almacén es la parte de la cadena de suministro que resguarda productos entre el punto de origen y el punto de consumo. Las operaciones del almacén proveen a la gerencia de información relevante sobre el estatus, la condición y el acomodo de los productos almacenados. El almacenaje está enfocado en minimizar los costos operativos para satisfacer las necesidades de embarque.

El almacenaje de inventarios tiene distintos propósitos:

• Cumplir con economías de transporte y de producción

• Aprovechar los descuentos de compras por mayoreo y de compras anticipadas

• Mantener una fuente de suministro

• Sostener las políticas de servicio al cliente de una empresa

• Adaptarse a las condiciones cambiantes del mercado

• Superar las barreras de tiempo y distancia que existen entre fabricantes y consumidores

• Alcanzar un costo logístico total mínimo y el nivel deseado de servicio al cliente

• Sostener los esquemas Just-In-Time de proveedores y clientes

Las operaciones de almacén abarcan varios procesos que deben estar correctamente interconectados para cumplir con los propósitos mencionados; estos procesos son:

• Recibo de mercancía

• Almacenamiento

• Control de inventarios

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• Surtido o picking

• Embarque

En un mundo globalizado donde la tecnología aumenta cada día la velocidad de las operaciones logísticas y los consumidores se vuelven más exigentes, sostener una operación simplificada y eficiente puede ser lo que impulse el éxito de una empresa.

Para que las operaciones de almacén cumplan su propósito, sin embargo, se necesita más que una cadena de suministro con procesos funcionales. Al contrario, en cada operación las empresas deben intentar generar valor mediante la integración de todas sus actividades logísticas: si una actividad tiene bajos niveles de productividad o un alto porcentaje de errores, provocará un efecto dominó que impactará los demás procesos. En la medida en que la cadena se simplifique y se integre sobre una infraestructura sólida, mayor será su productividad y menores sus costos. Un factor indispensable para alcanzar este objetivo es la medición de indicadores.

¿Qué son los KPIs o indicadores en logística?

Los KPIs (key performance Indicators) o indicadores clave de desempeño consisten en la medición y observación de los avances y retrocesos de un proyecto a lo largo de un periodo determinado de tiempo. La medición de indicadores es un método eficiente para obtener visibilidad del desempeño de la cadena de suministro, ya que, mediante el seguimiento estructurado de cada actividad, es posible saber qué modos de trabajo funcionan y cuáles no. La medición de indicadores en logística puede arrojar información valiosa para saber si los objetivos de las operaciones de almacén se están alcanzando o no, cómo y por qué.

Una posible clasificación de indicadores es la siguiente:

1. Indicadores “duros” o cuantitativos: se enfocan en los resultados numéricos de los procesos.

2. Indicadores “suaves” o cualitativos: dependen de la satisfacción de los clientes.

Ambos tipos de indicadores son igualmente valiosos, a pesar de que comienzan la medición por extremos distintos de la cadena de suministro. Los indicadores cuantitativos están enfocados en los procesos internos, las actividades que tienen que llevarse a cabo para entregar un producto al consumidor. Por su parte, los indicadores cualitativos miden el resultado de los procesos internos, o sea, pertenecen al final de la cadena de suministro.

Medir indicadores “suaves” o cualitativos puede arrojar luz sobre las necesidades de mejora de la operación logística, pero no son suficiente para comprender exactamente qué actividades necesitan ser optimizadas. Por otro lado, los indicadores “duros” o cuantitativos sirven para identificar qué procesos requieren más atención, pero no ofrecen la información necesaria para conocer si el cliente final está satisfecho con el servicio o no, ya que esto depende de varios factores distintos. Por ello, ambos tipos de indicadores son complementarios y ninguno de ellos debe ser ignorado.

Indicadores de almacén

El primer paso para implementar la medición de indicadores en un almacén —y en cualquier parte de la cadena de suministro— es priorizar los procesos con base en su relevancia dentro de la operación. De esta manera, el enfoque está en solidificar las estructuras que fungen como base para actividades secundarias. Cada almacén puede tener indicadores distintos, dependiendo del giro y el tamaño de la empresa, y del modelo del almacén.

Algunos indicadores de almacén son:

1. Porcentaje de ocupación del almacén: considera el número de espacios de almacenaje disponibles en proporción a los espacios totales del almacén. Éste es un indicador de la calidad del manejo del almacén.

2. Tasa de recuperación del costo del almacén: se calcula con base en los ingresos por ventas y el costo de operación del almacén.

3. Partes por millón de defectos: considera el número de defectos o errores que se dan en una cantidad determinada de repeticiones de un proceso; este indicador se mide para cada punto de inspección y característica crítica de calidad.

4. Costo anual de mantener el inventario: son los costos anuales por unidad relacionados a mantener el inventario dentro del almacén; incluyen el costo de capital, costo de almacenamiento, costo de servicios y costo de riesgo.

5. Porcentaje de pedidos pendientes: es la cantidad de órdenes que no se surtieron al final de cada día, en relación con la cantidad de pedidos que debieron haberse completado.

6. Días de inventario por producto: considera el número promedio de días de inventario disponible para su venta en un almacén o punto de venta; este inventario incluye materia prima, productos en proceso y productos terminados.

7. Porcentaje del costo de operación: es el porcentaje del precio de venta al consumidor final representado por el costo de operación; considera cada uno de los procesos del almacén.

8. Exactitud del inventario: expresado en porcentaje, es el grado de exactitud con el cual se registra el inventario, en comparación con el inventario que de hecho está en existencia en el almacén.

9. Nivel de servicio o fill rate: equivale al porcentaje de cumplimiento de la demanda en tiempo y cantidad; depende de la disponibilidad de productos para cumplir con cada orden.

10. Precisión en el surtido: es la cantidad de líneas correctamente surtidas en relación con la hoja de surtido.

11. Precisión en embarque: es la cantidad de líneas correctamente embarcadas con respecto a la orden de embarque para cada cliente.

12. Productividad del almacén por hora: es la capacidad por hora de los operadores del almacén de completar las tareas que incluye cada proceso; es medible por proceso independiente o como indicador general de la operación. Para saber más de la productividad en el almacén, haz clic aquí.

13. Porcentaje de órdenes perfectas: evalúa el cumplimiento de entregas de los proveedores. Este indicador considera el porcentaje de entregas correctamente completadas, documentadas, puntuales y sin faltantes de producto.

14. Porcentaje de indisponibilidad de tiempo: es la cantidad de tiempo que permanecieron detenidos los procesos por falta del equipo necesario (montacargas, patines, equipos de radiofrecuencia, etc.).

Estos fueron algunos ejemplos de indicadores de almacén, pero existen más de ellos, y cada indicador es aplicable a tipos específicos de operaciones. Para medir exitosamente indicadores en logística, es recomendable comprender cuáles son los procesos más relevantes en la operación de una empresa e implementar un proyecto de mejora continua que consista en lo siguiente:

1. Seleccionar proceso

2. Identificar factores clave

3. Establecer indicadores

4. Diseñar mediciones

5. Acordar metas

6. Proponer proyectos de mejora

7. Medir y comparar resultados

8. Tomar acciones

Siguiendo una metodología probada e involucrando a toda la fuerza laboral al proyecto, las organizaciones pueden simplificar sus procesos y generar valor a través de su cadena de suministro; estos son algunos de los elementos necesarios para superar a la competencia y adaptarse a los cambios del mercado.

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